「人事データをもっと活用したい」と考えているものの、分析するために必要なデータが社内に散在しておりアクセスも難しい。そのような状況に頭を悩ませている人事担当者様も多くいらっしゃるのではないでしょうか。本記事では、データ連携の基本的な知識から、人事データを一元管理するメリットや効率的なデータ連携方法、自社に適したツールを選定するポイントについて詳しくご紹介します。
また、「社内データの連携を検討している」「データ連携に興味がある」というご担当者様向けに、以下の資料で分かりやすくデータ連携の必要性や基礎をまとめていますので、併せてご一読ください。
目次
企業が取り扱う人事データは、用途に合わせてクラウドサービスやデータベース、さまざまな形式のファイルなどで管理されています。社内のシステムやファイルに散在している人事データを連携すると、スムーズな分析・活用が可能となり、組織全体のパフォーマンス向上に直結します。
まずは、人事データを連携することの具体的なメリットをご紹介します。
システム間で人事データが一致しないと、情報に矛盾が生じてしまいます。
例えば、Aシステムでは従業員が退職しているにも関わらず、Bシステムではまだ在籍中と記録されているケースを考えてみましょう。在籍していない従業員に給与や健康保険などが誤って支払われてしまうかもしれません。財務上の損失だけでなく、法的な問題を引き起こす可能性もあります。
人事データを連携することで、このような整合性の問題を解消することが出来ます。
人事データをいくつも組み合わせることにより、より深い洞察が得られます。
例えば、従業員のパフォーマンスデータと研修履歴を組み合わせて分析することで、どの研修が効果的であったかの判断が可能です。高い効果を示した研修プログラムを重点的に実施することで、従業員全体のパフォーマンス向上につながるといった効果を期待することができます。
人事データの複合的な分析を行うことで、より戦略的かつ効果的な人材育成が期待出来るのです。
多くの企業では、データが社内システムやファイル（Excel・PDF）、クラウドサービスなど複数の場所に保存されており、どこに何があるのかを把握しておくのも大変です。こうした状況では、データの整合性を維持することも困難で、結果としてビジネスの迅速な意思決定が妨げられることがあります。
データ連携を行うことで、データが一か所に集約されるため、情報を探す時間が大幅に短縮されます。さらにデータの更新があった場合にはすぐに他のシステムにも反映され、情報の一貫性が保たれます。
データを手作業で入力する場合、誤入力や抜け漏れのリスクが伴います。特に人事データのミスは適切な人材配置や人事評価、採用計画などに悪影響を及ぼす可能性が高く、担当者には負担とストレスが大きくかかります。
しかし、データをシステム化し自動連携を行うことで、リスクを大幅に減少させることができます。例えばデータの入力や更新を自動で行うように設定することで、誤った情報の入力やタイピングミスがなくなり、常に最新のデータが正確に記録されるようになります。
データ連携を行う主な方法は「スクラッチ開発」と「データ連携ツール」の2種類です。それぞれの特徴を簡単にご紹介します。
スクラッチ開発とは、ゼロからシステムを開発する方法です。メリットは、自由度がきわめて高い点です。企業は細部にわたりシステムをカスタマイズでき、具体的な業務要件やプロセスに対応したシステムを構築することが可能です。
しかし、自社での開発には専門的な技術が求められ、設計から実装・運用に至るまでの工数も多くなります。外部の企業へ委託する場合も、システム要件の擦り合わせやエンジニアの人件費などで、期間・費用ともに大きな負担となるでしょう。
また、連携先のシステムやデータフォーマットが変更された場合には再開発が必要なため、迅速な対応が難しくなり、多くの費用が発生することもあります。
データ連携ツールとは、システム間のデータ処理に特化したツールです。プログラミングの専門知識が少ないユーザーでもシステムの追加や変更が容易で、開発・運用のコストを抑えることができます。
導入には初期費用がかかる場合もありますが、サブスクリプションモデルなどリーズナブルな選択肢も増えています。詳しくは次の章でご説明します。
データ連携ツールは、異なるシステム間でデータを効率的に管理するツールです。ここでは、データ連携ツールの主な機能と、ゼロからシステムを構築するスクラッチ開発との違いについてご説明します。
データ連携ツールは、異なるデータベースやファイル形式からデータを取得し、更新や登録を行う便利な機能を備えています。データを加工・変換する機能もあり、自動実行機能を使えば定期的なデータ更新を手間なく実施できます。
また、プログラミングコードを書く必要のないノーコード開発環境を採用しているツールも多く、プログラミングスキルがなくてもデータ連携の設定を容易に行うことが可能です。
データ連携ツールを活用することでコストを抑えながらも、人事データの分析や活用を効率的に進めることができます。
スクラッチ開発は、データ連携のために必要なプログラムを一から設計し、コーディングからテストを経てシステムを構築します。
一方、データ連携ツールでは、アイコン選択やドラッグアンドドロップといったマウス操作で簡単に設定を完了させることができます。開発の工数が大幅に削減され、短期間かつ低コストでの開発が可能です。また、修正やメンテナンスも容易なため、チーム間の引継ぎもスムーズに行えるようになります。
人事データ連携ツールはいくつも存在しますが、ここでご紹介する5つのポイントを押さえることで、より自社に適したツールを選びやすくなります。
データ連携ツールを選定する際に最も重要なポイントは、現在利用している人事情報システムやデータベースとの互換性です。
また、将来的な変更や拡張を見越して、さまざまなシステムに対応可能なツールを選ぶことが望ましいです。連携できるシステムの種類が多いほど、システムが更新されたり、新たなシステムが導入されたりした場合でも、スムーズに対応することが可能になります。
データ連携ツールの開発方法も非常に重要です。
ノーコード開発であれば、プログラミングスキルがなくてもデータ連携の実装が可能です。従業員が自らデータ連携を設計し、運用できるようになると、導入後の運用がスムーズになります。
体験版が用意されているツールであれば、導入前に操作性や学習に必要な労力を確かめてみましょう。
データ連携ツールの選定時には、修正や不具合が発生した場合の対応のしやすさも重要なチェックポイントです。例えばエラー検出機能が備わっているツールなら、トラブルが発生したときに迅速に原因を特定し、対応することができます。
また、システムの柔軟性も評価の対象となります。変更が必要になった場合に迅速かつ柔軟に対応できれば、業務の中断を最小限に抑えることが可能です。
データ連携ツールは長期間使い続けることになるため、全体的なコストを考慮する必要があります。
ツールやプランによって費用は大きく変わるため、初期費用・開発費用・保守費用などを確認しましょう。料金体系が明確か、サブスクリプションモデルでコストを抑えられるプランがあるか、必要な機能を適正な価格で提供しているかを確認しましょう。
実績が豊富なツールは信頼性が高く、成功事例を参考に導入計画を立てやすくなります。
特に、自社と似たような課題を持つ企業での実績があれば、自社の要件に合っているかを判断するのに役立ちます。
データ連携ツールを選ぶ際には信頼性や実績が重要です。「ASTERIA Warp」は、そのどちらも兼ね備えており、多くの企業から支持されています。
ここでは、17年連続でシェアNo.1であるASTERIA Warpの特長と成功事例をご紹介します。ASTERIA Warpの詳細については以下もあわせてご覧ください。
ASTERIA Warpは、その使いやすさと柔軟性によって多くの企業から選ばれています。主な特長は以下の通りです。
「データ連携ツールを利用するのは初めて」「プログラミング知識がない」という人事担当者様も、自社のシステムに合わせたデータ連携ツールを簡単に開発・運用することができます。
人事データの分析・活用を検討している方は、まずはASTERIA Warpの事例を確認してみてはいかがでしょうか。
ウイングアーク１ｓｔ株式会社様は、現場のマネジメント支援や従業員のキャリア形成を支援するために、人事領域での積極的なデータ活用を検討していました。
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さらに、月次処理では在籍従業員のデータ更新を自動で反映し、約250時間かかっていた作業も1時間に短縮することに成功しています。
事例の詳細は以下の記事からご覧いただけます。
また以下の資料では、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」とASTERIA Warpを組み合わせることで、人事労務領域の効率化を実現した4社の事例をご紹介しています。
本記事では、人事データを分析し活用するためのシステム間データ連携について、メリットや方法などを詳しくご紹介しました。散在するデータをツールで一元化することで、人事部門のみならず、企業全体の生産性を向上させることができるため、人事データの効率化を検討されてみてはいかがしょうか。
ASTERIA Warpでは無料体験もご用意していますので、「データ連携ツール選びに迷っている」というご担当者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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