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デジタル化が進む中で重要性が高まる国税関係書類の管理

近年、テレワークなど働き方の多様化やデジタル化、ペーパーレスの流れがさらに加速する中、今まで紙文書でやりとりすることが多かった請求書や領収書、契約書もデジタル化が進んでいます。デジタル化することで、紙代、印刷代、切手代などのコスト削減につながるだけでなく、文書の保管コストの削減や検索性向上などのメリットもあります。

請求書や契約書、帳簿など国税関係の文書をデジタル化して管理するためには一定の要件を満たす必要があり、その要件が定められた法律が「電子帳簿保存法（以下、電帳法)」です。電帳法では、これらの文書を電子ファイルとして保管する際に、「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たすことが求められています。「真実性」とはデータが改ざんされていないこと、「可視性」とは明瞭に内容を確認できデータを必要な項目で検索できることを指します。

消費税の課税事業者を対象に、 2023年10月から施行されるインボイス制度でも、仕入税額控除を受けるためには、正確な適用税率や消費税額の記載が義務づけられた「適格請求書」の交付・保存が求められます。対象となる請求書や領収書、納品書について、デジタル化されたものは電帳法に準じた方法による保存が必要となります。

多くの業務システムや電子契約サービスには操作履歴の記録や認定タイムスタンプを付与する機能が搭載されており、それらを利用することで真実性の確保が可能です。タイムスタンプを付与できない場合でも、「操作ログの取得」や「7段階のアクセス権限設定」機能を標準で備えるBoxを利用することで、「データの訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムを利用」という要件を満たすことが可能です。

一方、可視性の確保においては、検索機能が電帳法の要件を満たさないものもあり、その場合、文書の保管に可視性の確保を担保する別のサービスを利用する必要があります。

【目次】

1．コンテンツクラウド「Box」とは
　　- セキュアなプラットフォームでコンテンツジャーニーを管理
　　- 現状を正しく把握するための「情報ガバナンス」の重要性
　　- メタデータ管理で可視性の確保を実現！
　　- 電帳法＆インボイス制度対応の本質は、将来的な変更を見据えた「コンテンツ管理」の最適化

2．【活用シーン１】契約書のデジタル化と電帳法対応

3．【活用シーン２】「集約型」のコンテンツ管理の実現

4．データ連携ツール「ASTERIA Warp」とは