定型業務の自動化で進めるDX最初の一歩！顧客データの連携等によるメール業務の自動化とは

手作業で煩雑化するメールにまつわる定型業務の課題

ビジネスコミュニケーションの重要な役割を担うメールは、社内外の数多くのコミュニケーションに活用されています。しかし、多くのシーンで活用されているがゆえに、メール送受信や関連するデータの連携で様々な課題が顕在化しているのも事実です。

顧客へのメールマガジン配信業務

たとえば、メール送信であれば、「社内に構築している顧客管理データベースを活用してメールを配信する」シーンがあるでしょう。CRMなどの社内システムに蓄積、管理された顧客リストに基づいてメールマガジンなどのマーケティング施策を実施するケースなどです。

顧客への請求書メール送付業務

あるいは、取引先に対して請求書メールを送信するといった業務シーンも考えられます。取引先ごとにメール本文を書いてファイルを添付する作業が、毎月定期的に発生するうえ、大量にそのような業務が発生する場合、宛先間違いや添付ファイルの間違えなどで、取引先の信用を失うリスクもあります。

社内報告メール業務

社内向けであれば、たとえば担当者への業務催促メールや営業担当者の日報送付、週次または月次で集計・分析された各種の経営レポートを役員会当日までに送信する、などのように「特定の期日に、複数の業務システムのデータを参照してレポートを作成し、メールに添付して送る」といった定型作業があるでしょう。

「電子取引」によりメール受信業務に関する課題も顕在化

また、メール受信であれば、たとえば、顧客からの注文メールの内容を購買システムなどに入力する業務シーンが考えられます。あるいは、顧客から送信された発注書や請求書などの添付ファイルを保存する業務も考えられるでしょう。

令和3年度に改正された電子帳簿保存法により、請求書をPDFでメール添付して授受することや、インターネットで物品を購入するなどの「電子取引」について、データで授受された請求書や注文書などの取引情報は、紙でなく電子データでの保存が定められました。

こうした作業では、定型的な業務が大量に発生するだけでなく、手作業による入力の際に漏れや誤記などのリスクがあるのです。

手作業によるメール業務の自動化は大きな課題

このように、毎月定期的に、大量に発生する定型メールの送受信は業務効率化の大きなテーマの一つとなっています。

メール送信であれば「件名入力」「宛先入力」「本文入力」「ファイル添付」などの各プロセスを間違いなく、迅速に処理する必要があります。

また、メール受信であれば、メールの内容を確認し内容に応じて関係者に共有や返信が必要ですし、添付ファイルを所定の場所に保存するといった作業が発生するため、内容によっては相当の時間を必要とします。

処理するメールの件数が膨大になればなるほど、こうした定型業務の効率化は業務改革を進める上での大きな課題となっています。

メール処理など定型業務の自動化には「データ連携」が有効

そこでメール送受信などの定型業務効率化、省力化のカギを握るのが、「データ連携」による定型業務の自動化です。

各種業務システムとメールソフトなどのように、異なるツール、サービス間でデータを連携することで、メールに関わる定型業務を自動化、省力化する仕組みを構築することができるのです。とくに、ノーコードのデータ連携ツールを使うことで、ユーザーは専門的なプログラミング知識を要することなく自身で自動化を構築することも可能です。

「データ連携」の詳細はこちらをご覧ください。

メール処理をノーコードで実現する「ASTERIA Warp」

データ連携をノーコードで行うことができる「ASTERIA Warp」には100種類以上の接続先が用意されており、メール業務の自動化を簡単に行える接続先アダプターも各種用意されています。

Gmailと連携してメール業務を自動化

「Gmailアダプター」は、「Gmail」と、社内システムや「Google Workspace」、あるいはグループウェアやSFA/CRMなど、クラウドの各種業務システムを連携させることができる連携アダプターです。

これにより、上述したメールマガジンなどのように「指定した日時に、CRMなどのメール送信リストにメールを送信する」業務を自動化したり、請求書データの保存などのように、「本文と添付ファイルを所定のファイルに保存する」一連の業務を自動化したりすることも、ノーコードで可能になります。

詳細はこちらの記事をご覧ください。

Microsoft Office 365と連携してメール業務を自動化

また、「Microsoft Office 365アダプター」は、Microsoft Office 365で利用しているメールや連絡先、予定表やOneDrive for Businessなどの機能と、社内システムや各種クラウド業務システムを連携させることができるものです。

これにより、「あらかじめCSVファイルなどにまとめておいたメール本文のデータや添付ファイルを取得し、特定の宛先にメール送信する」といった一連の業務を自動化したり、「メールに添付された請求書ファイルなどのデータを取得し、OneDriveへアップロード（保存）する」といった業務を自動化することが可能になります。

詳細はこちらをご覧ください。

データ連携によりメール業務の自動化を実現しよう

ASTERIA Warpの連携アダプターにより、高度な知識を要するプログラミングや複雑なAPIの実装なしに、メール業務処理を自動化する仕組みを構築することができます。

これにより、現場の業務をよく理解するスタッフを中心に、自動化や省力化といった業務改革を実現してみてはいかがでしょうか。

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