社内外とのファイル共有を自動化してみた―ナガタのRPA体験記

社内外のファイル共有方法

こんにちは、ナガタです!

みなさんは社内外のファイル共有にどんな方法を使っていますか?
今回のテーマは社内外でのファイル共有方法です。アステリアでの実践事例もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね!

社内でのファイル共有方法

社内では、利用者・利用環境が限定されるので、ツール・サービスの導入、サーバー構築で対応されているケースが多いのではないでしょうか。

ファイルサーバー/NAS

ファイルサーバーを構築してサーバー上で社内ファイルを共有する方法があります。ファイルサーバーとしてNAS(Network Attached Storage)を導入している企業も多いのではないでしょうか。

USBメモリ

USBメモリはネットワーク環境が整っていない場合に手軽にファイルを受け渡すことができて便利です。しかし、紛失や持ち出しによる情報漏えいなどのリスクがあり、USBメモリを使用禁止している企業もあります。

また、他のファイル共有方法と比べて同時に閲覧・編集できない点もデメリットとして挙げられます。

メールやチャットに添付

メールやチャットのやりとりの流れでファイルを添付することも多いと思います。しかし、ファイルが散在し管理が難しくなります。また、メールやチャットでは添付可能なファイルサイズや添付ファイルのサイズに制限があることも多いです。

クラウドストレージ

クラウド上でファイルを共有・管理するストレージサービスも社内ファイル共有の有効な手段です。SaaSのため導入が簡単で、拡張も容易です。サーバー管理も不要です。権限設定などのセキュリティ関連の機能も充実した法人向けのサービス・プランもあり、安心して利用できます。

アステリアでもファイル共有はクラウドストレージの「Box」をメインで使用しています。メールやチャットに直接添付して共有することもありますが、基本的には全部Boxに集約しています。検索機能も充実していて、スマホからもファイルを確認できるので便利です。

社外とのファイル共有方法

一方、社外とファイルを共有する場合は、相手に合わせて使えるツール・使えないツールが異なるので注意が必要です。

メールやチャットに添付

最も手軽にファイル共有する手段がメールに添付して送受信する方法です。セキュリティの配慮が必要なく、ファイルサイズも小さい場合は有効ですが、それ以外での利用は控えた方がよいとされています。

よくパスワード付きのZipファイルを送り、パスワードを別のメールで送る方法を見かけます。いわゆる『PPAP』ですね。もしメールが盗聴された場合はZipファイルもパスワードも両方盗聴されることになり、パスワードの意味がありません。さらに、暗号化されたZipファイルの場合ウイルスチェックが困難になるという問題もあり、PPAP廃止に向けた動きが活発化しています。

ファイル転送サービス

こちらは比較的大容量のデータも手軽にファイル共有できる手段です。無料のサービスも多くありますが、目的に応じてセキュリティレベルや操作性などを考慮して選定する必要があります。また、自社及び送付先の企業で使用を禁止されているサービスもあるので注意が必要です。

クラウドストレージ

ファイル転送サービスと同様に、クラウド上にファイルをアップロードして共有する方法です。一時的なファイル転送だけでなく、ファイルを保管しておくことも可能です。法人向けのサービスも多く、指定したアカウントのみに閲覧権限を与えたり、ダウンロード履歴などの操作ログを記録することもでき、セキュリティ関連の機能がしっかり備わったサービスであれば、社内だけでなく社外とのファイル共有にも有効です。

社内、社外でファイル共有ツールを使い分ける

社内であれば自社環境に合わせてツールを一本化させ、ファイル管理することが可能です。しかし、社外とのファイル共有も含めてツールを一本化することは容易ではありません。アクセス制限のコントロールや誤操作による情報漏えいなどのリスクが伴うからです。また、受信者側がそのツールの使用を制限していて使えないケースもあります。そのため、社外とのファイル共有では、状況に合わせてツールを使い分ける必要があります。

アステリアでも社外とのファイル共有では、メールに添付して送信したり、クラウドストレージを利用したり、相手やファイルの内容・種類によって共有方法を変えています。

困った!複雑なファイル共有処理

社外にファイル共有する際は毎回とても気を使います。

1つのファイルを共有する際、ファイルが正しいか?共有する相手は正しいか?などを確認してから共有しますよね。しかし、ファイル数が多かったり共有先が追加される場合もあり、ファイル共有の業務が複雑化すると手動チェックに工数がかかり対応しきれない事態が発生してしまいます。機密事項を扱うようなファイルであれば手作業によるミスも心配です。

ファイル連携やAPI連携による自動化で解決

そんなときはファイル連携やAPI連携による自動化で解決しましょう。

ファイル共有の自動化 実践事例~社外とのファイル共有~

アステリアで活躍中の定型のファイル共有業務の自動化事例を紹介します。

やりたいこと

他社と共著で公開しているホワイトペーパーのダウンロード状況をレポート出力して社内外の関係者と共有したい!とマーケティング部からの依頼。

レポートファイルを自動出力して、Google ドライブやDropboxにアップロードした後、関係者宛にメール通知までしてくれると嬉しいな。

こんなイメージですね!

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レポートファイル作成もクラウドストレージへのアップロードもノーコードデータ連携ツール「ASTERIA Warp」を使うと簡単に実現できます!

今回作ったフローがこちら。

Excelとシステムの共存

社内システムからダウンロード状況を取得し、必要なデータを加工、Excelファイルとして出力します。その後、クラウドストレージにアップロードしメール通知、という流れです。画像のフローではDropboxでファイル共有をしていますが、ほかにもGoogle ドライブやBoxでファイル共有することも可能です。Google ドライブやBoxはアダプター(専用の処理アイコン)が提供されているので、APIドキュメントとにらめっこする必要もなく、簡単に連携できるのでオススメです!(接続先一覧はこちらでご確認いただけます)

宛先を間違える心配がなくなって安心!
これから共著ホワイトペーパーの種類が増えても問題なく対応できるね。

まとめ

いかがでしたか?今回のRPA体験記では「社内外とのファイル共有を自動化」してみました。定期的なレポート共有から請求書の送付など、手間がかかる業務を自動化することで、ミスなく迅速に処理することができます。

データ連携ツール「ASTERIA Warp」を使ったさまざまな業務自動化事例を紹介しています。ぜひご覧ください。



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著者:鈴木 柚花

著者:
鈴木 柚花

ASTERIA Warpのプリセールや体験セミナー講師を担当しつつ技術から営業スキルまで、上司の下で日々勉強中の通称”ナガタ”です。

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