改正電帳法で重要性高まる「帳票データ管理」 法対応と業務効率化を両立するポイントとは？

帳票（管理）とは

帳票データとは何か

企業活動を通じて作成する帳簿、伝票の総称である「帳票」。帳簿とは、たとえば、仕訳帳や総勘定元帳などのように、取引を通じて発生するお金の動きを記録することで経営状況を把握するものです。そして、伝票とは、主に入出金伝票や見積書、請求書などのように帳簿の内容を証明する役割を果たします。

そして、それぞれの帳票フォーマットに入力されたデータが帳票データです。

帳票データ管理とはなにか

帳票は、法人税法や会社法によって保存期間が定められており、たとえば法人税法では、帳簿の保存期間は原則7年間とされています（個人事業主は5年間）。また、会社法では10年間の保存が義務付けられています。

本来、帳票は「紙媒体での保存」が原則とされていますが、電子帳簿保存法の要件を満たすことで、電子データ（電磁的記録）として保存しておくことも可能です。そして、2022年1月の電子帳簿保存法改正に伴う要件緩和により、帳票の電子化を推進する企業は増えています。

帳票データ管理の課題

帳票を紙で扱う問題点については、必要なときに検索しづらいなどの「業務効率の低下」、保管スペースなどが必要になることによる「帳票管理の負担・工数の増加」、そして、「セキュリティ面の不安」「テレワーク対応の難しさ」などが挙げられます。

また、帳票作成には、業種・業界を問わず誰でも簡単に使える手軽さからMicrosoft Excelが利用されるケースがあります。しかし、Excelによる帳票作成、帳票データ管理には、データ収集・集計作業に時間がかかる、マクロで作成された処理が属人化してしまう、手作業での転記作業が発生する、といった問題点が指摘されています。

受発注業務などにおける、帳票データ管理の問題点やExcel業務のよくある課題については、こちらの記事にも詳しく紹介されています。

帳票データ管理を効率化する方法

上述した課題を解決するには、帳票の電子化（データ化）が有効です。

帳票を電子化（データ化）するメリット

帳票のデータ化によるメリットには、検索スピードが上がり、すぐに参照できることによる「業務効率化や生産性向上」、保管スペース不要などによる「コスト削減」、紙を参照する必要がなくなることで「テレワークなど働く場所の多様化が進む」、あるいは、「セキュリティ・ガバナンスの強化」「データ活用の促進」といったポイントが挙げられます。

帳票をデータ化する方法

そして、帳票をデータ化する方法には、大きく3つの方法があります。

（1）Excelなどで作成した帳票をPDF化

Excelなどで作成した帳票をPDFファイルとして出力します。メールやチャットツールなどを使って容易に共有、展開が可能になります。

（2）電子帳票システムを利用

帳票データの作成、送受信、管理など目的に応じて様々な製品があります。帳票のデータ化と電子帳簿保存法への対応を進めたい企業にとっては有力な選択肢となるでしょう。

（3）紙の帳票をスキャンして電子化

取引先などから受領した紙の帳票をスキャナー等でデータ化することです。OCR機能を利用することで、読み込んだ帳票をテキストデータとして扱うことも可能になります。

法対応と業務効率化の両立が必要

電子帳票システム導入のメリット

特に、電子帳票システムを導入することで、帳票のデータ化が進み、業務効率化や生産性向上、ペーパーレス化によるコスト削減効果などのメリットが考えられます。

また、電子帳簿保存法の法的要件を満たす「JIIMA認証」を取得している製品（ソフトウェア）であれば、電子帳簿保存法にスムーズに対応することも可能です。

電子帳票システム導入後の課題

一方、ペーパーレス化や各種クラウドサービスの普及により、今後、企業の情報資産のデータ化はさらに加速することが考えられます。これに伴って、一貫性を持った「コンテンツ管理」の必要性が高まっていきます。

さらに、2022年12月に「令和5年度税制改正大綱」が閣議決定され、2024年1月には改正電子帳簿保存法が施行されます。これにより、電子取引情報は電子データで保存することが必要となります。

帳票データ管理は、電子帳票システムの導入で終わりではなく、法対応と業務効率化の両立が重要なポイントとなります。なお、法律改正も視野に入れるために必要なポイントについては、以下の記事に詳しく紹介されています。

課題解決に有効な「データ連携ツール」

こうした課題解決には、様々なシステム、サービス間を連携する「データ連携ツール」の活用が有効です。「ASTERIA Warp」は、特定の業務システムのデータ連携をノーコードで容易に行うことができるようにパッケージされたデータ連携ツールです。

また、便利な連携アダプターも用意されています。たとえば、「Boxアダプター」は、Box社が提供するクラウド・コンテンツ・マネジメント「Box」と連携し、Boxと社内外のシステムとの自動連携を可能にします。

このアダプターにより、Box上に置かれた注文書データを社内の販売管理システムに自動登録するなど、日常業務における生産性向上や社内システムの保守管理における業務効率化を実現することが可能です。

ASTERIA WarpとBoxを活用した電子帳簿保存法の対応事例

ASTERIA WarpとBox連携による電子帳簿保存法への対応事例としては、アイ・エス・アイソフトウェアー社の事例があります。

同社では、日々発生する受発注関連書類を紙で管理していたものの、2022年に改正された電子帳簿保存法により、国税関係書類の電子保存が義務化され、紙で管理していた請求書などを電子管理することが急務でした。

そこで、既に利用しているコンテンツクラウド「Box」を活用することを検討。アクセス権限の制御による真実性の確保や、メタデータ機能の活用で可視性の確保を実現することに成功しました。

さらに、ASTERIA Warpを活用してBoxと業務システムを連携させることで、ファイルの保存やメタデータ管理などの手作業を自動化、一連の業務効率化や人的ミスの削減にもつながる効果を得ました。

詳しくはこちら

まとめ

紙による帳票管理をデータ化することは、改正電子帳簿保存法対応の観点から今後加速していくことが考えられ、その際には法対応と業務効率化を両輪で進めていくことが重要なポイントとなります。

改正電帳法で重要性が高まる「帳票データ管理」を、ASTERIA Warpをはじめとするデータ連携ツールの活用により進めてみてはいかがでしょうか。

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