株式会社DDホールディングス様（以下、DDホールディングス）では、飲食事業を中心に、アミューズメント事業、ブライダル事業、ホテル事業など、現在440店舗167ブランドを展開しています。
同社では、各業態に合った最適なシステムをそれぞれ導入しているため、本社で運用している人事システムや販売管理システムとの連携が課題でしたが、クラウドサービスの組み合わせとデータ連携により解決。
今回のセミナーでは、業態・店舗・部門ごとに部分最適された運用を活かして、全体最適化も実現された事例をDDホールディングス 寺田様よりお話しいただきました。
目次
DDホールディングスは飲食店を中心に全国に店舗展開をし、目標としていた「100店舗100業態」を見事達成、現在は400店舗以上に発展しています。
DDホールディングスでは業態別にさまざまなシステムを導入し運用を最適化しています。
しかし、その代償として何通りものスキームが生まれ、運用が複雑化していました。
新たに導入したシステムの仕様に合わせて運用を変更すると、他部署の運用にも影響してしまい、事務処理工数が増えてしまうこともありました。
部分最適しかされておらず、一部の部署で効率化されても、その分本社や店舗に負担がかかってしまう状況が続いていました。
この状況を打破すべく、「本気で贅肉を落とそう 筋肉質な会社になろう」をスローガンに、全体を通して無駄な事務処理工数を排除し効率化を進めることになりました。
最初に着手した業務が、入社手続きにおける事務作業です。
主にアルバイトの入社手続きで、飲食店の繁忙期にあたる年末にかけて月700名の採用を行うこともあります。
従来、入社手続きは紙ベースで行っており、店舗から本社人事担当者への書類の郵送、勤怠システムや人事マスターなど各種システムへの転記をすべて手作業で行っていました。特に店舗側では接客や調理の合間を縫って、これらの手続きを行うことが負担となっていました。
また、紙では記入ミスを制御する手段がなく、差戻しが頻発。差戻しの度に書類を郵送でやりとりしていたため面接合格から入社まで平均7日要しており、その間に入社を辞退するケースが多々発生し、大きな機会損失になっていました。
このような課題を解決するために運用を根本から見直して人事労務管理クラウド「SmartHR」を新規に導入しました。店舗側のシステムには、入力項目の制御やITリテラシーを問わないUIを実現するために、すでに社内で活用が進んでいた業務アプリを容易に作成できる「kintone」を採用、両サービスを組み合わせて運用し、効率化することを目指しました。
kintoneのプラグイン機能を活用して、店舗・職種ごとに入力項目を細かく制御することで入力ミスを防ぐ仕組みを実装、入社従業員が手持ちのデバイスから必要な項目を入力・確認できるようになり、差戻し率が78%削減されました。差し戻しが発生した場合も、システム上で直接やり取りを行えるため、迅速に解決することが可能です。店舗スタッフが行う入社手続き作業がkintoneアプリへの入力のみとなり事務処理負荷が軽減したため、本来の業務である接客や調理に集中できるようになったと現場からも高い評価を受けています。
システム構築を進めていく中で、データ連携が課題になり悩んでいたところ、kintoneの開発元であるサイボウズ社の主催イベントでデータ連携ツール「ASTERIA Warp」と出会い、その課題をすべて解決できることがわかり、ASTERIA Warpのサブスクリプションパートナーである株式会社ニックスの協力のもと、システムが完成しました。
人事担当者が確認した入社従業員情報から、必要な情報のみをASTERIA Warpが抽出し、フォーマットを変換した上で、勤怠システムに自動で登録。1.5人月の工数削減につながりました。連携処理をRPAツールで行うことも検討しましたが、処理が遅延したり不安定になったりすることが懸念されたため、バックグラウンドで処理を行えるASTERIA Warpを採用することにしました。
これらの業務効率化により雑多な事務作業や人的工数を削減することができ、差し戻し率の大幅改善により面接から入社までの期間も最短1日まで短縮することに成功しました。
今までは、新しい会社、業態、業種が増えるたびに、本社のシステムに合わせて運用するように都度調整が必要でしたが、ASTERIA Warpを導入したことによって、無理やりシステムに運用を合わせることなく、それぞれ部分最適化されたスキームを柔軟に統合することで全体最適化を実現することが可能になりました。
ASTERIA Warpはノーコードで開発でき、画面上で処理を可視化することができるため、引継ぎも容易です。現在社内で運用しているブラックボックス化してしまったExcelマクロはASTERIA Warpなどのツールを活用して無くしていく予定です。
また、ASTERIA Warpのアダプターを活用することで、連携先サービスのバージョンアップや仕様変更を追う必要がなく安心して連携処理を内製化することができます。直近では、kintone内のアプリ連携やExcel連携など、積極的に内製で開発していこうと考えています。
まだまだ定型業務は多くあるので、今後も自動化・効率化を進めていき、最終的には定型化しているデータ連携・加工業務をゼロにしていきたいです。
――部分最適を認めているようですが、各部署、店舗でIT導入権限、予算があるのでしょうか？システム部門がある程度主導しているのでしょうか？。
現在、システム導入に関する稟議にはシステム部門の担当者も含めるようにしています。 最近は業務部門でも導入しやすいシステムが多くありますが、運用時に課題になりやすいのがマスターデータ管理です。全社のマスターデータを情報システム部門で管理するようになってから、システム導入する際に「マスターデータが連携できるか」を業務部門でも意識するようになり、会社の風習としても以前のように単独でシステムを導入することなくなりました。
――人事担当です。人事関連で複数のシステムを導入していますが、データ連携（マスターデータ管理）に課題を感じでいます。そういった問題にも有効でしょうか？
APIなどで自動同期できる場合はもちろん有効ですし、自動同期できなくても、マスターデータを取得して、各システムに取り込めるCSVファイルなどを出力・加工することはASTERIA Warpを使えば簡単にできます。それにより、担当者は1日1回、特定のフォルダにあるCSVファイルをアップロードするだけで済むので、十分活用できるのではないかと考えています。
――ASTERIA Warpを選定したポイントを教えてください。
当社はRPAツールを導入しているので、最初はデータ連携処理をRPAツールで行おうと考えていました。しかし、RPAツールの専属開発者がいるわけではなく、メンテナンスに課題がありました。特にクラウドサービスは仕様変更で画面の操作方法が変わることもあり、その都度処理が止まってしまうと業務に大きな支障が出てしまいます。そんな時にASTERIA Warpのことを知り、今回の処理内容においてはRPAツールよりASTERIA Warpの方がマッチしていると考え導入に至りました。また、ニックス社とアステリア社の担当者からRPAツールとASTERIA Warpの役割の違いなどメリットもデメリットもわかりやすく説明していただけたので安心して導入できました。
―― RPAとASTERIA Warpの役割とはどのようなものでしょうか？
当社の場合だと、システムが古くてAPIがないものもありますので、その場合はRPAツールで自動化しています。やはり、画面操作の自動化がRPAツールが得意ですから。それ以外の観点では、会計まわりのデータ処理など、より重要度が高く処理が止まってしまうと大きな支障をきたす業務の自動化はASTERIA Warpを使ってバックエンドで処理をしています。逆に、自動化処理が止まってもリカバリーしやすいものはRPAツールを使っています。
Q&Aではその他にも多くの質問が寄せられました！
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ASTERIA Warpのプリセールや体験セミナー講師を担当しつつ技術から営業スキルまで、上司の下で日々勉強中の通称”ナガタ”です。
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ASTERIA Warpデベロッパー同士をつなげ、技術情報の共有やちょっとしたASTERIA Warpの疑問解決の場とすることを目的としたコミュニティです。
