「レポート作成の自動化」はノーコードが効果的！ さらなる業務効率化を実現するポイントとは

レポート作成にまつわる3つの課題

ビジネス活動におけるデータ分析とレポート作成は重要な業務です。データを可視化し、各部署、担当者と共有しながら指標に対する進捗を管理するためのレポート作成ですが、最近のビジネス活動に伴うデータ量の増大によって次のような課題が指摘されています。

手作業による作成の手間・負担が大きい

たとえば、Microsoft ExcelやPowerPointなどを使い、手作業でレポートを作成することによる作業負荷の高さという課題です。

レポート作成のために、社内各所に散在するデータを手動で収集、集計し、グラフや図などを使って視覚化する作業は、多くの時間と労力を要します。また、手動で複数のファイルを使い複数の工程を行うことにはミスがつきもので、そのチェックが大変であることや、作業の巻き戻しによって多くの時間・労力がかかる可能性もあります。

リアルタイム性に欠ける

手作業によるレポート作成では、データソースが更新されるたびに集計、反映する必要があるため、手作業で常に最新の状態に保つことが難しいという課題があります。そのため、レポートの内容とデータの最新の状況に時間差が生まれることになります。

作成業務が属人化しやすい

担当者ごとに使用するアプリケーションやフォーマットが異なり、業務が属人化しやすい課題があります。統一したフォーマットがなく、レポートの内容にもばらつきが生じる可能性もあります。

レポート作成自動化の3つのメリット

レポート作成を自動化することで、次のようなメリットが考えられます。

工数を削減してコア業務にリソース配分できる

レポート作成を自動化することで、それ以外のコア業務に注力できるようになります。クライアントとのコミュニケーションや、スキルアップのために時間に使うことも可能になります。

人的ミスを減らせる

手作業で作成していたレポートにはどうしても人的なミスが発生するため、チェックや修正に工数がかかり、業務負荷が増大していました。自動化によりミスが無くなることで、その手間や時間を削減することができます。

属人的な業務を標準化できる

レポート作成を自動化すると、作成手段やフォーマットが統一され、属人化をなくすことができます。標準化による業務効率化の効果が期待できます。

レポート作成を自動化する方法

レポート作成を自動化するには、大きく以下の2つの方法があります。

Excelなどの表計算ソフトに備わる自動化機能を使う

Excelにはレポートを自動作成する機能が備わっており、これらを上手に活用することでレポート作成時間を削減することが可能です。ただし、機能の有効活用には、ある程度の知識が必要です。

レポーティングツールを使う

専門知識がなくても簡単にレポート作成を自動化できるレポーティングツールの利用も有効です。属人的な業務を標準化する効果も期待できます。

たとえば、視覚化機能とレポート機能を備えたBI（Business Intelligence：ビジネス・インテリジェンス）ツールの一つに「Tableau」（タブロー）があります。BIツールは、膨大なデータを収集・分析・加工し、経営戦略のための意志決定を支援するツールで、Tableauは、強力な視覚化エンジンと使いやすいインターフェイスにより、データをスピーディにチャートやレポート、ダッシュボードに変換できます。

ノーコードでデータ連携を実現

さらに、ノーコードのデータ連携ツールを利用することで、社内の様々な業務システムとレポーティングツールの連携をスピーディに実現することができます。

「ASTERIA Warp」は、データ連携をノーコードで行うことができ、基幹業務システムや、各種業務アプリケーション、クラウドサービスなど、100種類以上のデータソース間の複雑な連携やデータ変換をノーコード&高速開発で実現可能です。

また、連携先のシステムに応じた開発が不要で、特定のBIツールなどとの連携をさらにスピーディに、スムーズに行うことができる専用のアダプター機能が用意されています。

たとえば、「Tableauアダプター」は、BIツール「Tableau」のデータ抽出ファイル（.tdeファイル）の作成と、Tableauサーバー、Tableau Onlineへのパブリッシュを行うことができるアダプターです。分析データを自動作成したり、複数ソースのデータをまとめたりすることで、分析効率を向上させるだけでなく、分析結果の迅速な共有にも対応します。

ASTERIA Warpを用いた2つの業務効率化事例

たとえば、一般社団法人日本自動車販売協会連合会 東京都支部では、基幹システムの刷新を機に、Excelマクロ（VBA）を用いた統計データ生成作業による属人化に以前から課題を感じていたため、「ASTERIA Warp」に刷新しました。

さらに、社内で活用しているkintoneとも連携させ、基幹業務システムから1ステップで簡単に統計データを自動生成する仕組みを構築しました。

この他にも、税金納付書ファイルを会員企業に自動メール送信する仕組みなど、kintoneとASTERIA Warpを組み合わせてさまざまな業務自動化を推進しています。

また、某IT系企業では、商流や課金方式の異なる様々な製品やサービスを取り扱うため、製品ごとの計数管理に加え、パートナーからの売上報告の集計や、価格表改定の連絡などExcelとメールを駆使した多数の細かい業務を行っていました。

これらを「ASTERIA Warp」を使い自動化、レポート作成業務を自動化することにより、売上予測値などの必要なデータを即時にレポート出力でき、データ有効活用が可能になりました。

まとめ

レポート作成の自動化によって、作成業務の手間と時間を削減でき、人的ミスを減らし、企業のコア業務に人的リソースを割くことができるようになります。

そして、自動化のメリットを最大化するためには、レポーティングツールとデータ連携ツールを組み合わせることが有効です。ノーコードのデータ連携ツールにより、業務のさらなる効率化、業務改善を進めてみてはいかがでしょうか。

参考資料&動画