Excelは機能が豊富で業種業界を問わず誰でも簡単に使える手軽さから多くの企業で使用されている非常に便利なツールですが、近年ではさまざまな課題が顕在化し、脱Excelを進めている企業も多いでしょう。一方で、「Excelの代わりにどのツールを使えばいいのか分からない」「既存の運用方法を変更するのが手間で反対の意見も多い」などの理由から思うように脱Excelが進んでいない企業も少なくありません。そこで本記事では、Excelを活用して更なる業務効率化を目指す「活Excel」に注目し、事例とともに詳しく解説します。
脱Excelについての詳細はこちらの記事で詳しく解説しています。
目次
「活Excel」とは、現在使用しているExcelを他のツールも併用して活用していくことを指します。Excelが得意としている分野や上手く活用できている部分はそのままにしつつ、苦手とする分野や非効率な作業を他のツールで補うという考え方です。
Excel業務でよくある課題としては、以下の図のようにデータ収集・集計作業に時間がかかる、マクロで作成された処理が属人化している、手作業での転記作業が発生する、などがあります。
Excelの本来の用途は表計算ソフトです。そのため、大量のデータを扱うことは不向きで、手作業による入力ミスや確認作業によって余計に管理工数がかかるケースもあります。課題が多いExcelですが、手軽に使える便利さから完全にやめてしまうこと（脱Excel）は難しく、他のツールのみに切り替えたとしても、上手く機能せずに結局またExcelに戻ってしまうケースもあります。そこでおすすめするのが、Excelが得意な入力・編集はそのまま運用し、Excelが苦手とする部分だけシステム側で自動化する「活Excel」です。
活Excelのメリットは、これまで社内で蓄積してきたExcelの知識や作業工程はそのままに、課題によく挙げられる部分を他のツールによって解消できることです。Excelが苦手とする、大量のデータ処理や複数人による同時編集、マクロのシステム化などの複雑な処理をExcelと切り離して自動化することで、Excelの手軽さを活用しながら業務を効率化することができます。
活Excelを実現するためにはシステムとExcelのシームレスな連携が重要です。ノーコードのデータ連携ツール「ASTERIA Warp」を活用することで、データ抽出、加工、集計、システムへの登録などを自動化できます。プログラミングの専門知識がなくても開発できる「ノーコード」なので業務部門の担当者自らが柔軟に開発可能です。また処理が可視化されて理解しやすいため、処理のブラックボックス化・属人化を防ぎます。
エイベックス株式会社様では膨大な数のコンテンツ関連データをExcelファイルで管理しており、手作業で加工処理するため、作業工数増大や人的ミスなどの問題が発生していました。それら問題を効率的に解決すべく、システム部共通の開発ツールとしてデータ連携ツール「ASTERIA Warp」を活用しています。
株式会社イシダ様の総務人事部では、手作業によるデータ加工・変換やExcelマクロの属人化が課題でした。そこで、事務処理業務の自動化を推進するため、ASTERIA Warp Coreを導入。業務内容をよく知る担当者自らが開発を行うことで自動化処理フローを作成しています。試験導入期間だけでも年間105時間相当の業務改善を実感し、広範囲の業務自動化に貢献しています。
こちらは業務自動化事例がまとめられた事例集です。活用シーンごとに事例がまとめられているので、利用イメージを持つのにおすすめです。
Excelは非常に便利なツールですが、課題も多く存在します。誰でも使えるというExcelの手軽さはそのまま活用し、Excelの苦手な複雑な処理はシステム側で高速処理するように使い分けるのが良いでしょう。さらに、両者をシームレスに連携することでより業務効率を高めることができます。
また、ノーコードのデータ連携ツールを活用すれば、コードを書かずに開発が行えますので、処理内容を可視化できるというメリットもあります。
使い慣れたツールであるExcelを有効活用しながら業務の根本を見直し、自動化・効率化を実現しましょう。
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