営業事務の業務を自動化！体験セミナー環境を自動生成してみた――ナガタのRPA体験記

こんにちは、RPA担当ナガタです。
今年も引き続き社内業務を自動化していきます！

新年一発目は営業事務作業の自動化！

営業事務とは言っても見積書作成や予定管理などではありません。
今回自動化したのは「体験セミナーの環境作成」です。

アステリア では、ノン・コーディングのデータ連携を実際に体験いただける「ASTERIA Warp 体験セミナー」を毎月3回ほど定期開催しています。このセミナーではASTERIA Warpのフロー開発を一人一台のPCを使ってハンズオン形式て体験していただけます。

セミナーでは参加者様にご利用いただくASTERIA Warpの環境を「さくらインターネット」様のクラウドプラットフォーム「さくらのクラウド」を使ってご用意しております。

そしてこのサーバー作成・セットアップを、現在、営業事務のNさんにすべてお願いしています。
具体的には、セミナーの前日に25~30台分のサーバーを作成し、環境の初期設定後、リモートデスクトップ接続するための情報をExcelファイルにまとめてセミナー担当者にメールするという作業です。

Nさん「セミナーの環境作成、自動化できたら楽だな～。」
ナガタ「お任せください！」

RPA担当として見過ごすわけにはいきません！

さくらのクラウドではWebAPIを公開しているので、そちらを利用します。
セミナーの開催日情報は社内でセミナー情報を共有している「Googleカレンダー」から取得し、セミナー開催日前日にサーバーを作成します。
セミナー担当者への連絡は「Slack」へ通知するようにし、サーバーへの接続情報は「Googleスプレッドシート」で共有してみたいと思います。そしてセミナーが終わったらサーバーを削除します。

こんな流れで作っていきます。

作ったフローがこちら↓

「予定確認」では、Googleカレンダーアダプターを使用してセミナー情報を取得しています。セミナーがない場合はフローを終了、セミナーがある場合にはサーバーを作成します。

「サーバー作成」では、台数や構成を指定してWebAPI経由でサーバーを作成します。

ここではRESTコンポーネントを5つ使用しています。
RESTコンポーネントを複数使う場合には、URLやユーザー名、パスワードを設定したHTTPコネクションを作成して設定すると便利です。

「Slackに通知」ではサーバー情報を記載したスプレッドシートのURLなどをSlackのセミナー関連チャンネルに投稿します。Slackに投稿するSlackPostコンポーネントはASTERIA Warpの新バージョン「1812」で追加されました。

（参考：Slackにつないでメッセージをらくらくポスト！～Slackアダプターを使ってみた～）

※データはサンプルです

「サーバー削除」では、Googleカレンダーから取得したセミナー開催情報をもとに、セミナー終了時刻の数時間後に、WebAPI経由でサーバーを削除するフローを呼び出しています。

これでNさんの環境作成業務はすべて自動化できました！

ナガタ「Nさん！次回のセミナーから環境作成する必要ありません！」
Nさん「あら、ほんと？ありがた～い。」

Nさんからのコメント
「自動化によってサーバー作成時の設定ミスやセミナー後サーバー消し忘れなどの心配がなくなり、ほかの業務をより集中して取り組めるようになりました。」

実は、このフローを応用してクラウド評価版「手ぶら de ASTERIA Warp」でも同様にサーバー環境作成や利用案内メールの送信をASTERIA Warpで自動化しています。

ASTERIA Warpに任せられる業務は、どんどん自動化してしまいましょう！