社内の請求書発行作業をゼロに！？＠Tovas連携で経理業務のコスト改善！

こんにちは！ナガタです。
今回は、コクヨ株式会社が提供する「@Tovas」と連携を行うテンプレートを紹介します。

@Tovas（あっととばす）は、請求書や納品書、注文書などの帳票を、あなたの代わりに「電子ファイル」「FAX」「郵送」でお届けする帳票配信クラウドサービスです。毎月行っていた手作業での郵送やFAX送信業務を劇的に効率化し、コスト削減を実現します。直感的な見た目で操作も簡単、ご利用中のシステムとも柔軟に連携できます。

そして、「@Tovas連携フローテンプレート」を使うと、@Tovasでのマスタ送信や取引先設定を基幹システムのデータとシームレスに連携することができるので、さらなる業務自動化・効率化が期待できます。
また、今回連携対象となるのは、マスタ情報をクラウド上で保有できる「@Tovas Master＋」です。

「@Tovas」連携フローテンプレートご紹介

@Tovas連携フローテンプレートは3種類！

• マスタ送信
• 一括マスタ送信
• 取引先マスタ管理

テンプレート広場からダウンロードし、さっそく使ってみましょう。

マスタ送信

このテンプレートでは、取引先ごとに指定した送信手段で送信する、マスタ送信を行います。

ログイン情報、送信する取引先情報、送信内容を設定し、「完了」ボタンをクリックするだけでフローが完成します！

フローを実行すると、設定した内容が送信されます。

送信履歴も確認できました。簡単！

一括マスタ送信

このテンプレートでは、送信用ファイルを内包したZipファイルを生成し、マスタ送信を一括で行います。まとめてマスタ送信する際はこちらのテンプレートが便利です！

認証設定と、階層グループIDを設定して、フローを生成！

同時にCSVファイルも生成されるので、そのファイルに送信情報を書き込みます。

生成するフローは2種類あり、まず送信ファイル生成処理を行う「ファイル生成」フローを実行します。
必要ファイルが生成されたら、次に「一括マスタ送信」フローを実行すると、ファイルをZipに圧縮し、アップロードします。これによりデータが一括送信されます。

あとはスケジューラーに登録すれば日次、週次、月次・・・自社にあわせたスケジュールで自動実行が可能に！

CSVファイルの入力作業もASTERIA Warpで自動化すれば、毎月の請求書送信業務がほとんどゼロになりますね。

取引先マスタ管理

このテンプレートでは、取引先マスタを更新または新規登録を行います。

認証情報を入力すると、フローが生成されます。

同時にCSVファイルも生成されるので、このファイルに取引先情報を書き込みます。
ヘッダ情報に沿って、会社名やメールアドレスなどの情報を入力していきます。
実行すると取引先データが新規登録または更新されます。

こちらも、ASTERIA Warp Coreで社内システムから取引先の差分情報を取得して必要なCSVファイルを生成するようにすれば、取引先マスタ管理を自動化できますね！

コクヨ株式会社　ご担当者様より一言
毎月増え続ける請求書の発行業務。「ASTERIA Warp Core」によって各システムと「＠Tovas Master ＋」の連携が簡単にでき、帳票配信の電子化や郵送のアウトソーシングを実現できるようになりました。

最後に

いかがでしたか？テンプレートを使えば、フロー開発せずに「@Tovas」と連携できました。ASTERIA Warp Coreを介して「@Tovas」とつながることで、帳票作成から取引先への帳票配信まで一連の業務を自動化することが可能になります。
毎月発生する手作業を効率化していきましょう！みなさんもぜひ活用してみてください。