kintoneとPlatioをつないで、”現場”での入力業務を改善してみた!

つないでみた ASTERIA Warp x Garoon and kintone

こんにちは。株式会社ニックスの高橋と申します。
弊社は、ASTERIA Warp・Platioのサブスクリプションパートナーとして、マルチクラウド推進やクラウドとオンプレミスの融合のお手伝いをしております。

今回は、アステリアさんのレポート記事「『Cybozu Days 2022』に出展!幕張メッセでDXの鍵を探す旅に出かけました」でも紹介されたCybozu Days 2022で展示した業務改善プラットフォーム「kintone」と、モバイルアプリ作成ツール「Platio」を、データ連携ツール「ASTERIA Warp」でつないだユースケースについてご紹介いたします!

 

PlatioとkintoneのデータをASTERIA Warpで自動同期

今回のCybozu Days 2022でご紹介したユースケースがこちらの図となります。

kintone Warp Platio 連携図デモイメージ図

運送業をイメージしておりまして、内勤の方にはkintoneを使っていただき、ドライバーさんにはPlatioを使っていただき、その間をASTERIA Warpが取り持って、自動でデータを同期するといった仕組みになっています。

これってわざわざkintoneとPlatioを使い分ける意味ってある?って思われる方もいらっしゃるのかなと思いますが、これはこれでメリットがあります。

そもそも、内勤の方とドライバーさんの違いを見てみると……

  安全運転管理者・内勤担当者 ドライバー
デバイス パソコン スマートフォン
業務内容
  1. 見積~受注・契約~請求など販売管理に関する業務
  2. 受注・契約に基づく、配送・集配の指示
  3. 車両の経費や保険等の管理
  4. ドライバー全体のアルコールチェックの管理
  5. シフトの調整等
  1. 配送・集配の指示に基づいた配送・集配の確認・実務
  2. 車両に関する経費やインシデントなどの登録
  3. 自己のアルコールチェックの登録
扱うデータの特性
  • 業務プロセスに沿ったデータ処理
  • 帳票出力などのプリンターとの接続が必要
  • 大量データの一括処理や集約処理
  • 自分に必要なデータの閲覧
  • 自分に関するデータの登録
総評 一括での処理や複雑な処理が多い シンプルな処理が多い

またパソコンとスマートフォンでは以下のような違いもあります。

  パソコン スマートフォン
データ入力方法 キーボード キー入力、音声入力、手書き(タッチパネル)
接続機器 プリンター、モニター等外部出力 カメラ(内蔵)
UI 画面が大きい
複数ウィンドウの立ち上げが可能
画面が小さい
単一のアプリの立ち上げが基本
その他 一括での処理や複雑な処理が多い GPS情報の取得が可能
自端末のみでインターネットに接続可能

デバイスも業務内容も特性も異なる人に向けたシステムを無理に同一のプラットフォームで提供するのではなく、個々の最適解を考えた上で、必要があればデータ連携しちゃった方が、結局メリットがありませんか?というご提案をするケースが多いです。

ということで、今後の義務化に向けたアルコールチェックに関するやり取りをメインに、内勤の方がkintone、ドライバーさんがPlatioを使ってそれぞれにやりやすい方法で業務を実現するという内容でデモを作ってみました。

<Platio>アルコールチェックの結果報告

Platioでは、アルコールチェックの内容で、ドライバーさんが自分自身の結果を報告するために、最低限の項目と、報告に対しての本社からの指示事項の項目を用意しています。

データ連携の際に、双方向でのデータ更新があるとロジカルな判定が難しくなるため、入力制御を行うことで、データの交通整理をしています。

自分の検査結果

自分の報告一覧

アルコール検査記録

<kintone>アルコールチェックの状況確認と指示

kintoneでは、内勤の安全運転管理者が複数人のアルコールチェックの状況を確認したり、指示を追記したりすることができるような構成となっています。

アルコールチェックで、ドライバーさんから上がってきた情報を誤って修正したり、改ざんしないようにしたり、ドライバーの入力項目に対しては変更ができないような制御をすることも可能です。

入力項目

リスト

<ASTERIA Warp>Platioとkintoneのデータを自動同期

ASTERIA Warpのフローは、このように定期的に、Platioをチェックして、新規データがあればkintoneに連携しています。

Platioからkintoneへのデータ連携

kintoneからPlatioへデータ連携

データの流れとしては、以下のようになります。

  1. ドライバーがPlatio上で出勤時のアルコールチェックの報告を実施。
    (Platio上の新規レコードの生成)※ドライバー

  2. ASTERIA WarpがPlatio上の新規レコードを検索し、新規レコードがあった場合にはkintone上に新規レコードとして連携
    (kintone上の新規レコードの生成)※自動

  3. 安全運転管理者が、kintone上でドライバーの出勤時アルコールチェックの一覧を確認し、確認者項目、指示事項へデータを入力
    (kintoneのデータを更新)※内勤

  4. ASTERIA Warpがkintone上の更新データを抽出し、Platioのデータに更新を行う。
    (Platioのデータを更新)※自動

  5. ドライバーは、Platio上で指示事項の確認を行う。

基本的には、アルコールチェックの実施記録については、ドライバーと安全運転管理者が1つのレコードを分担して、入力していくものです。それぞれの入力する項目が明確に分かれている点や、入力する順序が明確である点から、役割ごと、デバイスごとの最適解を目指しやすい業務ではないかと思います。

その他のユースケース

役割として、内勤の担当者は、ドライバー全員・全ての営業車を管理する必要がある点があり、多くのデータを確認する必要があるため、パソコンを使ってkintoneでデータの確認や操作を行う。

ドライバーは、自分自身に必要なデータの閲覧と登録のみに特化し、携帯性に優れたスマートフォンを用いることが前提となります。

例えば、営業車に乗る前に簡易的な点検を行い点検の履歴をPlatioで登録し、kintoneに営業車ごとの関連レコードとして、ASTERIA Warpを使ってデータを連携するようなこともできます。

また、kintone上で配送指示・ルート指示などのデータを作成し、各ドライバー向けのデータとして、Platioに連携することで、紙での印刷や、イレギュラー対応などをリアルタイムで行うことができるなどの利点もあります。

このようにPCで実施すべきことはkintone、スマートデバイス実施すべきことはPlatioと使い分けることで、大きな利便性を産むことが可能です。

Platio Connectの可能性として

モバイルアプリ作成ツール「Platio」にデータ連携ツールである「ASTERIA Warp」が内包されたPlatio Connectであれば、kintoneに限らず、既存のシステムとの連携においても「モバイル活用のオプション」として、お役立ていただける可能性があります。

オンプレミスで開発されたシステムをスマートデバイスで利用するのは、追加開発やセキュリティ面・アプリの配布方法などさまざまなことを考慮する必要がありますが、Platio Connectを用いることで、モバイルで必要なデータだけをPlatioに渡し、Platioから入力されたデータをASTERIA Warpを用いて、オンプレミスのシステムに連携させることも可能です。

また、Platioの優れている点として、すでにiOS/AndroidともにモバイルアプリのプラットフォームとしてPlatio自体がアプリストアに登録されているため、配布方法というスマートデバイス利用の大きなハードルをクリアしている点があります。

本件に限らず、モバイル活用について検討されている場合は、ニックスにお気軽にご相談ください。



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基礎と実践 使い方マニュアル
著者:株式会社ニックス 高橋 康彦

著者:
株式会社ニックス 高橋 康彦

国産ERPベンダーにて、10年超の提案・導入支援を経験し、2017年より株式会社ニックスに参画。現在は、「ASTERIA Warp」「Platio」「kintone」等を中心に、お客様に業務の効率化、自動化のコンサルティング、導入支援をご提供しています。マルチクラウドによる業務アプリの構築、人事領域のデータ連携については豊富な実績を持っています。お気軽にお問合せ下さい!
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