ASTERIA Warp 製品ブログ

働き方改革を簡単に実現!! Office 365と人感センサーで会議室の運用を自動化してみた

ブログイメージ「Office 365と人感センサーで会議室の運用を自動化してみた」

こんにちは!みかわんです。
少しずつ暖かい日が増えてきましたね!
ウィンタースポーツが大好きな自分としては、雪が解け始めたことに寂しさを感じています。。

さて、最近は便利なクラウドサービスが増えて、特にOffice 365を導入されている企業様も多いのではないでしょうか?
Office 365はメールからPowerPoint、Excel等まで使用できるので、ビジネスに必要なツールがこれ一つでそろっています。 また、これまで面倒だったライセンス管理も一元的に管理できるようになり、情報システムの方はとても助かりますね。


よくある会議室運営 “あるある”

ソフトウェアが便利になっていく一方で、職場環境についてはそれほど変化していないような…と最近感じるのですが、みなさんの会社はどうでしょう?

たとえば会議室はディスプレイが増えるなど設備のアップデートはありますが、スケジューラーでの運用からはあまり変化していないような、、、。

私がよく聞く会議室の運用方法は、このスケジューラーシステムでの管理と、人手+紙での管理の2パターンです。
また、ミーティングをしたいときに、会議室がすべて予約でいっぱいということが頻繁に起きているというのもよく聞きます。(弊社でも時々発生してます;)

Meeting room

会議室は抑えられているのに、打ち合わせが中止になって使われていなかったり…というのもよく聞く“あるある”ですね。

働き方改革が進むと、必要な時にスピーディに打ち合わせを行うことでビジネスのスピードも加速していきます!
ビジネスのスピードが求められる今の時代、こうした“カラ予約”は、ぜひ見直していきたいですね!


IoTの活用でスマートオフィスにチャレンジ!

このような会議室運営での“あるある”を改善するため、IoTの力を使ってみてはどうでしょう。

たとえば、予約されているのに使われていない会議室があった場合、会議室に取り付けた人感センサーで無人であることを感知し、スケジューラー上でその会議室予約を自動解除してしまうとか!

というわけで、今回はOffice 365の会議室予約機能を使用して、人感センサー情報をもとに予約の自動解除をしてみたいと思います。

実現するソリューションのイメージはこんな感じ↓

Gravio センサー情報を取得、スケジューラーから会議室の予定を消し込み


Gravio」は前回のブログ「人感センサとTableauをつないで、クリスマスツリーの点灯回数を可視化してみた」でもご紹介したとおり「エッジコンピューティングソフト」ですね。
Gravioで人感センサーからの情報を取得し、データ連携ツール「ASTERIA Warp」で会議室予約の解除処理をごにょごにょして、Office 365に表示するという流れです。ちなみにOffice 365アダプターがあるので接続はとても簡単にできちゃいました!

とその前に、Office 365の会議室機能ではどんなことができるのかをちょっとだけ説明しておきますね。


Office 365の予約システム機能の特徴

Office 365では、会議室の予約システムを一元的に作ることができ、面倒な会議室管理が不要なんです。

会議室と言いましたが、組織内で共有するモノの予約システムなので、会議室に限らず、社用車や共有のPC、備品の予約など、様々なところに利用できます。

Office 365の会議室の特徴は、1会議室が1アカウント(メールアドレスを持つ)となり、予約の可否が会議室のメールアドレスから届きます。(ここでは「会議室アカウント」と呼びますね)
そして会議室を作成できるのは管理者だけなので、その管理者のユーザーアカウントでOffice 365にサインインし会議室を作成します。

会議室ごとに任意の名前を設定しておけば、あとは会議室一覧から予約するだけで、重複の予定がないか自動的にクラウド上で判断してくれます。
(ちなみに、インフォテリアの会議室は「アフリカ、アジア、オセアニア、ヨーロッパ、南米、北米」と世界の地域に別れた会議室名がつけられていたりします。)

予定の重複などがないか判断してくれるユーザーが「会議室アカウント」、とイメージしていただけるとわかりやすいですかね?!


では早速、作っていきましょう!

ASTERIA Warpの設定はマニュアルを見てやってみました。
(みかわんはまだASTERIA Warp初心者だったりするのでマニュアルを見てやってます)

ここまでの設定が完了し、ひとまずイベントスケジュールを取得してきたのですが、、、
「あれ、1ユーザーの予定しか拾ってこない。。。」

いろいろ調べたのですが、アプリ作成ユーザーのスケジューラーのみアクセスを許可するもので、他のユーザーの予定を見るには、それぞれのユーザーでアプリを作成する必要があるみたいでした。
この会議室アカウントのAPI開放は一癖ありますね(^^;
でも以下の方法を知っていれば問題ないです。

というわけで、今回は下記方法でAPIを開放しました。

1.会議室アカウントにパスワードを割り当てて、会議室アカウントでログイン
パスワードのリセット

2.Azure Active Directoryでアプリを作成
アプリケーションの作成

3.作成したアプリのAPIアクセス許可設定で、必要となるアクセススコープを許可
アクセスの有効化
必要なアクセス許可

4.管理者アカウントでログインし、管理者権限が必要となるアクセススコープにAPIアクセス許可を付与

この内容を知っていれば問題なし!
やり方を理解すれば、難しくはないですよ。

諸々の設定が完了し、ASTERIA Warpから会議室アカウントに接続が可能になりました!
同様の設定さえすれば、会議室アカウントではないユーザーでも予定表が操作できるので、ユーザーの予定表をすべて取得して、ASTERIA Warpを経由してBIで視覚化も可能です!

今回は(弊社で使っている)“ASIA”という会議室の予定を操作してみますね。
作成したASTERIA Warpのフローはこんな感じ↓

O365イベントから現在のASIA会議室を押さえている予定を抽出

実行すると、Office 365のスケジューラーは以下のように変化しました。

Office365上の会議室の予定が変更

予約されていた“ASIA”という会議室の予定が取り消せましたね!


すべての利用者がHappyになるために!

これで、空予約されている会議室も有効利用できるようになりましたね!

また、会議予定を消せるということは逆も可能で、人が入ったら会議室の予定を設定することもできますね。
さらに、Gravioのエッジコンピューティングを利用して、照明の制御やSlackを使った入退室通知もできちゃったり。
何よりも会議室が有効に使えているかを見るために、BIとの連携機能を利用すれば可視化も簡単!カラ予約が多い人なども把握できますね (・∀・)

今回は、会議室を有効活用するために「人感センサー+Gravio+ASTERIA+Office 365」で簡単なシステムを作ってみましたが、このようにIoTを活用することで施設の有効活用管理などが簡単にできてしまうので、ぜひ試してみてはいかがでしょう。

そして実際に導入する際は、事前にルールの周知も徹底しましょうね!

今回のシステムを作っていて、「すべての利用者がHappyになるためには!?」と考えることが、様々な自動化システムを導入する上ではとても大事なんだなと改めて考えさせられました。

このような気づきを手軽に導入するために「Gravio」や「ASTERIA Warp」といったツールを上手に活用していただけると、みかわんもHappyです(笑。

今後も働き方改革に寄与できそうなソリューションを考えてご紹介していきたいと思いますので、ご期待ください!


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