受注管理業務の課題「システム連携」を迅速に解決するノーコードとは?

受注管理業務の効率化

受注管理とは何か

受注管理とは、顧客から注文を受ける業務のことです。すなわち、注文内容や在庫の確認、出荷管理に至る、受注に関する一連の業務のことを意味します。

受注管理の業務内容

企業間の一般的な受注管理業務は、以下のような流れとなります。

  1. 取引先からの注文内容に応じた「見積の作成
  2. 金額などの条件に同意が得られたら「契約を締結」し注文を確定
  3. 取引先情報や注文書の内容を登録する「注文書確認および登録
  4. 「在庫確認」、およびいつまでに納入可能かを確認し連絡する「納期確認
  5. 注文の記録を残すために、注文書をもとに「受注伝票を作成」し保管
  6. 注文を受領したことを、取引先に報告する「注文請書の作成

見積書 注文書 契約書 納品書 請求書 領収書

手動による受注管理業務を自動化する受注管理システム

これらの受注管理業務を手作業で行うのは、様々な課題や問題点があります。たとえば、入力ミスのような人的ミスが発生する可能性がありますし、取引先や注文数が増えた場合、担当者の作業時間が増え、注文が多い時期には長時間労働につながります。

このような課題解決には、ツールによる業務の自動化、省力化が有効です。受注管理システムは、受注業務をサポートするさまざまな機能が備わっており、システム導入により、「受注処理における手間削減」「月次決算の早期化」「多様な発注ニーズへの対応」などの様々なメリットが考えられます。

システム化によるメリット

人的ミスの削減

手動で行っていた受注管理業務がシステム化されることで、入力や転記ミスなどが防止される効果が期待されます。

担当者の負荷軽減

手動による受注処理が自動化されるため、担当者の手間が削減され、長時間労働が是正されるメリットが考えられます。

月次決算の早期化

月次決算に必要なデータがシステムに登録されるため、これを活用することで、従来のように大量の書類を突き合わせて行っていた決算処理が早期化されます。

多様な発注ニーズへの対応

受注管理業務が省力化、スピード化されることで、急ぎの注文対応が可能になることや、取引先の多様な発注ニーズに対応できるようになります。

システム化にも課題がある

しかし、せっかく受注管理システムを導入しても、次のような課題に直面するケースがあります。

  • 受注管理システムのデータを基幹業務システムへ転記するのに手間がかかる
  • 転記作業で入力ミスが発生してデータの整合性が失われてしまう
  • 売上管理・生産管理などとデータが連携できていないため、必要に応じて手動でデータを抽出する必要がある
  • 取引先からデータ送受信による取引の要請があったが、受注管理ステムと連携するためのシステム構築の時間や予算がない

受注管理システム導入の効果を最大化するには、在庫管理システムや販売管理システムなどの業務システムと連携することが重要です。これにより、受注以外の様々な業務が自動化され、さらなる業務効率化が期待できるからです。

システム連携による受注業務の効率化

こうした課題を解消するには、データ連携ツールの活用が有効です。基幹システムをはじめとする他システムと連携することで、データを一元管理でき、入力の手間や転記作業による入力ミスも防げます。さらにノーコードによるデータ連携ツールを使うことで、ノンプログラミングでスピーディにシステム間の連携が可能になります。

また、企業間取引で発生する帳票のやり取りを電子化するEDI(Electronic Data Interchange)の仕組み構築にもデータ連携ツールの活用は有効です。EDIとは、受発注・出荷・請求・支払などの各種取引情報(データ)を、標準化された規約に基づいて企業双方向で通信、伝送し、コンピュータで自動的に処理する仕組みのこと。

取引先との情報のやり取りが電子化でき、受注管理に関する作業の自動化、省力化に貢献します(EDIの実現には、後述する「JFT/SaaS」「EXtelligence EDIFAS」といったEDIソリューションを別途導入する必要があります)。

システム連携をスピーディに実現するデータ連携ツール

データ連携ツール「ASTERIA Warp」は、受注管理システムと他の業務システムの連携を、ノーコードによりスピーディに進めることが可能な国内シェアNo.1のデータ連携ツールです。

「ASTERIA Warp」は、特定の業務システムのデータ連携をノーコードで容易に行うことができるようにパッケージされており、基幹業務システムや、各種業務アプリケーションなど、100種類以上のデータソース間の複雑な連携やデータ変換をノーコードで実現することが可能です。

様々なデータソースの中では、EDIの仕組みを容易に構築可能な 便利なアダプター機能が用意されている点です。たとえば「JFT/SaaS アダプター」は、様々な対外データ交換機能を提供する「JFT/SaaS(ジェイエフティサース)」との連携を可能にするアダプターです。ファームバンキングなどの電子決済、EOS(オンライン受発注)、企業内外の各種データ交換、クラウドサービスを介したEDIによる社外との電子取引など、様々な対外的なデータ交換機能を備えています。

また、「Biware ASTERIA アダプター」は、様々な通信手順やデータ変換に対応したEDI取引を補完し、EDIによる社外との取引から社内の業務システムまで、シームレスなデータ連携をパッケージ製品のみで実現可能とする、ASTERIA Warp専用のアダプターです。

そして、「EDIFAS アダプター」は、中小企業共通EDIに準拠したクラウドEDIサービス「EXtelligence EDIFAS(エクステリジェンス エディファス)以下 EDIFAS」による社外との電子取引から、社内の業務システムまでシームレスなデータ連携を実現可能とするアダプターです。

「ASTERIA Warp」を活用した連携事例

実際にASTERIA Warpを導入したユースケースには、スキンケアを中心としたビューティーブランドを手がける化粧品メーカーの事例があります。

新たな販売施策や顧客向けのサービス展開に際し、そのつど、基幹システムの変更が必要となるため、迅速な対応が難しいという課題を抱えていました。

そこで、「ASTERIA Warp」を導入し、ショッピングセンターのオンラインショップに出店している商品の在庫管理をAPIで連携。卸先ECサイトの商品在庫管理業務を、シームレスに連携する仕組みを、当初予定の3分の1の開発期間で実現することができました。また、基幹システムの改修を必要としないため、開発実工数は、当初予定の5分の1で済みました。

また、卸先からの注文処理の自動化も「ASTERIA Warp」で実現。注文の受注をFAXからWeb-EDIを通しての連携に変更し、連携したデータをASTERIA Warpで成形して自動登録するようにしました。こちらも基幹システムの改修を必要とせず、ASTERIA WarpとWeb-EDIの連携は約150時間で完了し、開発工数が4割ほど削減でき、開発期間も予定の半分の期間で行うことができました。

まとめ

受注管理システムと他システムとの連携や、取引先企業とのシステム間連携により、さらなる受注業務の効率化を実現することができます。

これをノーコードで実現し、省力化に大きく役立つデータ連携ツールや連携アダプターの組み合わせをぜひ一度、検討してみてはいかがでしょうか。

関連資料



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