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オフィスソフトとして定番のMicrosoft Excel。帳票作成やデータ分析、プロセス管理など、その活用方法は多岐にわたり、業種業界を問わず誰でも簡単に使える手軽さから多くの企業で多様な業務に活用されています。
しかし、一方で非効率な点も指摘されています。たとえば、「データ収集・集計作業に時間がかかる」「マクロで作成された処理が属人化してしまう」「手作業での転記作業が発生する」といった課題です。
こうした課題にも関わらず、なかなかExcelをやめることができないケースというのもあります。たとえば以下のようなケースです。
Excelは使い慣れた操作性に加え、セル単位で帳票を自由に設計可能です。関数やさまざまな入力補助機能を備えており、こうした自由度から、Excel利用をやめられないケースがあります。
Excelは多くの企業で利用されているため、取引先などとデータ共有する際に環境設定などの手間が不要で容易に行える点から、Excel利用をやめることができないケースがあります。
こうした事情から、Excelが苦手とする部分だけ別のツールを活用するなどして自動化すること（活Excel）がExcel業務の効率化には有効です。
活Excelは、Excelの利用を完全にやめてしまう訳ではないため、運用方法を大幅に変更しなくてよいというメリットがあります。また、導入のハードルも低く、現場での抵抗感も少なくなります。
活Excelについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
そして、Excel業務の移行（連携）先の一つが、サイボウズが提供するkintone（キントーン）です。クラウド上で提供され、データ共有や業務プロセス管理、データに紐づいたコミュニケーションなどが行なえます。
kintoneでExcelファイルを読み込めば、Webブラウザ上で編集・共有・管理ができるので、Excelで作成、管理している帳票データをkintoneに移行することも可能です。また、kintoneで編集したファイルをExcelで出力することも可能です。
これらのメリットをまとめると次のとおりとなります。
Excelでの管理では「どのファイルが最新なのか分からない」「どこに保管されているのか分からない」といった課題がつきものです。しかし、kintoneとExcelを連携すれば、kintone上で一元管理が可能になります。
最新のデータを簡単に把握でき、保管場所の混乱も解消されます。また、kintoneには検索機能が備わっており、膨大なデータの中から必要な情報をすぐに見つけることが可能です。例えば、顧客リストや売上データなども、キーワード検索で瞬時にアクセスできます。
情報の保管や整理、検索に費やす時間を大幅に削減できるだけでなく、データを効果的に活用した意思決定が可能になるでしょう。
作成したフォーマットを共有することで、Excelファイルにありがちな「部署や担当者ごとにフォーマットがバラバラ」といった課題を解決できます。
kintoneは標準機能でデータの変更履歴が残るため、「誰が、いつ、どのデータをどのように変更したか」が記録され、また、変更前の状態に復元するとも可能です。
kintoneにはコミュニケーション機能が搭載されており、複数のメンバーがリアルタイムでやり取りをしながらデータの編集や共有、管理を行うことが可能です。
例として、営業部門とIT部門が連携するケースを挙げます。
営業担当者は商談後、外出先からタブレットを使いkintone上で見積書を作成します。本部にいるIT部門担当者は登録された見積書を確認し、調整や修正があればコメントを書き込みます。最終的にPDFに出力して顧客に送付する、といった流れが簡単に実現するのです。
さらに、kintoneはデータの更新がリアルタイムで反映されるため、いちいち進捗を報告したり、データを再共有する必要がありません。コミュニケーションロスを防ぐと同時に、チーム全体の作業効率を大幅に向上させることができます。
Excelとkintoneを連携させるには、大きく「手動で連携」「連携サービスの利用」の2つがあります。
kintoneでは、ExcelやCSV形式のファイルからそのままアプリを作成することも、Excelデータをkintoneアプリに一括で取り込むこともできるため、これらの機能を活用して、手動で両者を連携することができます。
サイボウズのパートナーから提供されるさまざまなExcel連携プラグインやサービスを利用する方法です。代表的なものには「Excel Add-In for kintone」、「楽々Excel連携ツール」、「Smart at tools for kintone Excel 入力」などがあります。
しかし、Excel連携サービスの利用に際しては注意すべきポイントもあります。たとえば、連携サービスは有料サービスのため、「利用規模が大きくなるとコストがかさみやすい」という問題があります。
また、高度な連携を行うには専門的なIT知識を要するケースがあることにも注意が必要です。外部に開発を委託する場合、必要なコストや時間も検討しなければなりません。
こうした課題を解決するのに有効なのが「ノーコード」のデータ連携ツールの活用です。ノーコードでのデータ連携ツール「ASTERIA Warp」は、異なるシステムやサービス間のデータ連携をノーコードで行うことができるツールで、基幹業務システムや、各種業務アプリケーション、クラウドサービスなど、100種類以上のデータソース間の複雑な連携やデータ変換を実現することができ、月額3万円から利用が可能です。
また、ノーコードなので、プログラミングの専門知識がなくてもデータ抽出、加工、集計、システムへの登録などを自動化できます。業務部門の担当者自らが柔軟に開発可能で、処理が可視化されて理解しやすいため、処理のブラックボックス化・属人化を防ぐ効果も期待できます。
特徴的なデータ連携を行うための処理フロー開発は、様々な形式のデータフォーマットや連携先のシステム、プロトコルに対応した各部品（コンポーネント）が用意されており、そのアイコンを画面上に配置することで実現するものです。
さらに、kintoneアダプターを利用すれば、データ連携の一連の流れをGUIベースの専用画面から簡単に行えるため、kintoneで入力されたデータを、既存の業務システムやデータベースに簡単につなぐことも可能です。
また一から開発する手間を失くすための機能として、kintoneアプリのデータを定型のExcelファイルに出力するフローテンプレートなども用意されています。
オンデマンド印刷を中心としたサービスを提供する株式会社ワコー様では、受注した印刷物の仕様チェックや印刷データの加工などの対応に、Excelマクロ（VBA）による自動化処理を開発しましたが、内製での作成に課題を抱えていました。
そこで「ASTERIA Warp Core」を導入し、ノーコード開発とすることで業務部門の内製で自動化を実現。作業時間を7割削減することができました、また、Slackやkintoneなど周辺サービスとの連携も容易で、これらのクラウドサービスの利用拡大によるさらなる自動化、業務効率化にも貢献しています。
事例の詳細はこちらをご覧ください。
ファイテン株式会社様は、スポーツ関連商品や健康グッズの製造・販売を手がけています。
直営店舗や代理店向けの販売情報を基幹システムに蓄積し、売上や決済情報を基にした突合業務を行っていましたが、Excelファイルにまとめる作業に多大な工数がかかっていました。
そこで、ASTERIA Warpを導入し、基幹システムやkintoneと連携。データ収集から突合参照処理、さらに処理結果のExcel出力までを自動化しました。
事例の詳細はこちらをご覧ください。
全国のディーラーを中心に会員を持つ一般社団法人日本自動車販売協会連合会様では、統計データをExcelマクロ（VBA）で生成していました。しかし、属人化による管理の難しさや、転記時の操作ミスといった課題を抱えていました。
統計データ生成システムをスクラッチ開発すると高額なコストがかかるため、安価かつ効率的に業務を改善できるツールであるASTERIA Warpを選定しました。
決め手となったのは、直感的な操作性でメンテナンスが簡単に行えること、さらにkintoneとの豊富な連携実績です。kintoneから1ステップで統計データを自動生成する仕組みを構築し、年間200時間の工数削減を実現しました。
事例の詳細はこちらをご覧ください。
「ASTERIA Warp」を活用することで、Excelとkintoneの連携を容易に、内製化で行うことが可能になります。これにより、Excel業務の効率化だけでなく、既存の業務システムとの連携も可能になります。
Excelを上手に活用しながら、Excel業務のさらなる自動化、業務効率化を実現してみてはいかがでしょうか。
kintoneとASTERIA Warpはどちらもノーコード/ローコードで開発が可能です。その親和性の高さから組み合わせて利用されるケースが増大しています。
本書ではkintoneとASTE...
8つの事例から紐解く！Excel定型業務の自動化で実現する業務”効率化”と企業競争力”強化”
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PM・SE・マーケティングなど多彩なバックグラウンドを持つ「データ連携」のプロフェッショナルが、専門領域を超えたチームワークで「データ活用」や「業務の自動化・効率化」をテーマにノウハウやWarp活用法などのお役立ち情報を発信していきます。
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