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企業の競争力強化のため、テクノロジーによって業務プロセスや、ビジネスモデルそのものを変革、再構築するデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進が大きな課題となっています。
このDXという概念は、スウェーデンのウメオ大学教授であるエリック・ストルターマン氏が2004年に提唱したものが起源だといわれ、「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」と定義されます。単なるデジタル化への技術論ではなく、働き方やビジネスモデル変革のありようを示したもので、その結果、経営課題としてビジネスのデジタル変革が求められてくるというものです。
一方、経済産業省が2018年12月に公開した「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン」（DX推進ガイドライン）によれば、DXとは「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義されています。
そして、ストルターマン氏は、DXに至る具体的なステップを次の3つのフェーズに区分けして説明しています。
また、経産省が2020年12月に公開した「DXレポート2（中間取りまとめ）」でも、「DX成功パターンの策定」として3段階にフェーズ分けが示されており、こちらは次のようなフェーズ分けでDXの具体的なアクションを設計すべきだとしています。
なお、DXレポート2では、「DXの推進は必ずしもフェーズ1から実施検討するものではない」と言及しているものの、これまで積み上げてきた業務フローを一気に刷新することは難しく、現実には第1フェーズのデジタイゼーションから推進していかなければDXの実現は難しいということが言えるでしょう。
では、具体的に第1フェーズの「デジタイゼーション（IT利用による業務プロセスの変化）」から詳しく見ていきましょう。このステップはDXを実現する最初のステップに位置づけられます。
企業には、デジタル化以前に標準化された業務プロセスがあります。これは、業務効率や品質を高め、維持していくために業務の進め方を標準化する取り組みを進め、マニュアルを作成し、社員がそれを守ることで業務プロセスが確立されてきました。
これまでの紙をベースにしたアナログな業務プロセスをITを活用してデジタル化することで、業務効率や品質の向上、維持をより確実なものにしようとするのが、第1フェーズの「デジタイゼーション」です。言い換えれば、紙の伝票の受け渡しや口頭で成り立っていた仕事の流れを情報システムに置き換える段階だといえます。
紙をベースにしたアナログな業務プロセスは、人間であればミスも発生しやすいですし、完全な業務プロセスの遵守が難しい面があります。そこで、現場に蓄積されたノウハウをデジタル化し、たとえ経験が浅い担当者であっても高いレベルで業務の平準化を実現することが可能になります。
生産管理システムや販売管理システムなどの業務システムの導入といった、これまで多くの企業が取り組んできた既存業務のシステム化や、紙の業務を電子化してペーパーレスにするなど、アナログ情報をデジタル化する部分的なデジタル化もデジタイゼーションだということができます。
デジタイゼーションの具体例には、たとえば、「ITデバイスの導入」が挙げられます。オフィスのパソコンだけでなく、持ち運び可能なノートPCやタブレット、スマートフォンといったITデバイスの導入より、外出の機会の多い社員であれば、モバイルデバイスの活用によって外出先から業務システムにアクセスし、顧客情報や資料などの閲覧が可能になります。また、メールの送受信や承認作業などをスピーディに行うことができるため、業務効率化やスピード化に貢献することができます。
また、「業務システムの導入」もデジタイゼーションの具体例です。これまで紙の伝票や書類などで管理していたデータを、各種業務システムによって管理しデジタル化することです。勤怠管理や経理、生産管理システム、あるいは商談管理、マーケティングオートメーションツールの導入によって業務の自動化、デジタルデータ化を進めることができます。
「紙の書類のデジタル化」では、紙の伝票や書類をPDF、Word、Excelファイルなどの形式でデジタル化することで、情報の検索性が高まり、利活用がスムーズに進みます。紙の保管場所の確保など管理コストの低減や社員の業務効率化を進めることが可能になるでしょう。
そして、「コミュニケーションツールのデジタル化」では、オンライン会議ツールなどコミュニケーションツールをデジタル化することで、遠隔地とのビデオ会議が可能になり、会議のために出社する必要がなくなるため、働き方の多様化を実現することができます。また、パンデミックなどに対する事業継続の観点からも有効なデジタイゼーションの事例といえるでしょう。
デジタイゼーションの推進によって、得られる効果としては「業務効率化と生産性向上」が挙げられます。デジタイゼーションにより、作業時間や業務プロセス全体に要する時間を削減し、業務効率化による長時間労働の是正や、生産性向上による労働力不足の課題解消といったメリットをもたらします。
また、業務の多くを自動化できることによる「業務スピードの高速化」もメリットの一つです。たとえば紙の書類をデジタル化することで、スピーディに書類を作成できるようになることや、書類の管理が容易になり、検索などにかかる作業時間も短縮できます。
そして、デジタイゼーションにより、人が行う作業がデジタル化されます。たとえば、経理処理をデジタル化することで手作業での集計作業が不要になり、「ヒューマンエラーの削減」といったメリットにつながります。
一方、デジタイゼーションの課題は、DX全体の課題として、IT費用の投資配分最適化の課題と、開発体制の外注化という課題が挙げられます。
前者は、既存のシステムの保守運用コストが多くを占め、DXに向けた投資に配分できていないという課題です。企業におけるIT関連費用の80%は現行システムの維持管理に充てられているともいわれ、短期的なシステム改修を繰り返すことで、長期的に保守・運用費が高騰してしまう「技術的負債」を負っているというものです。
また、後者は、業務に必要な基盤整備やシステム開発をSI事業者などの外部委託するケースが多いという課題です。そのため、業務システムを稼働するまでに多くの時間と手間を要するのが現実で、DXを推進するために必要な市場の要求に応えるスピードを損なってしまうものです。
前述した「DXレポート2」では、DX成功パターンとして「DXフレームワーク」が示されています。これは、「フェーズ1.デジタイゼーション」「フェーズ2.デジタライゼーション」「フェーズ3.デジタルトランスフォーメーション」という各フェーズにおける具体的なアクションが示されたもので、「製品・サービスのデジタル化」「業務のデジタル化」「プラットフォームのデジタル化」「DXを進める体制の整備」などの取り組み領域を整理したものです。
DXフレームワーク
たとえば、製造業における「業務のデジタル化」を、DXフレームワークに当てはめたものが下図になります。「デジタイゼーション」として「製造装置の電子化」というアクションが示され、それぞれの詳細や効果が示されています。
業務プロセスのデジタル化
企業は、DX化の足かせとなっている既存システムからの脱却を図りつつ、既存システムと新たな仕組みを柔軟に橋渡しできる仕組みづくりを進めることが重要です。その際、既存システムへの影響を最小限にしつつ、新たな仕組みとの連携が容易なデータ連携に強みをもつ高速開発ツールなどを活用した基盤づくりを進めていくのが有効です。
さらに、スピーディなソフトウェア開発を可能にする内製化の準備も大事なポイントです。DXに求められるスピードとノウハウの蓄積といった観点からも、デジタイゼーションの取り組みとともに内製化に向けた準備を進めることが大事だといえるでしょう。
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