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業務効率化やさらなるビジネス価値の創出に向け、ビジネス相手やチームメンバーとのコミュニケーション、コラボレーションを活性化させることの重要性が高まっています。
デジタル化や働き方の多様化の流れを受け、SaaS型のビジネスアプリ利用の流れが加速する中、これまでメールが担っていたビジネスコミュニケーションの役割を、いわゆるチャットツールが担うようになりました。
チャットツールとは、パソコンやスマホなどを通じて、リアルタイムにコミュニケーションが行えるアプリケーションのことです。多くがクラウド（SaaS）として提供され、1対1だけでなく、複数人のコミュニケーションが可能で、テキストだけでなく音声や動画でのコミュニケーションを行えるツールもあります。
チャットツールを活用することによるメリットは次のとおりです。
メールでは、やり取りが受信ボックスに蓄積されるため、多くの関係者と頻繁にやりとりを行うと、見落としのリスクや、会話の流れをさかのぼって追うのに手間や時間がかかる課題がありました。その点、チャットツールはテーマやグループごとに情報が一元化され、情報伝達の漏れが少なくなり、コミュニケーションが効率的に、スピーディに行えることが期待できます。また、画像や文書ファイル、動画なども送信できるため、資料共有ツールとしても活用できます。
チャットツールにはメッセージ機能だけでなく、ToDoリスト作成、カレンダー連携などさまざまな機能を備えたものがあります。簡単な会議であればチャットルーム上で行うことも可能で、リモートなどから会議を行うこともできるようになります。
ビジネスコミュニケーションを担うチャットツールを他の業務システムと連携させることによって、たとえばこんなユースケースが想定されます。
たとえば、SFAに登録された商談情報や、CRMに登録された顧客情報などをビジネスチャットに通知するケースが考えられます。情報が更新されたことをリアルタイムに確認できるため、業務のスピード化につながるほか、日報への記入状況がチャットツールで通知されることにより、商談報告などが効率化できる。
稟議書決裁など、ワークフローにチャットツールを組み込むことにより、決裁が下りたらビジネスチャットに通知されることで、決裁が今、誰のとこにあり、どのようなステータスにあるのか、関係者でわかるようになります。
Googleスプレッドシートなど、クラウド上のアプリケーションを使ってアンケートの作成、集計を行ったり、文書ファイルを共同編集したりするケースなどで、更新情報をビジネスチャットに通知することで、チームでのコラボレーションの効率化や、「更新されたかどうかわからない」「見逃す」といったミスの低減につながる効果が期待されます。
しかし、チャットツールとさまざまな業務をシステム連携するにも、それぞれのシステムが独立しており、データが散在していて難しい課題も顕在化しています。
チャットツールの中には、他システムとの連携機能を標準で装備しているものもありますが、そうでない場合、課題解決のためには、システム連携のためのプログラムを別途開発する必要があり、相当のコストや時間を要するのです。
こうした状況を改善するためには、ノーコードで様々なシステムのデータ連携を可能にする「ASTERIA Warp」のような自動化ツールの活用がオススメです。
「ASTERIA Warp」は、特定の業務システムのデータ連携をノーコードで容易に行うことができるようにパッケージされたものです。
基幹業務システムや、各種業務アプリケーションなど、100種類以上のデータソース間の複雑な連携やデータ変換をノーコード&高速開発で実現することができます。
さらに、専用のアダプター機能を利用することで、特定のチャットツールとの連携をスピーディに、スムーズに実現することができます。
たとえば、「Slackアダプター」を利用することで、社内システムやクラウドサービス上のデータを定期的に取得し、Slackに投稿することができます。さらに、オープンデータを利用することで、気象データや自治体などの公開情報を取得し投稿することも可能で、Slack上での情報共有がよりシームレスに実現できます。
また、「LINEアダプター」は、LINE公式アカウントと連携し、LINE公式アカウント（旧LINE@）に友達登録されているLINEユーザーにメッセージを送信できるものです。
そして、「Microsoft Teams連携アダプター」を利用することで、Microsoft Teamsから指定したチャットツールへメッセージを投稿することができます。メッセージはテキストまたはHTML形式で作成し、メッセージの重要度設定やチーム内のメンバーにメンションをつけることも可能です。
実際に、連携アダプターを活用するユースケースとしては次のようなものがあります。
たとえば、マーケティング部の業務効率化という観点では、Google Analyticsから記事のページビュー数を取得し、ランキング集計を行ったのち、その結果をSlackを通じて社内共有する業務を自動化するケースが考えられます。
Google AnalyticsとSlackをASTERIA Warpでノーコード連携し、
といった一連のプロセスが自動化できるのです。
また、オープンデータの活用事例としては、気象庁の防災サイトで発信されている地震の発生情報を取得し、ASTERIA Warpを活用してSlackと連携。Slack上に地震の発生情報を通知するとともに、Slackのリアクション機能を使って安否確認を行う仕組みを自動化する活用例などがあります。
メールに代わり、ビジネスコミュニケーションの中心を担いつつあるチャットツール。
「ASTERIA Warp」により、さまざまな業務システムとチャットツールを連携することで、通知の自動化による業務効率化、コミュニケーションやコラボレーション活性化による業務変革に活用してみてはいかがでしょうか。
ASTERIA Warp製品の技術情報やTips、また情報交換の場として「ADNフォーラム」をご用意しています。
ASTERIA Warpデベロッパー同士をつなげ、技術情報の共有やちょっとしたASTERIA Warpの疑問解決の場とすることを目的としたコミュニティです。
