ASTERIA Warp 製品ブログ

ユーザー企業が語るデータ連携ツール活用法 #8 コニカミノルタジャパン様編 講演レポート
Excel業務の自動化で人的ミス&工数を削減!~従量課金型の新規ビジネスを支えるデータ連携ツール

講演レポート コニカミノルタジャパン様

コニカミノルタジャパン株式会社様(以下、コニカミノルタジャパン)では、中小企業の様々な課題を解決するオールインワンのITサービス『Workplace Hub』を展開しています。Workplace Hubは、ミニマムスタートが可能な従量課金に対応しており、その複雑な請求業務を支える仕組みとしてデータ連携ツール「ASTERIA Warp Core」を活用いただいています。今回はその活用事例を元にExcel業務を自動化するポイントをコニカミノルタジャパン 荒賀様よりご紹介いただきました。

働き方改革とコニカミノルタジャパン

働き方改革とコニカミノルタジャパン

コニカミノルタジャパンでは、働き方改革の自社実践で培ったノウハウを元に、人材不足を解消するための業務改善をサポートする「いいじかん設計」活用ソリューションを提案しています。

昨今、多くの企業が人手不足を実感し、売上減少や品質低下などの影響を受けています。
コニカミノルタジャパンでも同様の課題があり、DXを進めるためにも作業を効率化しなくてはいけないと考えました。そこで業務を効率化するために導入したのがASTERIA Warp Coreです。

新規ビジネスを始めるうえでの課題

なにから業務を効率化していくかを考えたときに、既存業務はある程度効率化されていて大幅にプロセスを変更することは難しいため、まだ業務フローが確立されていない新規ビジネスに関わる業務を対象とすることにしました。

新規ビジネスは複数サービスを組み合わせて使用量に応じて従量課金で提供する形態であったため、毎月の請求額計算をExcelで行うと作業工程が煩雑になることが予想されました。具体的には、多様なデータフォーマットの取り扱いや複雑な集計処理など、上図の4点を課題と感じており、また、人為ミスを防止するためにも自動化できないか検討していました。

さらにExcelには以下のような問題点があることも認識しています。

  1. 共同作業に不向きで、他の人がシートを開いて編集していると操作できず待ち時間が発生してしまう。
  2. マクロなど、作成者以外の改修が困難で属人化してしまう。
  3. 担当者の異動でメンテナンスができない。

これらの課題を解決するために、システムやExcelなどの各種ファイルのデータを変換・加工して連携させることができるASTERIA Warp Coreを活用しました。

ASTERIA Warp導入

課題解決の仕組みとしてASTERIA Warp Coreを活用

ASTERIA Warp Coreを導入することで、使用履歴を収集し契約状況を確認した後、データを整理して課金システムに登録する、という流れの4ステップを自動化し、毎月の請求額を自動で出力できるようになりました。

ASTERIA Warp Coreは、1つ1つの連携処理がアイコンとしてパーツ化されており、処理の流れに沿ってアイコンを並べることでノーコード開発ができるため、開発生産性はもちろん、メンテナンス性も高くシステム変更にも柔軟に対応できます。
例えば、新たに提供サービスが追加された際には①「使用履歴の収集」で追加したサービスの使用履歴も取得する必要があります。その場合、①の処理にて関連する項目を変更するだけで対応でき、②~④の処理を変更する必要がありません。
パーツごとに変更できるためサービス拡充への対応が柔軟にできるところがASTERIA Warp Coreを利用する大きなメリットのひとつです。

どんな定型業務をASTERIAを利用して効率化すれば良いの?

実際にASTERIA Warp Coreを利用してみて、どういった業務を自動化するのが良いかを上図にまとめました。
カスタマイズのしやすさや低コストで導入できるなどの特長を活かしてExcel業務を自動化していくと大きな効果が期待できます。

Workplace Hub

コニカミノルタが始めた新規ビジネス「Workplace Hub」

ASTERIA Warp Coreを使って請求業務の課題を解決し立ち上げたのが、複合機とサーバーを統合し、企業のデジタルトランスフォーメーションを支援するITのオールインワンサービス『Workplace Hub』です。

Workplace Hubを導入するメリットには次の4つです。

  • 従量課金対象サービスなので、使った分だけ請求
  • お問い合わせはコニカミノルタがまとめて一次対応
  • IT管理者様に代わって遠隔から保守対応
  • 中小企業様にも、高度なセキュリティを提供

このうちの従量課金の実行基盤にASTERIA Warp Coreを活用しています。

効果に関するまとめ

Workplace Hub上で様々なアプリケーション・サービスを利用できますが、その一つにASTERIA Warp Core(Workplace Hub Edition)があります。

“システムを導入しただけ”で終わってしまわないために、コニカミノルタジャパンがASTERIA Warp Coreによる自動化処理開発から運用・保守まで対応し、業務課題の解決をサポートしています。
興味のある方はぜひお問い合わせください。

Q&A

――新規ビジネス立ち上げの際にはシステム改修が足かせになるケースも多いと聞きますが、いかがでしたか?

自動化ツールの採用が決まるまではExcelによる人手の作業で対応することも想定しており、顧客が増えた際に基幹システムに手を加えることを検討していましたが、その場合、工数もコストもかかることが懸念材料でした。タイミング良く「ASTERIA Warp Core」の紹介を受け、今回の要件にマッチするということで「ASTERIA Warp」を活用してシステム化することになりました。

――数多あるExcel連携ツールの中でASTERIA Warp Coreを選択された理由を教えていただけますでしょうか。

企画部門であり専門のプログラマーがいるわけではないのでノーコードでできるというのが一番のポイントです。実際、請求処理フローを開発してくれた担当者もプログラミングスキルとしてはExcelマクロが組めるかどうかという感じでしたが、未経験から始めて1か月ほどで技術習得ができ、開発した請求処理フローに関しても1ヵ月かからないうちにテスト工程まで進めることができました。

――まずは新規業務から導入をはじめ、その後、既存業務に展開されるということでしたが、現在、既存業務にも展開されたのでしょうか?

ちょうど今、いろいろテストを始めているところです。例えば、会議室の予約管理情報からどの部署がどれくらい使っているか分析する処理を今までExcelでやっていたのですが、自動化を進めています。Workplace Hubの請求処理フローを自動化したことで効果が出ているので他部署への展開もしやすくなりました。

従量課金型の請求額計算を自動化した事例をご紹介いただきました!提供サービスが多い分計算も複雑になりそうですが、自動化することでサービス拡充にも柔軟に対応できるようになったのですね。Excel業務に課題をお持ちの方はぜひセミナー動画もあわせてご覧ください。

動画視聴はこちら

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