ASTERIA Warp導入事例:
大和物流

大和物流株式会社

ASTERIA Warpで業務プロセス改革
発注書交付の自動化で誤送信リスクをゼロに

[大和物流株式会社]

業種:
運輸業,郵便業
利用シーン:
受発注管理(EDI / WebEDI), 帳票処理
連携製品:
TransFax, メール

システム連携の簡単さを活かし「発注書交付システム」を新構築

建築用資材や住宅用建材を中心に物流事業を展開する大和物流。高度な物流ノウハウが同社の強みだ。同社では、多数の協力運送会社に一部の運送業務を委託しているが、その際、交付する発注書を人手によるFAXで送信しており、誤送信などのトラブルの原因となっていた。そこで、インフォテリアの「ASTERIA Warp」とトランザクトの「FAX送信サービス」を活用して、「発注書交付システム」を新たに構築。発注書交付を自動化したことで、誤送信をなくした上、担当者の業務負荷を軽減するなど、高い成果を上げている。

小林 哲也

大和物流株式会社
業務推進部 業務推進室
主任
小林 哲也氏

協力会社への発注処理
作業ミスによる誤送信などが問題に

 大和ハウスグループの一員として、住宅物流、建築・建材物流分野で50年以上の実績を持つ大和物流。最近では、培ったノウハウを武器に、顧客の物流機能全般を一括して請け負う3PL(3rd party logistics)事業に取り組むなど、物流のエキスパートとして幅広く活躍している。

 一方、物流サービスを支える業務プロセスには課題もあった。

 見積書、発注書、請求書といった書類のやり取りにFAXを利用している企業はまだ多い。同社も同様だ。同社では、全国に点在する約1600社の協力運送会社に運送業務の一部を委託している。その際、「下請法(下請代金支払遅延等防止法)」に従って、発注金額や支払い条件、品名、配送元住所および配送先住所、配送指定日時、使用車両(トン数)などを記載した発注書を、FAXを介して送付している。

 背景には、協力会社の多くがEDI(電子データ交換)や電子メールでの書類の送付に対応していないという理由がある。しかし、FAXによる送付は、基本的に人手で行うため、ボタンの押し間違い、送付漏れといった人為ミスのリスクが存在していた。

 「以前、私が勤務していた営業所でも、誤送信を防ぐための取り組みを行っていました。しかし、人手で行う限り、誤送信リスクをゼロにすることはできません。そのため、まれに誤送信が発生し、そのリカバーに手間と時間がかかってしまっていました」と同社 業務推進部業務推進室 主任の小林 哲也氏は話す。

 ほかにも、紙の発注書を見ただけでは送信済みと未送信の書類を区別できず管理が難しいこと、「下請法」に従って2年分の書類を保管するためのスペースなども大きな課題となっていたという。

小高 和

大和物流株式会社
情報システム部
係長
小高 和氏

使い勝手の良さを評価し
ASTERIA Warpで送信処理を自動化

 このような問題を解決するため、同社が検討してきたのが「発注書交付システム」の構築だ。「構築に当たっては、各営業所に設置されているFAX(複合機)のメモリの内容をイメージとして保存する方法、自前でFAXサーバーを構築して業務システムに接続する方法、あるいは外部FAXサービスの利用などを検討しましたが、最終的にインフォテリアの『ASTERIA Warp』を活用することに決めました」と同社 情報システム部 係長 小高和氏は言う。

 ASTERIA Warpは、システム連携を実現するEAIツール市場でシェアNo.1※を誇る製品。同社でも、荷主などから送られてくるCSVデータの変換を目的に2009年に導入していた。「ASTERIA Warpは、指定フォルダにファイルを置くだけで自動的にデータを変換してくれるなど、使い勝手が良く、当社には欠かせないツールとなっています。その仕組みを応用できないかと考えたのです」と同社 経理部 課長の中村 正博氏は述べる。

 具体的には、ASTERIA WarpはGUIによるフロー開発で、多様なデータの変換、受け渡し、システム連携を容易に実現する。例えば、処理を開始するための「トリガー機能」によって発注書のPDFファイルが指定フォルダに追加されたかどうかを自動監視。その後、データを変換・抽出する「マッピング処理」、およびデータを送信する「連携処理」によって指定したアドレスリストに従ってメール送信するといったフローを構成することができる。この仕組みを活用すれば、業務システムが出力する発注書PDFを指定の運送会社に自動的に送信できると考えたのだ。

中村 正博

大和物流株式会社
経理部
課長
中村 正博氏

誤送信を解消し業務効率も向上
コンプライアンス強化にもつながる

 同社は、ASTERIA Warpの自動処理に加え、トランザクト社の「FAX送信サービス」を組み合わせ「発注書交付システム」を構築した。FAX送信サービスは、クラウドサーバー宛てに電子メールを送信すると、添付ファイルを含むメールの内容をFAXで送信してくれるサービス。両者の組み合わせにより、現在は業務システムを介して発注書をASTERIA Warp内の指定フォルダにコピーすれば、自動的に協力運送会社にはFAXによって発注書が送付されるようになっている。

 現場の配車担当者は、当初は紙を使わなくなることへの不安もあったそうだが、すぐに慣れたという。導入当初は、月間およそ5000枚の発注書が発注書交付システムを経由して送付されたが、最近では、およそ1万6000枚の発注書が自動送信システムで送られるまでになっている。

 発注書交付システムの構築は、同社にさまざまなメリットをもたらした。

 まず、誤送信リスクがなくなり、FAX送信結果もASTERIA Warpから取得できるため、送信漏れリスクも低減した。「また、担当者の作業量が減り、残業時間が短くなったというデータもあります」と小林氏は続ける。

 さらに下請法で定められている発注書の保管に関しても、電子化によって今後はスペースが削減できる見込みだ。「ペーパレスによる資源の有効活用、コンプライアンスの観点からも書類の電子化、送信の自動化には大きなメリットがあると考えています」(中村氏)。

システム構成図

他業務へも同じ仕組みを展開
全社的な業務改善に取り組む

 今後、大和物流では全営業拠点に発注書交付システムを展開すると同時に、次の施策としてFAXから電子メールに交付方法を切り替えることを検討している。「協力会社の中で電子メールを利用可能なところには、発注書をメール添付で交付するように切り替えています。ASTERIA Warpは、送信先を簡単に定義でき、作業はトランザクト社のクラウドのメールアドレスが記載されている箇所を協力会社のアドレスに変えるだけ。再設定も簡単に行えます」と小高氏は言う。

 また、他の書類に今回の仕組みを応用することも検討している。「ドライバーに渡す依頼書や荷受先に提出する帳票類なども、現在は人手でFAX送信しています。将来はこうした書類についても電子化と自動化を進めて、業務の改善を図っていきたいと考えています」と小林氏は話す。

 ASTERIA Warpを活用し、古くから残っていた業務プロセスの改革に成功した大和物流。今回の成功により、同社の業務効率化計画はさらに加速しそうだ。

※ 株式会社テクノ・システム・リサーチ『2010-2011年 ソフトウェアマーケティング総覧』による

大和物流株式会社

大阪府大阪市西区阿波座一丁目5番16号

URL:http://www.daiwabutsuryu.co.jp/

1959年に大和ハウス工業株式会社の物流部門として発足。以来、住宅物流および建築・建材物流を中心にメーカー・流通物流、メンテナンス物流、エコロジー物流など、さまざまなロジスティクスサービスを展開している。全国7地区・55カ所 に営業拠点を構え、2012年3月期の売上高は406億円。

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