医療用医薬品を中心に医薬品の製造・販売を営む日本屈指の製薬メーカーである田辺三菱製薬。医薬品の創製を通じて病気を治療し、人々の健康な生活に貢献している。そんな同社のICT基盤を統括・管理するのがICT基盤グループだ。同部は全社員が利用するデバイスやアプリケーションを一括管理している。「社員の仕事が円滑に進むような基盤をつくり、それを運用するのが当グループのミッションです」とICTマネジメント部の小林 弘幸氏は話す。

手作業で文書アクセス権を
変更する“手間” が課題に

同社ではかつて、契約書や稟議書、手順書など社内完成文書を登録する文書管理システムがそれぞれの部門主導で構築、運用されていた。そのため社内には複数の文書管理システムが存在、約6,000人に及ぶ国内従業員の人事異動ではそれに伴う個々の文書アクセス権変更に煩雑な手間を要していた。「人事異動があった際には、手作業で異動元と異動先の双方のシステムからIDの削除や登録を行わなければなりませんでした」と、小林氏は従前の課題を振り返る。
　そこで、この課題を解決するため、同社は全社的な統合文書管理システムの構築に乗り出した。「各システムに分散していた文書を1カ所に集めることで業務効率が向上します。同時にID管理を一元化し、各文書に対するアクセス権限のコントロールを徹底することで、セキュリティの向上も実現しました」と小林氏は語る。
　新たな統合文書管理システムの構築は、ICTマネジメント部主導で進められた。後々のメンテナンス工数などを考慮し、スクラッチ開発は避け、市販の文書管理パッケージソフトウェアを採用することとした。また新統合文書管理システムはID情報を取り込むことができるインターフェースを備えていたため、「ASTERIA Warp」で社内人事マスターとID連携し、自動的に組織情報や社員情報が更新される仕組みとした。「ASTERIA Warpは使い勝手も良く、これならID連携の仕組みを容易に構築できると考えました」（小林氏）。

ASTERIA Warpで
人事マスターとのID連携を実現

ASTERIA Warpの導入により、統合文書管理システムと人事マスターとのID連携処理はスムーズかつシンプルに実装できた。人事マスター上で更新された社員情報や組織情報を、深夜に日付が変更された直後、日次のバッチ処理としてASTERIA Warpが差分を抽出し、統合文書管理システム所定の形式に変換した上で引き渡す。この最新のID情報に基づいて、統合文書管理システムは差分更新を行うのである。それぞれのID情報が新入社員の入社に伴う新規登録なのか、人事異動による更新なのか、あるいは退職などによる削除なのかといった判定処理も、ASTERIA Warpが文書管理システム上の現行ID情報とマッチングすることにより判断しているという。
　こうしたID連携により文書管理システムのアクセス権は自動変更され、人手による煩雑な作業は不要となった。同社ICTマネジメント部の吉信 ゆう子氏は「ASTERIA Warpは任意のフォルダーのファイルを指定時間に読みに行くようスケジューリングできるので、人事異動日の日付変更直後からアクセス権を自動変更できるのは助かります」と話す。また小林氏は「新しい部署に異動した社員は、翌日の出勤時からすぐに必要な文書を閲覧することができ、従来のように異動後しばらく新部署のファイルにアクセスできないという業務の遅滞はなくなりました。また以前所属していた部署でのアクセス権限に基づく文書は即時閲覧できなくなるため、セキュリティポリシーも徹底されるようになりました」と語る。さらに「いつ」「誰が」「なにを」アクセスしたかも、正確にトレースできるようになり、この面でもセキュリティの向上が図れたという。
　また、文書管理システムに取り込まれるID情報には「上長は誰か」という情報も含まれるため、ワークフロー処理も実現できた。「人事マスター上で管理している上長情報も、ASTERIA Warpを介して統合文書管理システムに反映されます。周知文書など承認の必要がある文書を登録する際のワークフローがこの上長情報を参照することで、人事異動直後でも新たな上長に対して正しく承認依頼を行うことができます」（吉信氏）。加えてASTERIA Warpを使用してからはシステムが可視化され、担当者やパートナー変更の際の引き継ぎも楽になり、メンテナンス性も向上したという。

ID連携の成果を受け
ASTERIA Warpの適用範囲を拡大

こうした成果と使い勝手の良さを評価し、同社はASTERIA WarpをID連携以外のケースにも適用し始めている。例えば統合文書管理システムのエラー発生を検知する仕組みにも、ASTERIA Warpを利用し始めた。統合文書管理システムに何らかの不具合またはスレッドのダウンが発生すると、サーバにエラーログファイルが生成される。このエラーログファイルの“数” を定期的にASTERIA Warpで読み取ってチェックし、しきい値を超えた場合に管理者に伝える仕組みとしたのだ。
　スレッドのダウンは日常的に起こることから、そのことだけで問題が発生しているとは断定できず、常にエラーファイルの中身を目視で確認する必要があった。しかし通常よりも大量のエラーファイルが生成されているとなれば、何らかのクリティカルエラーが起きていると推定できるため、ASTERIA Warpにエラーファイル数を監視させることにしたという。「統合文書管理システムで発生するさまざまな不具合の中には、コンソールで監視しているだけでは死活状態が判定できないものもあり、ユーザーからクレームを受けて初めて障害に気づくというケースもありました。ASTERIA Warpを利用したこの仕組みによって、迅速な不具合の検出が可能となり、サービスレベルの向上に大きく貢献しています」（吉信氏）。システム監視ツールを導入すれば同様のことは実現できるが、手間とコストがかかる。ASTERIA Warpの簡単なフローでエラー監視が実現できたことは大きな成果だという。
　また、統合文書管理システムに社内通知文書が登録されると、ASTERIA Warpが自動的にそのタイトルとリンクを社内ポータルサイトの特定位置に掲載するようにした。これにより社員が必ず参照しなければならない文書が、ポータルサイト上で一覧できるようになった。さらに総務担当者は、社員に通達したい統合文書管理システム上の文書リンクURLをExcelに記載するだけで、ASTERIA Warpが数分のうちに社内ポータルにリンクを掲載するという仕組みを利用している。このような仕組みもASTERIA Warpならば、わずか数日間で開発、サービスインできたという。「従来のようにその都度Webシステム担当者に掲載を依頼する手間もなくなり、『とても便利になった』と総務担当者からも好評です」（吉信氏）。
　そして次に計画しているのが、統合文書管理システムの海外拠点への展開だ。「国内の既存ユーザー約6,000名に、新たに海外拠点のユーザー約1,000名が加わることになり、システムの大規模化に対応しなければなりません。ユーザーインタフェースの英語化、海外の個別事情に配慮した新たな情報統合など、検討すべき課題はまだ山積みです」（小林氏）。
　田辺三菱製薬は今後、ASTERIA Warpを国内外のさまざまな課題解決に活用・展開することで、同社ICTのさらなる発展を図る。