多様な働き方にも対応するグループウェア活用、「Garoon連携」でさらなる効率化を実現するには?

GROUPWARE

DX実現にコラボレーション、コミュニケーション活性化は大きなテーマ

デジタル技術を活用し、ビジネスモデルや働き方を変革するDX(デジタルトランスフォーメーション)の実現が重要なテーマとなり、企業はさらなる競争力向上のため、これまで以上にコラボレーション、コミュニケーションを活性化させていくことが求められています。

新しい働き方にも対応する必要性が

ビジネスの拡大に伴い、組織も拡大し、組織内で情報を迅速に伝達、共有する必要性が高まっています。また、急速に変化するビジネス環境に対応し、新たなビジネス価値を創出していくために、これまで以上に組織におけるコミュニケーション、組織を超えたコラボレーションを活性化させていくことが重要なテーマとなっています。

一方で、新型コロナウィルスの感染拡大を契機にリモートワークをはじめとする「新たな働き方」が急速に浸透しています。ニューノーマルにおける新たな働き方に対応するために、たとえばリモートワークでも承認フローを円滑に運用することや、情報共有を支援する仕組み、リモート会議をはじめとするコミュニケーションシステムやネットワーク基盤の整備も大きな課題となっています。

グループウェアとは何か?

こうしたシステムを個別に導入していくのはコストがかかるうえ、IT部門の負担も大きくなります。そこで有効なのがグループウェアの導入です。

グループウェアとは、企業内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を促進するソフトウェアのこと。社内SNSやメール、スケジュール管理、ファイル共有機能など、チーム・部門・会社単位で日々の業務を共有、効率化する機能がパッケージされています。

主な機能は、「スケジュール管理」「プロジェクト管理」「ドキュメントや画像などのファイル共有」「会議室予約などの管理」「社内SNSや掲示板などのコミュニケーション機能」「ワークフロー機能」などで、グループウェア導入により、「メンバー間のコミュニケーション不足」「外出や出張中のメンバーとの情報共有」「承認フローに時間がかかる」「機密情報の安全な共有」といった課題解決が期待されます。

代表的なグループウェア製品(サービス)

代表的なグループウェアとして、Googleが提供する「Googleワークプレイス」やMicrosoftが提供する「Microsoft Office 365」、サイボウズが提供する「Garoon(ガルーン)」、ネオジャパンが提供する「desknet’s NEO(デスクネッツ ネオ)」などがあります。

また、提供形態は大きく自社が保有するサーバー上にインストールして利用する「オンプレミス型」と、インターネットを介して利用可能な「クラウド型」があります。

そして、代表的なツールの提供形態はそれぞれ「Googleワークプレイス」(クラウド)、「Microsoft Office 365」(クラウド)、「Garoon」(オンプレミス/クラウド)、「desknet’s NEO」(オンプレミス/クラウド)となっており、企業のビジネス課題に応じて最適なグループウェアを選択できるようになっています。

グループウェア導入後に顕在化する「データ」の課題

しかし、せっかくグループウェアを導入したのに、あまり利用されないといった課題も聞かれます。そうした課題の背景にあるのが「データ」にまつわる問題点です。

すなわち、データが社内の別々のシステムに点在し、バラバラに管理された結果、グループウェアにデータが蓄積されていない、あるいはグループウェア内で情報管理が完結しないといった状況が生まれているのです。

その結果、使い勝手が悪くあまり利用されなくなり、結果として社内に浸透せず、業務効率化、コラボレーションによる生産性向上につながらなくなってしまうのです。

グループウェアと他システムの連携を実現するには

このようなデータが社内に点在している状況を改善し、グループウェアの利便性を高めるためには、他システムとの連携が有効です。そして、様々なシステムを連携するには、ノーコードでデータ連携を可能にする「ASTERIA Warp Core」のような自動化ツールの活用がオススメです。

「ASTERIA Warp Core」は、データ連携をノーコードで行うことができるデータ連携ツール「ASTERIA Warp」の機能を厳選し、特定の業務を容易に自動化できるようパッケージされたものです。基幹業務システムや、各種業務アプリケーションなど、100種類以上のデータソース間の複雑な連携やデータ変換をノーコード&高速開発で実現することができます。

「Garoon」との連携アダプター

さらに、専用のアダプター機能を利用することで、特定のグループウェアとの連携をスピーディに、スムーズに実現することができます。

たとえば、「Garoonアダプター」は、サイボウズが提供するグループウェア「Garoon」と社内システム、SFA/CRM、その他クラウドサービス等とのデータ連携をASTERIA Warpを介してノーコードで実現することが可能です。

これにより、スケジュール情報やワークフローで申請、承認された情報をノーコードで他システムに連携するといったことが可能になります。これまでデータ連携に必要だった個別プログラム開発の工数を削減し、社内システムやクラウドサービスなど各システムで散在している情報の有効活用を行うことで、業務効率化を進めることが可能になるほか、リモートワークにも対応できるクラウド環境の構築も柔軟に対応することができます。

またGaroon連携テンプレートも用意されているので、やりたいことをすぐに実現することができます。

具体的な連携フロー

「Garoonアダプター」は、Garoon上の次の情報と連携する機能を備えます。

  • スケジュール
  • ワークフロー
  • 施設情報
  • 在席情報
  • 組織/ユーザー

また、RDB(リレーショナルデータベース)のようにSQLでデータを処理する手段も用意。たとえば、「Garoonのワークフローからデータを取得し、Web画面に表示する」「CSV形式のスケジュールデータをGaroonに登録する」といった処理をノーコードで作成することができます。

また、オンプレミス版(パッケージ版)の「Garoon」と、業務アプリが簡単に作れるサイボウズのクラウドサービス「kintone」との連携も、個別に連携システムを開発することなくノーコードで容易に連携が可能です。

これにより、「Garoonの営業活動スケジュールをkintone案件管理アプリに登録する」フローや、「kintone ToDoアプリのやることリストをGaroonスケジュールに登録する」フローを作成することが可能です。

Garoonと各種ツールの連携でさらなる業務効率化を

「Garoon連携アダプター」を活用すれば、複雑なAPIの実装が不要で、「Garoon」と各種システムとの連携がノーコードで可能となります。

グループウェア導入の効果を最大化するために、他システムとのデータ連携を進め、スケジュール連携やワークフロー、顧客情報の連携などを実現することで、さらなる業務効率化を実現してみてはいかがでしょうか。

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