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働き方改革にも欠かせない「請求書処理」の効率化、自動化のポイント

Financial Invoice

請求書処理とは

請求書処理とは、ビジネス活動を通じて企業が製品やサービスを販売した際に、購入者から代金を回収するための請求書を処理することです。

請求書の処理には、取引の証明として請求書を発行する業務と、取引先が発行する請求書を受領する業務の大きく2つがあります。

請求書発行業務とは

自社が販売者側の立場で、請求書を発行する業務には、次のような請求情報確定、購入者である取引先への請求書発行、期日に入金確認を行うという一連の業務があります。

  • 請求金額の算出、確定
  • 請求書発行・送付
  • 入金確認
  • 取引情報の記帳(会計ソフト等への入力)

請求書受領業務とは

ビジネス活動の中では、仕入れなどで自社が購入者の立場になることもあります。請求書受領業務は、購入先である取引先から受領した請求書をもとに支払い処理を行う次のような一連の業務のことです。

  • 請求内容の確認
  • 支払日・支払先の確認
  • 支払い処理
  • 取引情報への記帳(会計ソフト等への入力)

請求書処理における課題

では、請求書処理にはどのような課題があるでしょうか。

請求書発行業務で直面する課題

(1)請求書発行にかかるコスト

企業間取引では多くの場合、紙の請求書を送付し処理しています。請求書発行には作成から封入、発送までの業務に時間と手間(人的コスト)がかかっています。また紙の印刷コストや郵送にかかるコストも無視できません。取引先や案件数が増えれば、それに応じて請求書発行も増えるため、繁忙期はさらにコストがかかることが考えられます。

(2)計算ミスが発生しやすい

紙ベースの作業では、入力から封入、郵送に至る一連の業務で人的ミスが発生するリスクがあります。誤送付があった場合は、情報漏えいや場合によっては企業の信用にかかわる大きな問題になりえます。取引企業数が増加した場合、人的ミスのリスクはさらに高まることが考えられます。

(3)請求書の保管・管理コスト

紙の請求書は、保管する場所が必要です。請求書の保管期間は法令等で定められており、取引企業数の増加に比例して、保管場所の確保や管理などにコストがかかります。

請求書受領業務で直面する課題

(1)データ入力等の負担

紙による郵送やメール添付のPDFファイルなど、さまざまな様式で送られてくる請求書内容をデータ化し、取引を起票します。請求書内容の確認と会計システムへの入力にかかる負担は大きく、ミスが起こるリスクもあります。

(2)承認プロセスの問題

請求書を紙で発行する企業は多く、請求処理のためだけに経理担当者が出社し、テレワークなど多様な働き方に対応できない場合があります。また、支払いの承認に至るプロセスが紙ベースの場合、承認者の不在時にプロセスが滞ってしまう問題もあります。

(3)保管・管理費の問題

紙の請求書を保管するためのスペース維持にかかる固定費も無視することができません。

請求書処理を効率化するためのポイント

上述したような問題を解決するための、効率化のポイントを考えてみたいと思います。

(1)ペーパーレス化

紙ベースの業務フローを改善しペーパーレス化を進めることで業務効率化を実現することができます。また、保管場所の確保にかかる問題もなくなる効果があります。ペーパーレス化には、電子化にかかる「電子帳簿保存法」などの法令に準拠することが必要です。

(2)承認プロセスの簡略化

ペーパーレス化と合わせて、支払い承認のプロセスを簡略化することも一つの方法です。ワークフローシステムなどを用い、承認者が電子的に承認を可能とすることで、不在時に承認プロセスが滞ることなく、業務効率化を実現することが可能です。

(3)請求書処理を自動化するツールやサービスの活用

請求書処理を自動化するツールやサービスの活用も効果的です。たとえば、「BtoBプラットフォーム 請求書」は、電子請求書のプラットフォームとして、「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」など、多彩な請求業務の電子データ化に対応可能なクラウドサービスです。

また、「楽楽明細」は、電子化した請求書などの帳票をアップロードするだけで、発行先に応じて「Web」「メール添付」「郵送」「FAX」のいずれかの方法で発行するため、印刷や封入作業を削減可能なWeb帳票発行システムです。

請求書処理のさらなる自動化を実現するデータ連携ツール

さらに、ITツールの導入とあわせて、データ連携ツールによるシステム(サービス)連携を進めることで、さらなる自動化が可能になります。

たとえば「ASTERIA Warp」は、異なるシステムやサービス間のデータ連携をノーコードで行うことができます。基幹業務システムや、各種業務アプリケーションなど、100種類以上のデータソース間の複雑な連携やデータ変換をノーコードで実現することが可能です。

ASTERIA Warp

さらに、上述したような「BtoBプラットフォーム請求書」や「楽楽精算」などのツールをすでに導入している企業であれば、それらと既存の業務システム等との連携を容易にするフローテンプレートが用意されています。

ASTERIA Warpを活用して帳票管理を自動化した事例

ASTERIA Warpを活用して帳票管理をペーパーレス化、自動化した事例には大和物流株式会社の事例があります。

建築用資材や住宅用建材を中心に物流事業を展開する同社では、多数の協力運送会社に一部の運送業務を委託する際、交付する発注書を人手によるFAXで送信していたため、誤送信などの問題を抱えていました。そこで、ASTERIA Warpと「FAX送信サービス」を活用して、発注書交付の自動化を実現。誤送信をなくした上、担当者の業務負荷を軽減するなどの効果を得ました。

まとめ

請求処理業務は、重要であるがゆえに担当者の心理的な負荷も高く、また紙ベースの業務プロセスにはミスの発生リスクや保管場所の確保などさまざまな課題があります。

請求処理業務を効率化するために請求書発行システムや電子請求書のプラットフォームを導入する企業が増えていますが、ASTERIA Warpをはじめとするデータ連携ツールを活用することで、さらなる自動化、業務改革を実現してみてはいかがでしょうか。

参考資料



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