ファイル連携とは異なるシステム間に存在するファイルを送受信して連携する方式の一つですが、増加するシステムや複雑化する共有先に課題を抱える企業も多いのではないでしょうか。本記事では、ファイル連携における課題を解決し、データ連携ツールを使ったファイル連携で業務効率化を実現する方法について解説していきます。
目次
さまざまな業務がシステム化され、ITを活用したビジネス推進は当たり前となりました。ビジネスを通じて得られるデータは増大しており、データとデジタル技術を活用して製品やサービス、ビジネスモデルを変革し、業務や組織、プロセス、企業文化や風土を変革するデジタルトランスフォーメーション（DX）実現が企業の重要な課題となっています。
そして、企業内に点在するデータを利活用することや、社外の取引先などともデータをやりとりする機会が増えていくのに伴い、ファイル連携に課題を抱える企業も多くなっています。よくある課題についていくつか具体例をご紹介します。
一般的に、ファイルの送受信の手段といえば、メール添付による送信やファイル転送サービスの利用が考えられます。しかし、メール送信には誤送信のリスクがあり、また異なるシステム間にわたって手作業でデータを取得し送受信する場合は、作業に手間がかかる上、非効率だという問題があります。
さらに、拠点や取引先が増えてファイル連携先が増えた場合には、安全かつ高速な通信のためにVPNや専用線などの通信インフラを整備するためのコストが増加するといった課題もあります。
人的ミスやインフラコスト増加といった、ファイル連携の課題を解決するのがデータ連携ツールです。
データ連携ツールとは、異なるシステム間でファイル転送を行うといったデータ連携の仕組みを自動化するツールです。たとえば、顧客管理システム（CRM）のデータベースが更新されたときに、別のシステムの顧客データベースを更新するなどの業務を自動化することができます。
データ連携について詳しく知りたい方は、こちらの記事も合わせてご覧ください。
また、「あるシステムの在庫情報が更新されると別のシステムの在庫情報が更新される」といったように、特定の処理が発生した段階で自動的にデータ連携を行うことも可能です。
ファイル連携でいえば、たとえば「文書管理」の課題解決が期待されます。各種クラウドサービスや社内ファイルサーバーでのファイル管理、基幹システムでのデータ管理など、ファイルによって保存方法や管理方法がバラバラだという課題を持つ企業もあるでしょう。
こうした課題に対しても、データの種類に応じて適切な閲覧権限が設定された「Box」などのクラウドストレージにファイル管理を一元化。取得したファイルを指定のフォルダに自動で振り分けることや、テレワークなどの自宅作業時にも必要なファイルに安全にアクセスできる仕組みを整備することができるのです。
データ連携をノーコードで行うことができる「ASTERIA Warp」は、プログラミング知識のない業務部門の方でも使えて、便利な接続先アダプターも提供されているので、すぐにデータ連携が可能です。
「ASTERIA Warp」は、基幹業務システムや、各種業務アプリケーション、Boxを含むクラウドストレージまで、100種類以上のデータソース間の複雑な連携やデータ変換をノーコード高速開発で実現するデータ連携ツールです。
そして、ファイル連携にかかわるアダプター機能は、Google ドライブとの連携を実現する「Google Driveアダプター」、「Box」と連携する「Boxアダプター」、「Microsoft Azure」とのデータ連携を容易に実現する「Microsoft Azureアダプター」、Google Cloud Platformサービスと連携する「Google Cloud Platformアダプター」、そしてAmazon Web Servicesとのデータ連携を実現する「Amazon Web Servicesアダプター」など、様々なファイル連携アダプターがあります。
アダプターを活用することで、各システムやサービス間にわたるデータやファイルの同期・移行を迅速に行うことが可能になるのです。
これにより、複数のファイルに保存されたデータを一つのExcelファイルにまとめるなど、日常的な定型業務を自動化し、社員の生産性向上や業務効率化を実現することができます。
たとえば、マーケティング部が主催するセミナーの申込者リストを、社内システムから取得してExcelファイルに統合。関係者にメール添付して送信するといった手作業で行われていた一連の業務フローを、データ取得からExcelファイル出力、GoogleドライブやBoxにアップロードするまでを自動化することができるのです。
また、Googleフォームで作成されたアンケートの回答結果を集計し、結果をExcelファイルに出力、GoogleドライブやBoxなどのクラウドストレージに保存。その後、アンケートで取得した連絡先情報を連絡先に登録するといった業務フローを自動化することもできます。
あるいは、「部門別予算案」「売上見込情報」「案件情報」など、社内各所に提出依頼したファイルを自動で収集し、データ形式を整えるなどの加工処理やファイル統合を自動化、GoogleドライブやBoxなどのクラウドストレージに保存することや、メール送信するなどの業務を自動化することも可能です。
さらに、営業会議や経営会議資料などの各種レポート作成業務も、様々な業務システムから手作業でファイルを抽出し、Excelファイルなどに集計、レポート作成していた一連の業務を、ファイル抽出からフォーマット変換、集計、レポート生成、メール送信（あるいはファイルサーバーへの保存）までのプロセスを自動化することができるのです。
当社内で実際にASTERIA Warpを活用して、ファイル共有の自動化を行った事例もご紹介しています。
社内業務変革はスピードが重要です。
これまで様々な部門、業務で手作業で行われていたファイル連携などの定型的な業務を自動化することは、企業の競争力強化、ひいてはDX実現のための大きなポイントとなるでしょう。
「ASTERIA Warp」のアダプター機能を使えば、様々なシステムにわたるファイル連携業務を、ノーコードで自動化することができます。ご利用の用途にあった無料体験版も用意されているので、ぜひ、この機会に社内業務の自動化、効率化を進めるきっかけに活用してみてはいかがでしょうか。
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