業務自動化とは？成功させるためのポイントや注意点、事例を紹介

業務自動化とは

業務自動化とはその名のとおり、人力や手作業で行っていた集計や入力作業など定型的な作業を、IT技術に任せて自動化することです。

近頃ではIT技術の進化により、人が手作業で行っていたルーティン業務やマニュアル業務を、システムやツール、ロボットやデバイスに任せることが可能になりました。
業務を自動化することで本業に専念でき他の業務を行うこともできるようになるなど生産性の向上や、人件費の削減につなげられます。

業務自動化のメリット

定型的な業務をIT技術に任せて自動化することには、主に3つのメリットがあります。

作業の効率化

業務自動化のもっとも大きなメリットが、作業を効率化できることです。
業務を自動化することで、人の仕事が奪われることはありません。
反対に人力や手作業で行っていた定型的な業務をIT技術に任せることで、本業に専念できる環境が整うため、人が行う業務の質が向上する可能性が高まります。

これまでも人材不足を補ったり人件費の削減や人手によるミスをなくすために、業務自動化が注目されてきました。
そしてDX推進の流れにより多くの企業がデジタル化や業務の自動化に取り組みはじめています。
競合他社に後れを取らないためにも、現在の業務を見直し、効率化や生産性向上に取り組んでいくことが重要です。

人件費の抑制

業務自動化により作業効率が上がることで、人的コストが抑えられ、人件費や残業代の削減につなげられます。

ただし、業務自動化ツールの導入や運用にもコストがかかります。
しかし今まで単純作業に費やしていた人の時間を、新しい企画や業務に費やすことで、企業競争力の強化にも繋がっていくでしょう。

ミスの防止

人力や手作業で行う作業では、ミスを完全には防げません。
このような作業を自動化することでミスなく、業務の質を高められます。また人的ミスを防ぐことは、利益の損失や損害などのリスクも抑えることができるため、追加の対応や無駄な損失を防ぐことにもつながります。

業務自動化の方法

業務自動化にはさまざまな方法がありますが、代表的な3つの方法を解説します。

RPA

RPAとは「Robotic Process Automation」の頭文字を取ったもので、ロボットによる業務の自動化のことです。
RPAでは人が作成したルールに沿って業務を行うため、フロントやバックオフィスなどの業務に向いています。

さまざまなアプリケーションで適用可能で、プログラミングのスキルがなくても、自動化の設定が可能なことが特徴です。

システム連携・データ連携

業務自動化に欠かせないのが、システムやデータの連携です。
システムやデータを連携して組織間で共有し、情報の一元的な管理が可能になれば、自動的にデータの抽出から活用までを行えます。
各システムでの管理を行っていたものが連携されることによって、それぞれのデータを探す手間を省くことが出来るだけでなく、そもそものシステムの管理工数なども大幅に削減することが出来ます。

AI

AI（Artificial Intelligence）とは人工知能のことで、データに基づいて簡単な判断や作業の振り分けなどをさせることが可能です。
AIは自己学習機能を備えており、蓄積されたデータを分析して未来を予測し、次に起こすべきアクションをAI自身が判断します。

マクロ

マクロは、ExcelやWordなどOfiiceのアプリケーションにおける操作を自動化する機能を指します。アプリケーション上で行った操作を覚えさせることで、定型操作を自動化することができます。

業務自動化を成功させるためのポイント

IT技術を導入したからといって、必ずしも業務自動化が成功するとは限りません。
業務自動化を成功させるには、業務の棚卸やプロセスの見直し、自動化する範囲の検討や効果測定を行いましょう。

業務の棚卸・プロセスの見直し

業務自動化の前にまず行っておきたいのが、業務の棚卸とプロセスの見直しです。
人力や手作業で行っている業務や、改善したい業務の棚卸を実施します。

人の手に頼っている業務や改善したい業務の中にも、自動化に適していない業務があります。
自動化に適している業務かどうか判断するには、マニュアルと実際行っている業務が一致しているかを確認したり、プロセスを見直す必要があります。

業務の棚卸には時間と手間がかかりますが、業務自動化を実現するためのもっとも重要な準備ですので、しっかりと行いましょう。

自動化する範囲の検討

業務自動化を進めるためには、自動化する範囲の検討も欠かせません。
業務自動化といっても、どの範囲まで自動化するかによって方法が異なります。
たとえば請求書や納品書などの紙のデータを読み取り、経理業務を自動化する場合には、RPAとOCRやAIを組み合わせれば実現できます。

しかし生産や販売などのさまざまな部署をまたぐ自動化では、大がかりなシステムを導入しなければ自動化できません。
いきなり高度なIT技術を導入してもうまくいかない可能性があるので、まずはスモールスタートから始めて確実に範囲を広げていくことが大切です。

効果測定

業務自動化を実施した後に必ず行いたいのが、効果測定です。

効果測定では、数字で効果が把握できる定量的な効果と、数字では測定しにくい定性的な効果を測定します。
定量的な効果は、業務自動化によってどれだけ業務時間やコストを削減できたのかを測定し、自動化を導入する前と導入した後で比較します。

一方定性的な効果では、業務自動化で人為的ミスを軽減したことで、どれだけ精神的な負担が軽減したかなどを検証します。

【業務・活用シーン別】自動化・効率化事例

当社が提供する業務自動化ツール「ASTERIA Warp」を活用した業務・活用シーン別の自動化・効率化の事例をご紹介します。

営業・マーケティング部門の業務自動化事例

（１）アンケートの集計・レポート業務

マーケティングの一環として、セミナーや勉強会開催時にGoogleフォームを活用しアンケートを実施し、その結果をレポート化する業務を自動化することが可能です。

（２）ウェビナー管理業務

Zoomウェビナーの参加者をCRM（顧客管理）システムへ自動で連携することが可能です。

（３）アクセスデータの集計業務

「Google Analytics」と連携した業務自動化が可能です。

（４）SNSへの投稿・運用業務

セミナー・イベントなどの情報をSNSへ投稿する業務をCMSと連携し、自動化することが可能です。

（５）社内外のファイル共有業務

社内外でファイルを共有したいが、利用しているツールの違いから主導で行わなければならなかった作業を自動化することが可能です。

（６）日程調整・カレンダー登録業務

複数のシステムでスケジュールを管理することが増えている昨今、カレンダーのスケジュールの取得・更新を自動化することが可能です。

（７）メール業務

社外から受信するメールの本文や添付ファイルを自動的に保存したり、指定したメーリングリストにメールを送信したりする作業を自動化することが可能です。

購買部門の業務自動化事例

（１）発注管理業務

入力や転記作業、一元管理作業を自動化することが可能です。

経理部門の業務自動化事例

（１）請求書処理（発行・受領）業務

作業内容や期日などの定型業務が一定ある中で、作業が集中するタイミングやミスできない作業が多いことから自動化することのメリットは多いといえます。

（２）経費精算業務

登録するデータは自動で取り込みができ、毎月追われていた月末の申請作業がかなり省力化することが可能です。

（３）勤怠管理・給与計算業務

勤怠管理情報から自動的に給与計算を行う業務を自動化することが可能です。

（４）財務会計・販売管理業務

複数システムを利用している場合、異なるシステムへの入力、多重転記を手作業で行っている場合、システム同士を連携すれば、データ入力を自動化することが可能です。

業務自動化ツール導入企業事例紹介

月額3万円から導入可能な業務自動化ツール「ASTERIA Warp Core」は、国内シェアNo.1のデータ連携ツール「ASTERIA Warp」の機能を厳選したツールです。ここからは実際にASTERIA Warp Coreを導入して業務自動化を実現した事例をご紹介します。

株式会社ワコー様

印刷に関する幅広い事業を展開している株式会社ワコーでは、Coreを導入してノーコード開発することによって、業務部門の内製で業務の自動化を実現しています。

Coreを活用することで作業時間が7割削減し、1日最大27時間分を削減しました。
他にも周辺サービスとの簡単な連携でクラウドサービスの利用を拡大したり、安定した稼働でメンテナンス工数がほぼかからないため、業務部門を内製化しています。

株式会社イシダ様

老舗計量機器メーカーの株式会社イシダでは、業務の自動化・効率化によって生産性を向上するために、まずは総務人事部の業務自動化を図るためにCoreを導入しました。

Coreを活用すれば、プログラミング未経験者でも業務を自動化ができるため、効率の悪い作業を自動化し、あらゆる事務処理業務の負担軽減を実現しています。

株式会社メディアドゥ様

株式会社メディアドゥではメイン事業の一つである電子書籍取次事業で、電子書籍ファイルや書誌情報の提供、販売状況の管理にASTERIA Warpを活用しています。

単純作業をロボットに置き換えて業務の削減を実現し、手作業をシステム化することで人的ミスを防いで作業精度の向上を実現しています。

ASTERIA Warpを導入したことで、運用コストの安定化だけではなく、データ不整合や作業漏れ防止、数万件の複雑なデータ加工処理の高速化などの効果が得られました。

まとめ

システムやツール、デバイスやロボットなどのIT技術を活用し、人力や手作業で行っていた業務を自動化することで、貴重な人材を本業に充てられます。

作業の効率化や人件費の削減も可能になるので、ぜひ業務自動化に取り組むことをオススメします。

ただし業務自動化を進めるためには、業務の棚卸や自動化する範囲の検討、効果の測定もしっかりと行うことが重要です。

今後も多くの企業が業務自動化に取り組むと考えられます。

業務自動化が遅れて時代に取り残されたり、生産性を低下させたりしないためにも、自社に最適なIT技術を導入し、業務自動化を実現しましょう。