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皆さんこんにちは！Box Japanでアライアンスを担当する阿部です。この度はASTERIA Warp製品ブログに寄稿させていただくことになりました。
今回のテーマは、昨年末に大きな注目を集めた「改正電帳法対応」です。2022年1月以降は電子データで受け取った国税関係書類は、電子ファイルのまま保存しなければならない(電子保存の義務化)というルールが定められましたが、混乱を招いた結果、2年間の猶予期間が設けられたことで話題を集めました。
今回、その混乱の背景を考察し、そしてBoxとASTERIA Warpの活用が対策として有効な理由について解説してみたいと思います。
電子保存の義務化の対象となる「国税関係書類」には、請求書、見積書、納品書、領収書などが該当します。例えばEDIや電子メールの添付ファイルで受け取るこれらの書類を、皆様の組織ではどのように管理していますか？
電帳法が定める国税関係書類の電子保存の「要件」のポイントは、「改ざん防止措置をとること（真実性の確保）」と「検索機能を有すること（可視性の確保）」の2点です。
「真実性の確保」については「タイムスタンプ」を付与することでも対応可能ですが、自社でタイムスタンプに対応できない場合も「訂正・削除の記録が残る、または訂正・削除ができないシステム」で対応可能です。国内1万1千社(2022年4月時点)の企業が利用するBoxでは「100種類以上の監査ログの取得」や「7段階のアクセス権限設定」などのコンテンツ管理機能を標準で備え、真実性の要件をカバーします。
次に「可視性の確保」のポイントを確認しましょう。電子保存された国税関係書類は、「取引年月日」、「取引金額」そして「取引先」の3種類の情報をキーに検索可能な状態である必要があります。Boxではファイルに定型化した 「メタデータ」を付与することが可能です。規定の3項目を請求書など個々のファイルの「メタデータ」として設定することで、可視性の要件を満たすことが可能です。
「メタデータ」についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
これらBoxの機能を活用することで電帳法の要件を満たすことは容易に見えます。しかしこれでは不十分と言える3つの理由があります。その3つの理由と、対策を説明しましょう。
1つめの理由は「自動化の必要性」です。「取引年月日」、「取引金額」や「取引先」といった情報を手動で登録した場合、効率が悪いばかりでなく、人的ミスが発生してしまう可能性があります。電帳法の改正の主旨は、デジタル技術の活用によってペーパーレス化、働き方改革を加速することにありますが、その要件を満たすために手動の作業を増やしてしまっては元も子もありません。
皆様ご存じのようにASTERIA WarpはEAIやiPaaSに分類されるノーコード開発ツールであり、業務の自動化・効率化が得意分野の1つです。例えば、「業務システムからファイルを抽出する」アイコンと、「Boxに保存する」アイコンを用意してASTERIA WarpのGUI上でつなげば、それだけで「業務システム→Boxへのファイル保存」を自動処理するフローを構築することができます。
実際の運用事例として、下図をご覧ください。担当者が取引先から受け取った支払い請求書をウェブブラウザでBoxにアップロードした後の処理を自動化します。
請求書に対する支払い承認の場面ではワークフローシステムがよく利用されます。ワークフローシステムに登録された取引金額（請求金額）や取引先情報を、ASTERIA Warpを使って抽出し、承認完了後に、Boxのファイルに対して「メタデータ」として付与します。ASTERIA WarpのBoxアダプターには「メタデータ付与」機能も準備されていますのでこれを活用します。
このように業務システムとBoxの間のデータ連携を自動化することによって、人的ミスを回避しつつ要件を満たすことが可能になります。
2つ目の理由は、「従来の業務システムとプロセスを変えずに済むこと」です。法令・ガイドラインの変化の都度、業務システムを入れ替えることは、新しいシステムに慣れるためのユーザー教育やプロセス見直しも含め、大きなコストがかかります。
ASTERIA Warpは100種類以上の豊富な接続先によりデータ連携が可能なので、使い慣れた業務システムとBoxを自動連携させることが可能です。ASTERIA WarpのBoxアダプターは、ファイル取得、移動やコピーはもちろん、Box上にあるファイルに対してメタデータの追加・変更、さらに検索など、25種以上の機能を有しています。実は、ここがBoxとASTERIA Warpの連携が、他に無い価値を生む大きなポイントです。
「Boxアダプター」の機能はこちらでご確認いただけます
一般的な業務システムが得意な領域は「データ管理」であって、「コンテンツ管理」ではありません。しかし電帳法の保存要件は「コンテンツ管理」に対するものなので、ここにギャップが生まれてしまいます。
ASTERIA Warpがあれば、「データ管理」に特化した業務システムの機能をそのまま生かしつつ、「コンテンツ管理」に特化したBoxをつなげられます。普段使っている業務システムは変えずに済むため、ユーザーにとっての業務プロセスも据え置きとすることが可能です。
現実的には一つの企業内でも部署ごとに業務システムもプロセスも異なるケースは（残念ながら）よくある話です。部署間での業務システムやプロセス統一を図ることは、簡単ではありませんが、法改正の都度、その全てのシステムやプロセスを見直すことはさらに大きな負荷となります。しかし、BoxとASTERIA Warpを組み合わせれば、業務を変えることなくBox上に自動的にファイルを保存し一元管理、さらにメタデータ管理で検索性を向上させるなど、企業の「コンテンツ管理」能力をレベルアップさせることができます。電帳法対応、または将来の法改正においても、業務見直しの負荷を最小化することが可能です。
3つ目の理由は、「情報ガバナンス強化の必要性」です。国税関連書類といった重要なファイルがバラバラに保管されてしまうと生産性が低下するばかりでなく、情報漏えいリスクが高まります。ASTERIA Warpで各業務システムからBoxへコンテンツを集約することで、セキュリティリスクが軽減されます。
Boxは「コンテンツクラウド」です。大事な情報資産を預かりセキュアに保管するだけでなく、情報を必要に応じて取り出し、ファイルにレビュー（コメント）をつけて社内外へ共有することが可能です。その間の編集履歴を追うこともできますし、活用期が過ぎれば「破棄」まで担います。このように編集、共有、コラボレーション、保存から破棄まで、一貫して一つのプラットフォーム上で行う。これが「コンテンツクラウド」の特徴です。
このうち保存、破棄は電帳法対応にも関係しています。国税関係帳簿書類の保存期間は、原則7年、欠損金の繰越控除を受けるなどの事情がある場合は10年です。Boxは「訂正・削除の防止」を実現した状態でこの期間ファイルを保存するだけでなく、「期間を過ぎたら自動的に削除」といった設定も可能（Box Governanceオプションが必要）です。ASTERIA Warpと連携し必要に応じて年度ごとにアーカイブフォルダに移動し直したり、編集や削除権限管理を見直したりといった緻密（ちみつ）さも兼ね備えていますので、Boxという一つの場所で最初から最後までコンテンツの「ライフサイクル」をカバーします。これが「コンテンツクラウド」Boxの特徴であり、電帳法対応と同時に「情報ガバナンス強化」に「効く」大きな理由です。
セキュリティ面については、日本の政府情報システムのためのセキュリティ評価制度「ISMAP」の認定も取得しました。政府機関お墨付きともいえるセキュアな環境下で、国税関係書類という企業にとって重要な情報資産を守ります。
いかがでしたでしょうか。今回取り上げた「改正電帳法への対応」は、ファイル管理が包括する一つのユースケースです。ペーパーレス化や各種クラウドサービスの普及により、今後、企業の情報資産の電子化は加速する見込みです。これに伴って、一貫性を持った「コンテンツ管理」の必要性は増す一方でしょう。
先を見据えると、2023年に施行される予定の「インボイス制度」の施行においても、適格請求書に対する保存要件が定められるなど、今後も法令やガイドラインの変化に伴うITシステムの点検は継続的に行う必要があります。しかしその都度使い慣れたシステムのリプレイスを検討するのは効率的ではありません。「コンテンツ管理」を起点とすることで、こうした変化にも柔軟に対応することができます。
我々Boxはコンテンツクラウドで業界をリードします。そして境界を超えてデータ連携を果たせるASTERIA Warpを組み合わせて活用いただくことで、柔軟かつセキュアに、外部環境の変化に対応していく。電帳法への対応をきっかけに、そんなフレキシブルなコンテンツ管理術を是非体験してみてください。
新卒でSIerに入社後、金融向けウェブサービス等の開発に従事。2007年より外資系セキュリティベンダへ参画し、認証・ウェブセキュリティ領域を中心とした幅広いセキュリティ製品・サービスに製品担当、マーケティング、カスタマーサクセスと多岐にわたる立場で携わる。日本市場のお客様の安心・信頼を醸成することを心がけ、社外での普及・啓蒙活動およびアライアンスパートナーシップ構築にも従事。コンサルティングファームでの新規ビジネス開発の経験を経て、2021年5月よりBox Japanに参画し現職。
ASTERIA Warp製品の技術情報やTips、また情報交換の場として「ADNフォーラム」をご用意しています。
ASTERIA Warpデベロッパー同士をつなげ、技術情報の共有やちょっとしたASTERIA Warpの疑問解決の場とすることを目的としたコミュニティです。
