Zoomウェビナーのレポートを活用！参加者管理を自動化―ナガタのRPA体験記

こんにちは、“新しい生活様式”実践中のナガタです。
気づけばもう3か月以上出社していません！テレワークが当たり前になりつつありますね。

そんな状況に合わせて、アステリアではWebセミナーを積極的に開催しています！

毎週のように行っている体験セミナーもすべてWeb会議サービス「Zoom」を使って配信していますので、興味のある方はぜひご参加ください！

• イベント・セミナー｜アステリア株式会社

さて、Webセミナーを運営していると、少し困るのが参加者の管理です。”受付”がないのでどなたが参加されたかわかりにくいですよね。

Zoomではありがたいことにセミナーが終了すると出席者のリストや参加時間/退出時間をCSVファイルとしてレポート出力してくれる機能があります。

この参加者情報のCSVファイルを元に、CRMの申込者情報と照らし合わせて出席確認をしているわけですが、1名1名手作業で確認するのは、かなりの手間！！

セミナー運営担当：Kさん「Zoomの出席者情報とCRMの申込者情報を合わせて参加者リストをつくりたいんだけど、自動化できるかな。Zoomから出力されるCSVがちょっと複雑だから難しいかも・・・」

ナガタ「もちろんできます！！任せてください」

 

実際にZoomから出力されるCSVがコチラ

先頭に必要のない情報が含まれていたり、一人の参加者でも複数行に分かれていたり、このまま使うには少し扱いにくいですね。

でも、このくらいのレコード処理、ASTERIA Warpなら簡単にできます！

さっそくフローをつくりました。

1. 出席者情報だけ抜き出し
2. 出席者ごとに参加時間/退出時間を集計
3. 途中退出者判定
4. CRMからセミナー申込者リストを取得
5. 結合
6. Excelファイルに書き込み

 

実行すると、こんなExcelファイルが出力されます↓

 

CRMの情報も合わせた参加者リストを作成することができました！

他にも途中退出者向けにフォローメールの内容を変更したり、営業に通知したり、CRMの出欠情報を更新することも可能です。

Kさん「ありがとう！！ASTERIA Warpってなんでもできちゃうんだね～！」

 

自動化によって5~10分/回の業務時間削減になりました。

これからいろいろなサービスを活用する機会が増えると思いますが、使うサービスが増えても手作業での連携作業が増えないように自動連携していきたいですね！