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経理や人事、総務といったバックオフィス部門でも業務変革の重要性が認識され、多くの企業がDXに取り組んでいます。バックオフィスには人事、給与、会計といった基幹業務システムが導入されており、周辺業務についてはそれぞれの部門において効率的な業務の進め方がなされているのが一般的です。
経理業務を効率化するための方法については以下の記事で詳しく解説していますので、本記事と併せてご一読ください。
たとえば、代表的な会計業務にスポットを当ててみると、関数を駆使するだけで簡単に集計、グラフ化が可能なMicrosoft Excelが、利用ユーザーの多さもあって周辺業務を処理するツールとして広く利用されているのが現状でしょう。そして、業務改革を進める際に、こうした「会計業務におけるExcel管理」による業務課題が顕在化しているのです。
たとえば、Excel内のデータを別システムへ投入する際、手作業ではケアレスミスが発生する可能性があり、そこからエラーが誘引され正しい結果が得られなくなるというリスクが生じます。
こうしたリスクに対応するため、Excelのマクロ機能を駆使して特定の処理を自動化したり、シートに数式を簡単に組み込んだりすることが可能です。しかし、仕様書や設計書が作成されないことも多く、マクロや数式を組み込んだ本人でないと機能の改修が難しくなるブラックボックス化の問題があります。
そのため、Excelシートを制作した担当者がいなくなってしまうと、誰もそのシートを改修することができなくなってしまうのです。
さらに、Excelを用いた業務改革の場合、他部署で使用しているExcelのバージョンが異なることに起因するエラーも、避けて通ることができない問題です。
Excelそのものは業務アプリケーションとして広く普及する便利なツールという側面があります。そこで、Excelを適材適所でうまく活用しつつ、上述したような問題を解決するようなアプローチが求められるのです。
また、IT化やクラウド活用が進んだことで、業務ごとに社内外にシステムが散在し、それらを業務に応じて使い分けることで生じる「サイロ化」問題もあります。たとえば、営業部門と経理部門で利用しているシステムのデータが連携しておらず、データの分断が起きているため非効率な業務フローになっている問題です。
システムが連携していないため、異なるシステムへの入力、二重三重の転記作業を手作業で行わなければならず、時間がかかるだけでなく、ミスが生じるリスクがあります。さらに、システムごとに入力した情報が一致せず、確認に手間がかかるといった課題もあります。
データのサイロ化についての詳細は以下の記事で詳しく解説しています。
市場には数多くのデータ連携ツールが存在するため、自社に適したツールを選定することが大切です。
選定ポイントはいくつかありますが、特に重要なのはシステムの対応範囲・コストパフォーマンス、そして操作性です。
幅広い製品に対応し、低価格で導入が容易なツールがあれば、スムーズに会計業務の効率化を進めることが可能になります。
ここからはデータ連携ツールを選ぶポイントと、注意しておきたい点をご紹介します。
データ連携ツールを選ぶ際には、連携したいシステムとの互換性は非常に重要です。現在使用している会計ソフトウェアや管理システムと互換性がなければ、ツールがいかに優れた機能を持っていても実際の業務には導入することが出来ません。
この点を見落としてしまうと、結局Excelに依存したままで、時間とコストの無駄につながりかねません。
また、今後のビジネス展開やシステム変更に柔軟に対応するために、幅広い製品と連携するツールを選ぶことが望ましいです。対応可能なシステムの範囲が広いほど、新技術や新サービスへも問題なく移行することが出来、将来的に大きなメリットとなります。
データ連携ツールを比較する場合、導入時にかかる初期費用だけでなく、継続して使用するための月額費用やオプション費用も確認しましょう。
別途費用が発生する可能性も考慮に入れておくことも大切です。たとえば、追加機能やサポートを必要とする場合の費用は、予算計画において見落としがちです。
特に、中小企業やスタートアップにとっては継続的なコスト管理が重要です。データ連携ツールの導入経験がない場合は、スモールスタートで始めることで、長期的な運用でも負担が少なく、業務効率化と経済的なバランスを保つことが可能になります。
もし操作性が複雑で学習が必要なツールを選んでしまうと、使いこなすまでの時間が長くなり、その間に効率が落ちてしまう恐れがあります。
そのため、担当者のITスキルに関係なく、誰もが簡単に使いこなせるインターフェースになっているかを確認してください。たとえば、ドラッグ＆ドロップを利用したノーコードの操作方式は学習コストを大幅に削減し、業務の効率化に直結します。
複雑な設定やプログラミング知識が不要であれば、メンバー全員がストレスなく使えるため、新しいツールへの移行がスムーズに行われるでしょう。
ツールを導入する前にデモを試して、操作が直感的で理解しやすいかどうかを確かめることを推奨します。
このような、会計業務の課題を解決するのに役立つのが、ノーコードでデータ連携を可能にする「 ASTERIA Warp Core」のような自動化ツールです。
「ASTERIA Warp Core」は、データ連携をノーコードで行うことができるデータ連携ツール「ASTERIA Warp」の機能を厳選し、特定の業務を容易に自動化できるようパッケージされたものです。たとえば、Excelのマクロ機能を使って行う処理を「ASTERIA Warp Core」側の関数を使って実行することにより、どんな処理をしているのかが簡単に可視化でき、Excelのマクロ機能を利用する必要もなく、バージョン差異によるエラーも防ぐことができます。また、専用の「Excelアダプター」を利用することで、Excel上のデータの入出力が容易に自動化でき、上述したような手作業での入力ミスなどをなくすことが可能になります。
さらに、専用のアダプター機能を利用することで、特定の会計ソフトとの連携をスピーディに、スムーズに実現することができるのです。
たとえば、企業でよく利用されている、日常の伝票入力で簡単に元帳・試算表・決算書の作成が可能なPCA会計DXとの連携をシームレスに実現する「PCA会計DXアダプター」や、マネーフォワード クラウド経費との連携を実現する「MFクラウド経費アダプター」を活用することにより、経費精算サービス単体では実現できなかった会計システムとの仕訳データ連携や、人事システムとのマスター連携及び給与システムとの経費データ連携を容易に実現でき、会計業務の自動化に寄与します。
たとえば、「PCAクラウド」との連携を例にあげてみましょう。ASTERIA Warp Coreには、会計ソフト「PCA会計DX」、販売・仕入・在庫管理のソフト「PCA商魂・商管DX」との連携アダプターが用意されています。
これらのアダプターは、複雑なAPIの実装が不要で、さらに個別開発や高価なツールは必要なく、ノーコードで各種業務システムと連携が可能になります。
これにより「CSVファイルから仕訳伝票データを取得し、PCA会計DXへ登録する」「PCA商魂・商管DXから振替伝票データを取得し、CSVファイルへ書き込む」といった、複数のツール、システムをまたいだ処理を自動化する仕組みが、GUIベースの直感的な操作で構築することができます。
さらに、これらのアダプターはデータベース連携と同等のSQLを利用して連携することが可能で、またGUI上で入出力項目をクリックするだけでSQLを自動生成する支援機能も備えています。
PCA会計DXアダプターの詳細はこちら
実際に、「ASTERIA Warp Core」を活用して業務の自動化を実現した企業もあります。
たとえば、東建コーポレーションでは、運用する基幹システムと業務支援システムの連携ツールが保守切れを迎え、新たな連携方法を模索していました。人事・組織情報や物件情報などの基本情報は基幹システムから取得すると同時に、業務支援システムに登録・更新されたデータの一部は基幹システムへ反映されます。
両システムで扱うデータは件数が多く、重要なデータであるため、安心・安全に連携可能なツールとして「ASTERIA Warp Core」が採用され、機能・開発工数は従来のまま、ランニングコストを約4割削減。約130にも及ぶ連携処理を内製で構築。開発時、解決に時間のかかるエラーはなく、スムーズに導入することができました。
また、日本全国のホテル・旅館・スキー場に特化した人材サービス「リゾートバイトダイブ」などを手がけるダイブでは、登録している派遣スタッフの管理や求人情報など様々なデータを複数システムで管理をしていたため、マスターデータが散在しており、それらの一元管理にサイボウズの「kintone」を採用しました。
さらに、kintoneと会計システムなどの周辺システムを自動連携する必要があったため、「ASTERIA Warp Core」を導入。複数システムへの多重入力が不要になるとともに人為的なミスもなくなったため、データの整合性が担保できるようになりました。
また、kintoneと周辺システムがシームレスに連携され、処理の修正や項目変更なども内製で対応できる柔軟なシステムを構築することができました。
会計業務をはじめとする、バックオフィス部門の「データ」に関する課題を解決するための仕組みとして、「ASTERIA Warp Core」が役立つことを紹介しました。
月々3万円から利用でき、さらに会計ソフトとのシームレスな連携を可能にする「PCA会計DXアダプター」「MFクラウド経費アダプター」などを活用すれば、APIの実装が不要で、ノーコードで会計ソフトと各種業務システムとの連携が可能です。
「ASTERIA Warp」をはじめとするノーコードのデータ連携ツールの活用により、バックオフィス部門の業務改革、業務効率化をぜひ実現してみてはいかがでしょうか。
8つの事例から紐解く！Excel定型業務の自動化で実現する業務”効率化”と企業競争力”強化”
昨今、時短やスマートワークが推奨され労働時間が制約される一方で、激しく変化するビジネス環境への適応に企業のさらなるスピード力、行動力が求められます。
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PM・SE・マーケティングなど多彩なバックグラウンドを持つ「データ連携」のプロフェッショナルが、専門領域を超えたチームワークで「データ活用」や「業務の自動化・効率化」をテーマにノウハウやWarp活用法などのお役立ち情報を発信していきます。
ASTERIA Warp製品の技術情報やTips、また情報交換の場として「ADNフォーラム」をご用意しています。
アステリア製品デベロッパー同士をつなげ、技術情報の共有やちょっとしたの疑問解決の場とすることを目的としたコミュニティです。
