DXに向けたデータ活用に不可欠な「社内データ管理」、よくある課題と解決のカギを握る“ノーコード”

社内データ管理

社内データ管理とは?

ビジネスのデジタル化が進み、企業が保有するデータ量は増加する一方です。社内には様々なシステムに大量のデータが保管されています。

しかし、日常的な業務の中で、社内の様々なシステムやサービスにデータが分散し、連携していないことで業務プロセスが煩雑になっていたり、業務効率が低下していたりするケースが多いのではないでしょうか。

今回は、社内に蓄積されているデータ(ファイル)の有効活用の観点から、社内データ管理の重要性や課題、有効に管理するために必要なポイントをご紹介します。

社内データ管理を行う必要性

社内データ管理の重要性が高まっているのは、業務で扱うデータ量が増え、その利活用が重要視されているからです。一般的に、社内データ管理を行う必要性には、次のようなポイントが挙げられます。

必要なときに必要なデータにアクセスできる

社内には様々な業務システム、たとえば SFA(営業支援システム) やCRM(顧客関係管理システム )、MA(マーケティングオートメーション)/などの様々なシステムにデータが保管されています。ビジネスプロセスの改善や働き方の変革など、DXを実現していくためには、必要なデータにすぐにアクセスし、分析などの利活用を可能にすることが重要です。

データ連携による業務効率化

システムがサイロ化し、データが分散管理されている状況では、業務プロセスの改善、効率化は実現できません。システム間のデータ連携によってデータの一元的管理が可能になれば、全社的な業務プロセスの改善、改革につなげていくことができます。

データドリブン経営の実現

データを分析した結果に基づき、経営の意思決定を行う「データドリブン経営」を行うことが、DX実現のテーマの一つとなっています。企業が保有するデータを最大限活用し、データドリブン経営を実現するには、システム間を連携した統合的なデータ管理が欠かせません。

よくある社内データ管理の課題

しかし、実際には属人的なデータ管理が行われていたり、システムや部門ごとにサイロ化が起きたりしていて、うまくデータを活用できないといった課題があります。

一般的な社内データ管理の課題には次のようなポイントが挙げられます。

手作業による作業工数増大やミス

社内データをExcelファイルなどで加工処理するケースなどがあります。しかし、手作業による作業工数増大や、マクロで作成された処理の属人化、手作業での転記による人的ミスなどの問題があります。

データが散在し必要なデータが探し出せない

社内の各システムに保管されるデータが膨大になると、必要なデータをすぐに探し出すことができないケースが発生します。部門ごと、業務ごとにシステムが設置されている場合、それらが連携していないと、必要なデータを探すのに時間がかかることがあります。

システム連携に開発コストや時間がかかる

システム連携のためには相当のコストや時間がかかる課題もあります。長年の間に改修・拡張を繰り返してきたシステムでは、どこに何が連携しているかを把握することが難しく、大規模な改修が困難なケースがあるからです。データが増え続けると、それを管理するためのコストも増加します。複数のサーバーを維持していくためのランニングコストも必要となってきます。

課題解決に有効な「データ連携」

こうした状況を解決するには、様々なシステム、サービス間を連携する「データ連携ツール」の活用が有効です。「ASTERIA Warp」は、特定の業務システムのデータ連携をノーコードで容易に行うことができるようにパッケージされたデータ連携ツールです。

基幹業務システムや、各種業務アプリケーションなど、100種類以上のデータソース間の複雑な連携やデータ変換をノーコードで実現することが可能なため、データがオンプレミスとクラウドで分散している場合にも、スピーディにデータ連携を実現することが可能です。

また、便利な連携アダプターも用意されています。

たとえば、「Boxアダプター」は、Box社が提供するクラウド・コンテンツ・マネジメント「Box」と連携し、Boxと社内外のシステムとの自動連携を可能にします。

このアダプターにより、Box上に置かれた注文書データを社内の販売管理システムに自動登録するなど、日常業務における生産性向上や社内システムの保守管理における業務効率化を実現することが可能です。

また「Google Driveアダプター」は、グーグル社が提供する「Google Workspace」のGoogle ドライブとの連携を実現するアダプターです。

このアダプターにより、Googleドライブ上に置かれた顧客データをクラウドサービスのSalesforceやkintoneに自動登録したり、その他クラウドサービス等とのデータ連携をASTERIA Warpを介して実現したりすることができ、各システムやサービス間のデータまたはファイルの同期・移行を迅速に行うことが可能になります。 

2つの連携事例を紹介

実際のユースケースとして、2つの連携事例を紹介します。

1つめは、ガレージ・倉庫・物置製品の製造販売などを手がけるカクイチの事例です。同社は、新規事業立ち上げ時に既存事業のやり方を見直し、伝票作成を紙ベースからスマホで完結する仕組みを取り入れ、その仕組みに対応可能な見積システムを新規導入することとなりました。

見積システムは、スマホアプリをノーコードアプリ作成ツール「Platio」で内製。伝票のペーパーレス化を実現するとともに、データ確認用のインターフェースとしてSlackを採用し、Platioアプリでの各種報告を検知し、設置した装置の写真・位置情報等のデータをSlackで通知し、Boxへバックアップを保存する仕組みとしました。

Platio、Slack、Boxなどのクラウドサービスの連携は、ASTERIA Warpを活用し、それぞれ「Platioアダプター」「Slackアダプター」「Boxアダプター」などを活用することで、スマホアプリ開発と並行しながら連携処理を開発。スマホアプリから連携処理までノーコードで1.5ヵ月での高速開発を実現しました。

また、「音楽」「アニメ」「デジタル」などのエンタテインメント企業であるエイベックスでは、楽曲、映像、グッズなど多様なコンテンツについてそれぞれ売上・予約・著作権などの正確なデータ管理が必須でした。しかし、1処理あたり数十万件にも及ぶデータ加工・整形が手作業では多大な工数がかかる課題がありました。

こうした問題を効率的に解決すべく、システム部共通の開発ツールとしてASTERIA Warpを導入。Google ドライブへのファイルアップロード処理作成に、APIの仕様理解を含め約1ヵ月の開発期間が見込まれるところ、「Google ドライブアダプター」により、ノーコードで、30分で開発が完成しました。

また、自動化された業務処理は250以上にのぼり、社員の業務効率化に大きく貢献しています。

まとめ

変化の早いビジネス環境に適応していくため、社内に保管されるデータを利活用してデジタルトランスフォーメーション(DX)を推進することが企業の大きなテーマになっています。

ASTERIA Warpは、専門的な技術がなくても利用できるデータ連携の基盤製品で、企業内の新旧さまざまなシステムやクラウド上のデータをスムーズに連携することができます。

社内データ管理の仕組みを整備し、データ利活用によるDX推進を実現してみてはいかがでしょうか。



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