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「明日までに交通費精算してくださいね」と経理部門に突然言われ、慌ててその月の予定をスケジュールから確認。1件ずつ行先を思い出し、実際支払った費用を調べて書類に記載。この交通費精算が終わらないと、今日は帰れない…よくある営業担当者の一例です。客先訪問など外出する機会の多い営業担当者の中には、月末にまとめて交通費の精算処理を行っている方もいらっしゃることでしょう。
客先から戻った段階で毎日精算処理できればいいのですが、日々忙しく活動している人ほどまとめて処理する傾向にあります。そうなると交通費や経費精算だけのために毎月末に残業せざるを得ない、なんて人も。
事前に自腹にて交通費を支払っているために請求処理をおろそかにするわけにはいきませんが、できれば負担なく交通費精算できる仕掛けが望まれるところです。
最近では交通費精算の方法も多岐にわたっており、企業によってやり方が異なっていることでしょう。
紙に手書きして経理部門に提出している企業もあれば、Web画面に客先までのルートを記載し、金額を直接手入力する企業も。最近ではSuicaなどICカードと連動させることで、ある程度の記載を自動的に行ってくれるソリューションを利用する企業もあるほど。
それでも、はExcelで作られた交通費精算用のフォーマットに客先名と訪問した駅までのルートを記載し、Webサイト上で提供されている路線情報サイトから金額を調べて入力し、上長にメールなどで申請している企業が多く見られるようです。
この入力をできるだけ手間なく行う際に役立つのが、なんとASTERIA Warpなのです。
例えば、ASTERIA Warpと外部のサービス、ここでは「駅すぱあと」を連携させることで、今までルートを検索して手作業で入力していた金額を、経路情報から自動的にExcelに金額表示させることができるようになります。
ASTERIA Warpでは、REST APIによって外部のサービスに情報を渡し、その結果をExcelに差し込むことができる仕組みが備わっています。APIを通じて経路情報を外部サービスに渡して、その答えとなる金額をExcelに書き出すことができるのです。
以前は経路を1件ずつ検索してわざわざ金額入力していた作業が、乗った駅と降りた駅だけ入力すればあっという間に終わります。毎日2件ほどの客先に出向いている営業マンであれば、20営業日で1人でも40件以上の金額入力が必要です。この入力工数が減らせるだけで営業担当者の負担を減らすことができます。
つまり、月末に発生していた残業時間を減らすことにつながってきます。同時に、入力の簡素化やミスの撲滅によって経理部門の確認業務も大幅に減らすことができるはずです。
【つないでみた】駅すぱあととつないで交通費精算をラクにしてみた
しかも大きいのは、これまで続けてきたExcelの運用を変えなくて済むことです。効率化するために大きく仕組みを変更すると、必ずと言っていいほど現場は混乱するもの。「前の仕組みのほうがよかった」なんて言われかねません。
このASTERIA Warpを使うと、従来とやり方を変えることなく金額部分を自動計算してくれるため、現場からクレームが来ることもありません。やり方を変えずに効率化できる、これなら現場も受けいれてくれるはずです。
このASTERIA Warpが持っているExcel連携の機能は、何も経費精算の場面だけでメリットが出てくるわけではありません。Excelを利用して業務を運用している様々な画面で活用することができる優れものです。
例えば、各店舗で行われている経費精算の場面を考えてみましょう。
一般的にPOSレジを導入していれば、売上情報などはリアルタイムに本部へ計上されます。ただし、店舗で購入した備品などの経費を本部に申請する場合、POSレジには経費を申請する機能は備わっておらず、別途Excelのフォーマットで経費申請をしているところは多いものです。
その場合、Excelに購入した備品明細と金額を一覧に入力し、メールにExcelを添付して経理部門に報告するといった運用が考えられます。店舗数が少なければいいのですが、50店舗を超えるような規模でその運用を行っている場合、送られてきたExcelを開いて中身を確認し、伝票起票を行ったうえで承認フローに回す、なんていう手間が発生します。Excelを開くだけでも大変ですし、どの店舗から経費のExcelが届いているのかの確認も行う必要があります。
そこでASTERIA Warpが提供しているExcelアダプターを利用すれば、Excelが添付されたメールが届いた時点でExcel内から情報を抜き出し、会計システムなどに投入することで自動仕訳が簡単に行えます。
仕訳が行われた段階で、店舗から届いている領収書との突き合わせを行い承認すれば、わざわざ経理部門がExcel内容を転記する必要がなくなり、作業時間が大幅に削減できます。ほかのどの部門にも負担をかけずに経理部門の負荷を減らすことができ、結果として残業時間を削減することに貢献してくれるのです。
多くのPCにインストールされているExcelだけに、業務における様々なやり取りにExcelは使われているのが現実です。Excelに入力された情報をうまく活用するためにも、ASTERIA WarpのExcelアダプターはとても便利に活用できます。
すでにASTERIA Warpを導入している企業であれば、日常のなかでExcelを使ってデータのやり取りをしている業務を徹底的に洗い出せば、自動化、効率化、省力化できるものがまだまだたくさんあるはずです。ぜひ一度確認してみてはいかがでしょうか。
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