新しい働き方で課題が顕在化した「日程調整」、カレンダー連携で自動化するポイント

カレンダー連携で自動化するポイント

ツール多様化で顕在化するスケジュール共有の課題

業務効率化のために様々な業務アプリケーションを導入する企業が増えており、クラウドで提供されるSaaS型のアプリの普及もあいまって、こうした流れは加速しています。

ビジネスで活用するツールが多様化し、複数のシステムでスケジュールやタスクを管理するシーンが増えたことで、様々な課題が顕在化しています。たとえば、スケジュール共有であれば以下のようなケースに直面する企業もあるのではないでしょうか。

  1. 1.「営業部で営業支援ツール(SFA)を導入したが、スケジュール入力が、グループウェアとSFAへの日報記入のために2つのシステムで必要となり、入力が煩雑だ」
  1. 2.「社内の予定はグループウェアで管理し、顧客とのアポイントはSFAで管理しているため、スケジュールの入力忘れでダブルブッキングが発生することがよくある」
  1. 3.「社内のグループウェアで管理するスケジュールを外出先から閲覧したいがその仕組みがない」

複数のシステムでスケジュールを管理することにより、複数のシステムへの入力が必要で手間が増えたり、入力忘れでダブルブッキングが発生したりと、目的とする業務効率化が実現できず社員の生産性の低下や顧客満足度の低下といった様々な問題を引き起こす可能性があるのです。

テレワーク普及により日程調整はさらに煩雑に

さらに、コロナ禍を経て「新しい働き方」によってテレワークが普及してきました。これにより、オンライン会議の日程調整の機会も増え、日程調整が煩雑化している側面もあります。

たとえば、オフィスワークでは顔を合わせてスケジュール調整が可能ですが、テレワーク環境では、お互い顔を合わせない働き方が基本です。そのため、「候補日の選定・送付」「日程の調整・確保」「日程の確認・返信」「日程の合意」といった日程調整の一連のプロセスで、当事者間でコミュニケーションコストがかかっているのです。

また、テレワークでは勤怠管理は社員の自己申告が基本です。そのため、社員が勤怠管理ツールにスケジュールを入力すると、その情報がカレンダーツールなどのスケジュール管理システムに自動的に登録されるようにしたい、といったニーズが高まっているのです。

カレンダー共有自動化のカギ握る「データ連携」の重要性

こうした状況で重要性を増しているのが「データ連携」です。これは、たとえば「クラウドSFA」と「グループウェア」などのように、異なるツールやサービス間でデータを連携することで、スケジュールを共有(同期)可能にする仕組みのことです。ユーザーである社員は、お使いのデバイスに新たなアプリやエージェントなどを導入する必要がなく、スケジュールを同期することが可能になります。

データ連携により、双方向でデータ連携が可能なため、CRMやSFA、グループウェアなど、業務に応じてユーザーがツールを変えても、いずれかのシステムで入力されたスケジュールが連携する他のシステムで同期されるのです。

データ連携についてはこちらをご覧ください。

データ連携ツールの代表格「ASTERIA Warp」の接続先がスゴイ

この「データ連携」をノーコードで簡単に行うことができるのが「ASTERIA Warp」です。ASTERIA Warpには100種類以上の接続先が既に用意されており、すぐに連携が可能です。もちろんカレンダー連携を簡単に行うことができる便利な接続アダプターもあります。

Asteria Warp

いくつかご紹介しましょう

Google カレンダーとの連携

「Googleカレンダー」アダプターは、Google カレンダーと、社内システムやSalesforce、kintoneといったSFA/CRM、Sansanなどの名刺管理サービスやその他のクラウドサービスなどとのデータ連携を簡単に行うことができるGoogleカレンダーとの連携アダプターです。

各システムやサービス間のデータまたはファイルの同期・移行をノーコードで実現することが可能です。

Google カレンダーのスケジュールの取得、更新を自動化

Google カレンダーアダプターの利用シーンには、次のようなものがあります。

たとえば、テレワークでの出社状況を勤怠管理ツールに入力すると、連携するGoogleカレンダーにデータが自動で登録され、出社状況を可視化することが可能になります。詳細はこちらをご覧ください。

また、GoogleカレンダーとMicrosoft Excelを連携させることも可能です。交通費精算の申請を行うために、スケジュールから訪問先を調べて、経理システムに入力といった煩雑な作業も、Google カレンダーアダプターを使えば、「Googleカレンダーに登録された1ヶ月分の訪問先を一つのファイルにまとめる」といった作業が自動化でき、精算業務を省力化することができます。詳細はこちらをご覧ください。

そして、Googleカレンダーから予定データを取得し、社内コミュニケーションに利用するSlackのステータスに反映させるといった処理も可能になります。詳細はこちらをご覧ください。

Microsoft Office 365やGaroonとのカレンダー連携も簡単に

「Microsoft Office 365」とのデータ連携を可能にする「Microsoft Office 365アダプター」や、サイボウズのグループウェア「サイボウズ Garoon」とのデータ連携を実現する「Garoonアダプター」も用意されています。

これらを活用することにより、たとえば、予めCSVファイルなどにまとめて登録しておいた活動予定や定例ミーティングなどのスケジュールデータを、Microsoft Office 365のカレンダーに自動入力するといったことや、Garoonとkintoneを連携させ、スケジュールや掲示板など全社の情報共有と、案件管理や在庫管理などの業務システムを、複数のシステムであることを意識させないようにシームレスに連携させることもノーコードで実現することができます。詳細はこちらをご覧ください。

カレンダー連携で「新しい働き方」に対応した業務自動化を実現しよう

このように、スケジュールの取得、更新を自動化するASTERIA Warpのアダプター機能を活用することにより、新しい働き方にも対応した業務の自動化・効率化が可能です。業務改善をノーコードで実現してみてはいかがでしょうか。

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