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データマネジメントとは、簡単に言うとデータ（Data）を管理（Management）することです。しかし、データ管理の内容の幅は広く、物理的な管理を示すだけではなく、データマネジメントを自社のビジネスに活かすことが本来の目的です。データを登録して保管しているだけでは、データマネジメントができているとは言えないでしょう。
データマネジメントは、方針・計画・ルールの策定・運用計画を行うことから始め、データ構造の設計、データ蓄積のための構築や維持、データの利用や管理などを行うことが必要です。
近年、顧客情報や取引履歴、業務プロセスのログなど、企業が扱うデータの種類と量は爆発的に増えています。しかし、これらのデータを単に保管しているだけでは、十分な価値を生みません。
部署ごとに管理方法が異なったり、フォーマットが統一されていなかったりすると、分析や意思決定に活用できない「無駄なデータ」となってしまいます。そこで欠かせないのが、データを正しく扱うための「データマネジメント」です。
データを適切に収集・整理すれば、社内外での円滑な共有や高度な分析が可能となり、顧客ニーズを的確に把握できます。さらに、データの正確性を維持することで、法規制やセキュリティ要件への対応も容易になり、企業リスクの低減にもつながります。
変化のスピードが速い現代のビジネス環境において、データを活用してサービス改善や新規事業の創出に結びつけられるかどうかは、企業の競争力を大きく左右すると言えるでしょう。
データマネジメントの業務範囲は広く、データの内容によってはデータマネジメントの方法も異なります。そのため、データマネジメントに関する知識をまとめた書籍「DMBOK（Data Management Body of Knowledge）」なども販売されています。DMBOKは現在、第2版（DMBOK2）まで出版されており、DMBOK2では、業務範囲が広いデータマネジメントの概念を11個の領域に分けて説明しています。データマネジメントの知識領域によって、具体的に何を行ったら良いのか、どのようなデータを管理すれば良いのかが分かります。
| データガバナンス | データマネジメントを統制するための活動 |
|---|---|
| データアーキテクチャ | 戦略策定・計画 |
| データモデリングとデザイン | データを蓄積する仕組みの構築 |
| データストレージとオペレーション | データを蓄積する仕組みの維持 |
| データセキュリティ | データセキュリティ管理 |
| データ統合と相互運用性 | 各種データを統合するための基盤 |
| ドキュメントとコンテンツ管理 | 非構造化データ |
| 参照データとマスターデータ | リソースデータ |
| データウェアハウジングとビジネスインテリジェンス | 集計系データ |
| メタデータ管理 | メタデータ |
| データ品質 | データ品質の向上 |
その他上記の関連情報について、詳細はこちらの記事をご覧ください。
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データマネジメントを行うことによって得られるメリットは、主に以下の2点です。
部署によってそれぞれ必要なデータが異なりますが、共通するデータが必要になることもあります。社内で必要なデータがきちんと記録・保管された状態であれば、既存データを活用することで新たにデータ作成をする必要がなくなります。データマネジメントによって、データの取り扱いやセキュリティが監視されているので、「データが信用できない」「データが危険かも」というような心配も要りません。複雑で膨大なデータの場合は、作成するのに必要な時間や工数をかなり削減できます。データ作成のために必要だった時間を分析に使うこともでき、業務効率化を図ることが可能になります。
データが必要になった際に、データが正しく整理されていれば、データを探すのに時間がかかりません。逆にデータがきちんと管理されていなければ、データを探すのに時間がかかってしまうだけではなく、データがないと思いこんで、本来であれば作成する必要がないデータを新たに作ってしまうなどの問題が起こるでしょう。データを分かりやすい状態で整理して管理しておくことで、データが必要な人はすぐに探し出すことができ、素早い意思決定ができます。
企業が扱うデータには、顧客の個人情報や取引先との契約内容など重要な情報が含まれています。データマネジメントを適切に行うことで、データの保管場所やアクセス権限を明確にし、情報漏えいを防ぐ仕組みを整えることが可能です。
また、データの更新履歴や利用状況を正しく管理できれば、不正アクセスや改ざんの兆候を早期に把握しやすくなります。これにより、セキュリティインシデントのリスクを減らすだけでなく、顧客や取引先からの信頼性向上にもつながります。
データマネジメントによって分散していたデータの移動や変換がスムーズになり、全社的にデータが統合されます。
共通の基盤として活用できるため、分析やレポーティングの精度が高まり、部署をまたいだ連携や新たな施策立案にもつながります。結果として組織全体にデータ活用の文化が浸透し、事業の成長も加速するでしょう。
データマネジメントの業務範囲は広く、業務を行うために様々な活動が必要です。さらに、データマネジメントを正しく行うためには、いくつか注意が必要です。こちらでは、特に注意したい2点をご紹介します。
データマネジメントでは、目的を達成するために手順を考え、必要なマネジメントを行なっていきます。データをただ管理すれば良いだけではありません。データを活用してビジネスに役立てることが本来の姿なので、何を達成したいかという目的を明確化しておくことが大切です。
目的を明確化しておけば、必要な手順も分かるようになります。システムの導入やデータの収集を目的にしてしまうと、本来の目的を見失い、達成までのプロセスが無駄になってしまうことになるので注意しましょう。
データマネジメントは、必要なデータを収集してマネジメントを行なえる状態に整えていくところから始めます。例えば、1つのデータでも、（株）と株式会社などの表記の違いによって、2件にカウントされてしまう場合があるので注意が必要です。そのほかにも、全角・半角、表記ゆれなどもデータが重複してしまうことがあるので、チェックを行う必要があります
さらに、データが最新であるかの確認も必要です。社名が変わった、移転したなどでデータが重複してしまうこともあります。データが常に最新になるような整備を心掛けることが大切です。
リモートワークやワーケーションの普及により、従業員が社外から業務データにアクセスする機会は大幅に増えています。こうした環境では、従業員に対してデータの取り扱い方を周知しなければ、誤送信や不正利用といった情報漏洩リスクを高めてしまいます。
新入社員や中途社員が入社時に説明したとしても、時間の経過とともに知識を忘れてしまう可能性があるため、定期的な教育が欠かせません。
主な実施方法には次の3つがあります。
| 方法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| 社内講師による研修 | 社員同士で質問しやすく、実務に沿った内容を扱いやすい | 講師の負担が大きく、スケジュール調整が必要 |
| 外部セミナー | 最新の動向や高度な知識を学べる | 受講費用が高額になりやすい |
| eラーニング | 時間や場所を問わず受講可能 | 集中力が途切れやすい |
それぞれに長所と短所があるため、目的や予算に合わせて選びましょう。
企業のデータは、企業活動を継続するうえで欠かせないものであり、重要な資産の一つです。大切なデータを守るためにも、データマネジメントは必須ですが、膨大な時間や手間をかけることはできないといった企業も多いでしょう。
そこで、ツールでできることはツールで行い、全体を最適化させることが大切です。ここからは、「ASTERIA Warp（アステリアワープ）」を活用したデータマネジメントの導入事例をご紹介します。
ASTERIA Warp とは、19年連続国内シェアNo.1で、10,000社以上の導入実績があるデータ連携ツールです。プログラムなどの専門的な知識がなくても利用できるノーコードで設計開発が行えます。様々なシステムやサービスと連携することで、業務の自動化や効率化を図り、データの活用ができるようになります。
住宅メーカーとして知られる住友林業株式会社は、法制度への柔軟な対応が可能なシステムにすること、会計システムと周辺システムの連携において、既存システムの変更を最小限にとどめることを目的にシステム連携の手法を見直すことにしました。
システム構築を2009年4月にスタートし、ASTERIA Warpを活用したデータ移行を経て、同年11月に本格稼働を迎えました。毎月約100万件のデータが、周辺システムから新会計システムへ送られますが、データ形式の変換が必要なものはASTERIA Warpを介して行われます。
ASTERIA Warpを導入することで、連携の仕組みを統一するという当初の目的も達成し、よりスムーズ、かつスピーディに更新・拡張できるシステムへと進化したと評価されました。これからもっと多くのことに活かせそうだという確信もあり、自動化できる定型処理にも活用が期待されています。
三協立山株式会社は、三協アルミと立山アルミが合併して誕生した建材メーカーです。合併した各社がそれぞれ異なる業務システムを多数保持していたため、集計・分析作業の際には、複数システムからデータを収集しなければなりませんでした。手間がかかるだけではなく、接続コスト・メンテナンスコストが増大するなどの問題があり、ASTERIA Warpを導入しました。
ASTERIA Warpを導入することで、データ分析が容易になる、開発コストが削減する、メンテナンス性が向上するなどの効果を得ることができ、今後は数十社に及ぶ関連工場への生産指示、納期連絡等の情報連携にも活用していく予定です。
企業の資産でもあるデータをビジネスに活用していくことは必須となりますが、うまく活用できるようにデータマネジメントを行うことが大切です。
今回は、データマネジメントの内容やメリット・注意点についてご紹介しました。プログラムなどの専門的な知識がなくても利用できるノーコードのデータ連携ツール「ASTERIA Warp」やその導入事例についてもご紹介したので、ぜひ参考にしてください。
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PM・SE・マーケティングなど多彩なバックグラウンドを持つ「データ連携」のプロフェッショナルが、専門領域を超えたチームワークで「データ活用」や「業務の自動化・効率化」をテーマにノウハウやWarp活用法などのお役立ち情報を発信していきます。
ASTERIA Warp製品の技術情報やTips、また情報交換の場として「ADNフォーラム」をご用意しています。
アステリア製品デベロッパー同士をつなげ、技術情報の共有やちょっとしたの疑問解決の場とすることを目的としたコミュニティです。
