EDIとは|できることや種類・ツールの選び方を紹介

2022/02/02

EDI

EDIとは

EDIとはElectronic Data Interchangeの略で、日本語では電子データ交換と訳されます。1989年、当時の通商産業省(現経済産業省)では次のように定義しています。

「異なる企業間で、商取引のためのデータを、通信回線を介して行順的な規約(可能な限り広く合意された各種規約)を用いて、コンピュータ(端末含む)間で交換すること」

EDIで出来ることとは?

EDIでは以下のようなことができます。

  • 企業間の取引情報のやりとりを自動化
  • データを双方のコンピュータ間で変換して取引

今まで郵送やFAXなどで行っていた取引情報のやりとりを、コンピューターを使って自動でやりとりできるようになります。

また、やりとりしたデータは自社のシステムに取り込めるように変換されるので、煩わしい転記の作業が減り、ミスも削減可能です。

Traditional Data Interchange、EDI Flectronic Interchange

EDIの仕組み

EDIは専用回線やインターネットを使って帳票のやりとりを行い、文字コードやレイアウトなどの企業間で異なるデータフォーマットを自動で変換し、統一する仕組みです。また、企業によって同一商品で異なる商品コードを使っている場合も変換できます。

スーパーなどで使われているEOSはEDIの一種です。

EDIの種類

EDIを使ってデータのやりとりをするためには、事前にフォーマットやコードなどのルール設定が必要です。そのルールによって、以下の3種類に分けられます。

個別EDI

個別EDIとは、取引先ごとにルールを策定する設定方法です。細かくルールを決められるというメリットがありますが、取引先ごとに別のルールを設ける手間がかかりEDIの利便性を生かしきれないというデメリットがあります。

標準EDI

標準EDIとは、異なる企業間のデータ交換形式や企画を標準化したものです。標準規格を用意することで、複数の企業との取引を同一規格で行うことができるようになります。

業界VAN(標準EDI)

業界VANとは、標準EDIの一種で特定の業界に特化したネットワークサービスです。業界の共通規格で、商品コードや取引先コードが統一されています。

EDI導入のメリット

EDIを導入すると次のようなメリットがあります。

書類送付などの業務自動化

EDIを導入することで、納品書や請求書を取引先に送付するという手作業がなくなります。取引データの送受信やシステムへのデータ入力は自動化されるので、業務効率のアップが可能です。

高速な通信取引により業務スピードが向上

高速の通信取引により、書類の移動にかかる時間が短縮可能です。タイムラグなく取引先からの書類が確認できるので、業務スピードがアップします。

データの正確性が上がり、信頼度アップに

EDIを使うことでデータ入力が自動化され、手作業が減り人為的ミスが減ります。データの正確性と信頼度が上がり、安心して業務を進められるようになります。

EDIの導入がデメリットとなるケース

EDIの導入にはデメリットもあります。1つはコストです。取引企業とのやりとりを便利にするシステムなので、取引企業が少ないとメリットよりもコストの方が大きくなってしまうかもしれません。

また、取引企業が多い場合でも、取引先がEDIを導入していなければメリットはありません。取引先が導入してくれるのか、EDIの種類は互換性があるのか、などが大きく関わります。

最近広がりを見せているWeb-EDIとは

Web-EDIとは、インターネット回線とWebブラウザーを使って利用する方法です。

Web-EDIのメリットとは

前述したEDIとの大きな違いは、専用のシステムをインストールする必要がないことです。それにより、以下のようなメリットがあります。

比較的低コストで導入可能

専用のシステムを構築する必要がなく、Webブラウザーだけで利用できるので、従来のEDIと比べて低コストで導入できます。Web-EDIはクラウド型がほとんどなので、運用や保守も自社で行う必要はありません。

導入や運用のハードルが低い

自社で専用システムを構築する必要がないので、気軽に試してみることもできます。また、導入もスピーディで、既存のシステムとの入れ替えも対応しやすいです。

EDIツールの選び方

EDIツールは複数あり、どれを選んだら良いのか悩んでしまうという人もいるでしょう。次のポイントをチェックしながら選定するのがおすすめです。

運用負担の大きなパッケージ製品は避けるべし

パッケージ製品とは、すでにシステムができあがったものをそのまま導入するタイプの製品です。自社にとって不要な機能がパッケージ内にあったとしても省くことはできません。

また、サーバー管理などのインフラに対する費用負担や、アップデート時の対応など運用負担が大きいです。

現在、EDIはクラウドで利用できるサービスも多いため、インターネット環境が整えば大きな費用負担なく使える場合もあります。

取引データが限定されていると投資が無駄になる

EDIの中には、やりとりできるデータが限定されているサービスがあります。例えば「受発注データのみ対応」などです。この場合、請求書などの書類データのやりとりができないサービスができてしまいます。

これでは結局、取引先と手作業でのデータのやりとりが発生してしまうので、さまざまなデータが取り扱えるサービスがおすすめです。

社内の業務システムと連携可能な仕組みであるか

受け取ったデータをそのまま自社の業務システムにデータ入力できるかどうかは、業務効率化に大きな影響がでます。特に製造業では、生産や購買のシステムとの連携が必要になるため、受け取ったデータを手入力する手間が省けるものが良いでしょう。

国が推奨する「中小企業共通 EDI」に対応できているか

中小企業庁では「中小企業共通EDI」を策定しています。これは得意先ごと、業界ごとに異なったEDIが乱立しているため、複数の企業に対応する中小企業の負担が重くなっていることを受けての対応策です。

現在、未対応の企業でも今後導入される可能性が高く、新たにEDIを導入するのであれば対応できるサービスを利用するのがおすすめです。

EDIはどのように活用するのか

EDIをデータ交換だけに使うのではなく、他のシステムと連携することでメリットを最大限に享受できるようになります。データ連携ツール「ASTERIA Warp」を使ってシステム連携をした例を紹介します。

「発注書交付システム」の構築

建築用資材や住宅用健在を中心に物流を展開する大和物流では、発注書をFAXを介してやりとりしていました。しかし、手作業による送付作業は送付漏れやボタンの押し間違いなどの人為的ミスがありました。また、枚数が多いため、送信済みなのか未送信なのかがわからないという問題や、「下請法」に従った2年間の書類の保管場所も悩みの種でした。

そこで、以前からCSVデータの変換目的で導入していた「ASTERIA Warp」とトランザクト社の「FAX送信サービス」を組み合わせて、発注書交付システムを構築しました。

FAX送信サービスは、クラウドサーバー宛に電子メールを送信するとメール内容と添付ファイルをFAXで送信してくれるサービスです。協力会社の多くがEDIやメールでの書類の送付に対応しておらず、FAXによる送付を続けることが重要だったため、このサービスが選ばれました。

現在では指定のフォルダに発注書をコピーすれば、自動的にFAXが送信できるようなシステムとなっています。

こちらの事例の詳細は下記ページよりご確認ください。

取引の受注から発注までの一連のプロセスを自動化

国内シェア約75%のホッチキスや世界シェア約80%のオートステープラー(複写機内蔵電子ホッチキス)などが知られているツールメーカーのマックスは、取引先との受発注や流通業者への入出庫管理などの業務効率化を課題としていました。

そこで、メールで送受信したデータを自社システムに自動的に組み込める仕組みを「ASTERIA Warp」を導入して構築しました。結果としてメールの受信内容が自動的にデータ入力されるだけでなく、データを加工してメールに添付し送信することもできます。

また効率化という面では、検収と請求データの突合も自動化されるため、確認作業だけとなり、最大90%も工数を削減できている時間短縮に繋がっています。

こちらの事例の詳細は下記ページよりご確認ください。

まとめ

EDIは受発注や納品書や請求書の送付などの業務を自動化できるのでスピーディーにミスなく送受信できるのがメリットですが、コストがかかる点や対応していない取引先もあるなどのデメリットもあります。そんな中でも低コストで導入できるWeb-EDIも登場しており、近年は自社でインフラを構築しないクラウド型のEDIを導入する企業が増えています。

EDIツールの選び方には複数の注目ポイントがありますが、重視したいのは社内のシステムと連携できるかどうかです。受け取ったデータを見ながら、手入力で自社システムに反映させていたのでは、ミスもありますし時間もかかります。データを自動的に入力できるシステムがあれば、業務効率がアップするでしょう。

ASTERIA Warpを活用することで、EDIと社内のデータを連携し、より業務の効率化をはかり、ミスを減らすことが可能です。また、ノーコードでの開発が可能なため、今までコードを書いたり開発を行ったりしたことがなくとも、システムの構築が可能です。

EDIを始めとした様々なシステムとのデータ連携事例は下記で紹介しています。是非ASTERIA Warpでの業務効率化事例をご覧ください。

こちらの資料もおすすめです。



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