脱Excel・活Excelとは?Excel業務を最適化した事例もご紹介!

2022/07/01

脱Excel・活Excel

Excelが得意なこと・苦手なこと

利用率が高いオフィスソフトとして、表計算ソフトの「Excel」が挙げられます。しかし、活用分野によってはExcelが苦手とする部分もあり、Excelを業務全般で使用することは効率を落とす原因にもなります。

Excelの得意分野や苦手分野は以下のとおりです。

Excelの得意分野 Excelの苦手分野
帳票作成
データの集計や分析
グラフや表によるレポート作成
入力フォームの作成
統計分析
複数人による同時編集
情報をリアルタイムで更新
大容量のデータ処理
複数データの統合
バージョン管理
アクセス権限を細かく管理
印刷前提のレイアウト

脱Excelとは

脱Excelとは、Excelで行っていた苦手分野やできないことを、専門性の高い別のツールへ移行することを意味します。近年では脱Excelの需要が高まりつつあります。

なぜ脱Excel・活Excelが注目される?

活Excelとは、Excelの良さを活かしつつも、Excelの苦手な部分を他のツールを使用することでカバーし、併用して管理していくことを指します。現在は、脱Excel・活Excelの考えが浸透しつつあります。

注目されている1つ目の理由は、Excelの属人化を防ぐためです。昔に比べて現代は、転職する人が増えて人材が流動化しています。Excelは便利なツールではありますが、複雑なファイルを作成した人がいなくなると、特にマクロ機能などのファイルの管理・編集ができる人がいないため、ファイルがブラックボックス化してしまうことがあります。

注目されている2つ目の理由は、利便性の高いツールが登場していることです。Excelは大容量のデータ処理、複数人による同時編集、情報のリアルタイム更新などが苦手ですが、便利なツールを使うことによってカバーできるようになりました。

Excelを利用するなかで、今まで問題視されていたことが明確になり、Excelに変わる便利なツールが多数登場したことで、脱Excel・活Excelへの注目が高まっています。

脱Excelのメリット

脱Excelの主なメリットは、以下のとおりです。

情報共有の効率化

Excelで情報を共有するためには、データを更新した後に社内ネットワークの共有サーバーに格納する、ファイルをメールで添付するなどの作業が必要です。しかし、脱Excelで利便性の高いツールに移行することによって、データの更新や共有がリアルタイムかつ簡単に行えるようになります。

管理内容によりカスタマイズが必要になる

Excelは汎用性が高いメリットがある一方で、内容によってはカスタマイズする必要があるというデメリットもあります。高度なカスタマイズには関数やVBAなどの高い知識が必要になり、メンテナンスが複雑になります。メンテナンスできる人がいれば任せておけますが、メンテナンスできる人が異動・転職・退職することによって、ブラックボックス化してしまうこともあるでしょう。業務を引き継ぐ際には、時間や工数もかかってしまいます。こういった部分に関しては脱Excelを行うことによって、データの更新・管理がしやすくなるメリットが生まれます。

脱Excelのデメリット

脱Excelを実行するためには、別のツールを導入しなければなりません。新しいツールを導入するには、それなりの時間とコストが必要です。中長期的に見れば時間やコストの削減になるものの、移行して定着するまでは、ある程度の作業量やコストがかかることを覚悟しておく必要があります。

また、慣れ親しんだExcelではなく、新しいツールを使いこなすためには、操作方法を覚えたり新しい業務フローを構築することも必要です。

活Excelとは

先にご紹介したとおり、活Excelとは、Excelの苦手な部分を他のツールを使用することでカバーしながら、Excelとその他のツールを併用して活用していくことです。Excelが得意な分野や上手く活用できている部分まで変える必要はなく、Excelが苦手な分野や作業が煩雑になる部分のみを他のツールに任せれば良いという考え方になります。活Excelは、今まで行ってきた作業を大きく変える必要がなく、脱Excelよりもコストが抑えられる点がメリットです。しかし、Excelを使用し続ける部分に関しては、Excelが苦手とする大容量のデータ処理、複数人による同時編集、情報のリアルタイム更新などがデメリットとして残ってしまいます。

活Excelについては、こちらの記事もあわせてご覧ください。

Excel業務を最適化した事例

Excelをそのまま使い続けるのか、脱Excelや活Excelを検討した方が良いのか、判断に迷ってしまうこともあるでしょう。Excel業務を最適化した他企業の事例は大変参考になります。こちらでは、5つの企業のExcel業務最適化についてご紹介します。

エイベックス株式会社

総合エンタテインメント企業のエイベックス株式会社では、膨大な数のコンテンツ関連データをExcelファイルで管理しており、手作業で加工処理していました。1処理あたり数十万件にも及ぶケースもあり、作業工数増大や人的ミスなどの問題が発生していたことから業務自動化を望む声が多く、システム部共通の開発ツールとして「ASTERIA Warp」を導入しました。

「ASTERIA Warp」は、プログラミングなどの専門知識がなくても、データ抽出、加工、集計、システムへの登録などを自動化できるツールです。業務負荷工数の高いものから順次自動化し、1か月要していた作業が30分で処理できるようになるなど、高い効果を得ました。自動化された業務処理は250以上あり、社員の業務効率化に大きく貢献しています。

株式会社イシダ

計量機器メーカーの株式会社イシダは、生産性の向上を目指し、業務の自動化・効率化を推進するため、総務人事部の事務処理業務自動化プロジェクトを開始しました。以前は、Excelマクロによる集計処理など属人化していたものや、社外からのCSV形式データなどを手作業で加工・集計していましたが、「ASTERIA Warp」を導入することによって業務自動化処理が実現しました。

「ASTERIA Warp」はノーコードで業務を自動化できるので、業務を良く知る担当者が開発できます。自動化処理フローを作成する際に、注意事項や処理内容を画面内のコメントを残すことで属人化を防ぐことができました。1週間かかっていた業務が数時間に短縮されるなど、試験導入期間だけでも年間105時間相当の業務改善が実現しました。初期投資を必要としないことから、月額6万円から導入でき、部署の予算内で導入できたことも好評のようです。

株式会社ワコー

印刷に関する幅広い事業を展開している株式会社ワコーでは、仕様書のフォーマットはクライアント毎に異なり、目視で自社システムに転記するなどの手作業が従業員の大きな負担となっていました。Excelマクロ(VBA)による自動化処理の開発も行いましたが、内製化が困難だったことから、「ASTERIA Warp Core」を導入するに至りました。

ノーコードで直感的に操作できるので、業務部門の担当者による内製化も可能で、メンテナンス工数もほとんどかかっていません。ASTERIA Warpの厳選された基本機能プランとして3万円から利用できる「ASTERIA Warp Core」の導入によって、作業時間が7割程度削減し、1日最大27時間分の削減につながりました。繁忙期に人員を増やさなくても、受注増加に対応できるようになったとのことです。

株式会社ケーホウ

教育、学習支援を展開する株式会社ケーホウの教育事業部では、各高校・大学・専門学校との主なやりとりにFAXを利用していました。各学校の情報はExcelファイルで管理し、宛名を手書きするなど内勤スタッフの負担だったことから「ASTERIA Warp Core」を導入しました。

ガイダンス開催日や宛名を転記したExcelファイルを自動生成できるようになり、転記作業の大幅削減に成功したようです。また、FAXサーバーを連携することによって、送信業務も自動化できました。手作業に費やしていた膨大な時間を削減でき、内勤スタッフの残業や休日出勤を大幅に削減できたという実績があります。

株式会社協成

ガス・水道の配管機材の製造・販売を行う株式会社協成は、19ある営業所がそれぞれ4工場から製品を仕入れ、販売を行っています。工場や営業所には基幹システムへのアクセス権を付与していなかったため、5名の情報システム部員が、その都度必要なデータの抽出・加工を行っていました。個別対応を改善するためBIツールを導入したものの、プログラミングスキルの高い1名の社員しか使いこなせず、内製化が進まなかったという経緯からEAI製品を「ASTERIA Warp」にリプレースしました。

「ASTERIA Warp」は、高いプログラミングスキルを持たない部員でも開発でき、内製化による開発期間が短縮され、外注コストも削減できたようです。ユーザーからも高い評価を得ています。

まとめ

近年需要が高まりつつある、脱Excel・活Excelの考え方や、メリット・デメリットについて解説しました。

脱Excel・活Excelのどちらを選ぶにしても、移行のためのツールは必要です。「ASTERIA Warp」は、9,800社以上の企業に導入され、専門的な技術や知識がなくても企業内の新旧様々なシステムや、クラウド上のデータをスムーズに連携できます。Excel業務を最適化した事例をいくつかご紹介したので、参考にしながら業務効率化をご検討ください。

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