Excelとkintone連携による業務効率化
連携をさらにスムーズに進める「ノーコード」とは

手軽だからこその「Excel業務」の課題

オフィスソフトとして定番のMicrosoft Excel。帳票作成やデータ分析、プロセス管理など、その活用方法は多岐にわたり、業種業界を問わず誰でも簡単に使える手軽さから多くの企業で多様な業務に活用されています。

Excel業務の課題

しかし、一方で非効率な点も指摘されています。たとえば、「データ収集・集計作業に時間がかかる」「マクロで作成された処理が属人化してしまう」「手作業での転記作業が発生する」といった課題です。

Excelをやめられないケース

こうした課題にも関わらず、なかなかExcelをやめることができないケースというのもあります。たとえば以下のようなケースです。

（1）Excelは情報入力がしやすい

Excelは使い慣れた操作性に加え、セル単位で帳票を自由に設計可能です。関数やさまざまな入力補助機能を備えており、こうした自由度から、Excel利用をやめられないケースがあります。

（2）環境設定不要でデータ共有が行える

Excelは多くの企業で利用されているため、取引先などとデータ共有する際に環境設定などの手間が不要で容易に行える点から、Excel利用をやめることができないケースがあります。

Excelとkintone連携のメリットとは

kintone（キントーン）連携による課題解決

こうした事情から、いきなりExcelの利用を完全にやめてしまうのではなく、Excelが苦手とする部分だけ別のツールを活用するなどして自動化することがExcel業務の効率化には有効です。

そして、Excel業務の移行（連携）先の一つが、サイボウズが提供するkintone（キントーン）です。クラウド上で提供され、データ共有や業務プロセス管理、データに紐づいたコミュニケーションなどが行なえます。

kintoneでExcelファイルを読み込めば、Webブラウザ上で編集・共有・管理ができるので、Excelで作成、管理している帳票データをkintoneに移行することも可能です。、また、kintoneで編集したファイルをExcelで出力することも可能です。

kintone連携のメリット

これらのメリットをまとめると次のとおりとなります。

（1）様々なExcelファイルを連携、管理できる

kintoneでExcelファイルを読み込めば、kintone上で様々なデータを一元管理できます。また、コミュニケーション機能を備え、kintone上で複数メンバーがコミュニケーションを取りながら編集・共有・管理することもできるので、業務効率化に貢献できます。

（2）フォーマットが標準化できる

作成したフォーマットを共有することで、Excelファイルにありがちな「部署や担当者ごとにフォーマットがバラバラ」といった課題を解決できます。

（3）変更履歴が残り、データを復元できる

kintoneは標準機能でデータの変更履歴が残るため、「誰が、いつ、どのデータをどのように変更したか」が記録され、また、変更前の状態に復元するとも可能です。

Excelとkintoneの連携方法とは

Excelとkintoneを連携させるには、大きく「手動で連携」「連携サービスの利用」の2つがあります。

手動での連携

kintoneでは、ExcelやCSV形式のファイルからそのままアプリを作成することも、Excelデータをkintoneアプリに一括で取り込むこともできるため、これらの機能を活用して、手動で両者を連携することができます。

kintoneで活用できるExcel連携サービスを利用する

サイボウズのパートナーから提供されるさまざまなExcel連携プラグインやサービスを利用する方法です。代表的なものには「Excel Add-In for kintone」、「楽々Excel連携ツール」、「Smart at tools for kintone Excel 入力」などがあります。

「ノーコード」のデータ連携ツールの活用が有効

しかし、Excel連携サービスの利用に際しては注意すべきポイントもあります。たとえば、連携サービスは有料サービスのため、「利用規模が大きくなるとコストがかさみやすい」という問題があります。

また、高度な連携を行うには専門的なIT知識を要するケースがあることにも注意が必要です。外部に開発を委託する場合、必要なコストや時間も検討しなければなりません。

ノーコードツールの活用がオススメ

こうした課題を解決するのに有効なのが「ノーコード」のデータ連携ツールの活用です。ノーコードでのデータ連携ツール「ASTERIA Warp」は、異なるシステムやサービス間のデータ連携をノーコードで行うことができるツールで、基幹業務システムや、各種業務アプリケーション、クラウドサービスなど、100種類以上のデータソース間の複雑な連携やデータ変換を実現することができ、月額3万円から利用が可能です。

また、ノーコードなので、プログラミングの専門知識がなくてもデータ抽出、加工、集計、システムへの登録などを自動化できます。業務部門の担当者自らが柔軟に開発可能で、処理が可視化されて理解しやすいため、処理のブラックボックス化・属人化を防ぐ効果も期待できます。

特徴的なデータ連携を行うための処理フロー開発は、様々な形式のデータフォーマットや連携先のシステム、プロトコルに対応した各部品（コンポーネント）が用意されており、そのアイコンを画面上に配置することで実現するものです。

さらに、kintoneアダプターを利用すれば、データ連携の一連の流れをGUIベースの専用画面から簡単に行えるため、kintoneで入力されたデータを、既存の業務システムやデータベースに簡単につなぐことも可能です。

また一から開発する手間を失くすための機能として、kintoneアプリのデータを定型のExcelファイルに出力するフローテンプレートなども用意されています。

Excelマクロの開発をノーコードで内製化した事例も

たとえば、オンデマンド印刷を中心としたサービスを提供する株式会社ワコーでは、受注した印刷物の仕様チェックや印刷データの加工などの対応に、Excelマクロ（VBA）による自動化処理を開発しましたが、内製での作成に課題を抱えていました。

そこで「ASTERIA Warp Core」を導入し、ノーコード開発とすることで業務部門の内製で自動化を実現。作業時間を7割削減することができました、また、Slackやkintoneなど周辺サービスとの連携も容易で、これらのクラウドサービスの利用拡大によるさらなる自動化、業務効率化にも貢献しています。

事例の詳細はこちらをご覧ください。

まとめ

「ASTERIA Warp」を活用することで、Excelとkintoneの連携を容易に、内製化で行うことが可能になります。これにより、Excel業務の効率化だけでなく、既存の業務システムとの連携も可能になります。

Excelを上手に活用しながら、Excel業務のさらなる自動化、業務効率化を実現してみてはいかがでしょうか。

参考資料