ASTERIA Warp 製品ブログ

マーケティング業務を自動化してみた!セミナー参加者リストをExcelに自動出力しGoogleドライブへ―”ナガタ”のRPA体験記

ナガタ キャラクター画像

こんにちは、ナガタです。
前回のブログで予告した通り、今回からASTERIA Warpを使って実際に行った社内業務自動化の一部始終をブログにまとめていきます!

最初に自動化を行ったのは、M姉さんのいるマーケティング部のお仕事。

M姉さん「毎週月曜日に社内システムにあるセミナー参加者リストをExcelファイルにまとめてGoogleドライブにアップロードしてほしいんだけど、ASTERIA Warpで自動化してもらえるかな?」

ナガタ「はい、よろこんで!」

M姉さんに頼まれたら断るわけにはいきません!

弊社では 、マーケティング部主導で月に2回程度のセミナーを開催しています。関係者に集客の進捗状況を共有するために、毎週、各セミナーごとに社内システムから申込者リストを抽出して、データの加工変換を行った上でメールに添付して送信する、という作業が発生しています。複数のセミナーが同時進行で開催されることも多く、作業時間が月に3〜5時間まで膨れ上がることもあるそうです。今回、それを自動化してきます。

さて、どうやってつくりましょうか。

  1. 社内システムにあるセミナー参加者リストを取得
    データ取得するAPIがあるらしい。
  2. 取得したデータをExcelファイルとして出力
    Excelアダプター使えばできそう。
  3. ExcelファイルをGoogleドライブにアップロード
    Googleドライブアダプターがあるぞ。
  4. 毎週月曜日に実行
    スケジューラーを設定すれば問題なし。

なんだか作れそうな気がしてきました!さっそくフローを作りましょう。
・・・・・・

作ったフローがこちら↓

作成したフロー図

できました!

緑枠①は社内システムからデータを取得するサブフローです。(中身はナイショ)

水色枠※は社内システムから取得したデータをセミナーごとにまとめてファイルを作成する処理です。特殊な処理なので詳しい説明は省きますが、ひとつポイントをご紹介。
ASTERIA Warpでは集計やフィルターなどのレコード処理もアイコンを並べて作ることができます。CSVデータの処理もデータベースを経由せずにできるので便利ですね。

フィルターや集計、ソート、SQLも自由自在

オレンジ枠②の処理では取得したセミナー申込者リストをExcelファイルに追加して出力します。

実際に使用するExcelファイル上で設定

「どのセルにどのデータを追加するのか」という設定も、実際のExcelファイルを見ながら設定できるのでセルの位置を間違える心配もありません。これがExcelビルダーのチカラ!

ピンク枠③の処理では出力したExcelファイルをGoogleドライブにアップロードします。この処理は別の業務自動化フローでも使えるのでサブフローとして使いまわせるようにします。

サブフローの中身はこちら。

サブフローの内容図

Googleドライブの設定はASTERIA Warp 技術情報サイト(ADN)にある「Google ドライブアダプターの紹介」を参考に設定したところスムーズにできました。

テーブルとフィールドの設定

ファイル名、親フォルダーID、ローカルファイルパスを指定してアップロードします。

親フォルダーIDを手っ取り早く確認するにはURLを見るのが楽ですね。アップロード先のフォルダーURL(https://drive.google.com/drive/folders/[フォルダーID])からフォルダーIDを取得して指定します。

これで実行すると・・・

マイドライブ>開催前のField系セミナー

指定したフォルダーにExcelファイルが追加されました!
ファイル名にセミナー名も含まれているし、完ぺきですね。

ナガタ「M姉さん、できました。いかがでしょう?」
M姉さん「うん、これは便利!ありがとう~」

——-【業務自動化結果】——-
リスト作成回数:10~15回/月
削減された時間:15分/回
————————————-

フローを作ったことによりリスト作成に要した作業時間を毎月2〜3時間、削減することができました。作ったフローを「便利」と思いながら使ってもらえるのは嬉しいですね~。

 

いかがでしたか。
社内システムからデータを取得、Excelファイルを作成してGoogleドライブにアップロードするという初回からかなり盛りだくさんの内容でした。 ファイルの共有はGoogleドライブ以外にも「Box」や「SharePoint」、「メール送信」での共有なども同じような操作感でつくることができます。
あまり作業時間はかからないからこそ放置しがちな単純作業、ASTERIA Warpでどんどん自動化していきましょう!

次回は総務関連の業務を自動化していきたいと思います。お楽しみに!

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