先日、野村證券の役員会議や営業会議でインフォテリアが提供している「Handbook」が採用されていることを報道発表しました。この発表には多くの反応をいただきましたが、実際には、役員会議や社内会議で「Handbook」を利用されているケースは続々と増えています。

　iPadなどのスマートデバイスを会議で使うと「ペーパーレス化」の事だけがことさら取り上げられますが、「Handbook」を使うとそれ以外にもいくつものメリットがあるのです。ご存じでしたか？

（１）最新の情報で議論、意志決定できる

　野村證券のケースもこれに当てはまります。野村證券では、重要な会議では、資料は「前日の何時まで」というように「締切」が決められていたそうです。それは事務方がコピーをしたり製本したり、さまざまな準備が必要だったから。Handbookを使うとこのような事務的な準備が不要になりますので、会議の直前まで資料を更新できるため、動きの激しい業界でも、最新の情報で議論し、意志決定が可能になります。

（２）資料の事前配布・確認がやりやすくなる

　上記のケースとは逆に、資料の事前配付がやりやすくなるというメリットもあります。特に取締役会などのように、資料が厖大で社外の人も含み、かつ機密事項が多いような会議では、安易にメールで資料を送ったりできませんし、でき次第バラバラと送るわけにも行きません。「Handbook」を使えば、常に議題に沿った形で事前に資料を届けていくことができます。

（３）資料を分かりやすくできる

　会議資料を紙で準備する場合は、コピー代を節約するために、一枚にできるだけ多くの情報を詰め込もうと縮小コピーしたり、元々カラーの資料を白黒でコピーしたりします。これは、コスト削減になりますが、資料としての見やすさ、分かりやすさは減らしてしまいます。Handbookを使えば、枚数を減らしたりする必要もありませんし、ふんだんにカラーを使って分かりやすい資料を作ることができます。

（４）会議中でも更新が簡単

　例えば、外部配布資料などの場合、会議中に更新が必要な点が見つかっても、ファイルを更新するだけで、すぐに全員で共有し新しい資料をベースに議論することができます。これによって会議を中断したり、再度開催さいたりするすることなく、効率的に会議を進行させ、会議の効率化に寄与することができます。

（５）目に優しい

　Handbookで資料を配ると、自分の手元で見えにくいところを自在に拡大してみることができます。表計算を駆使した大きな表でも、眉間にシワを寄せることなく、拡大してらくらくと見ることができます（笑）

　このように、単にペーパーレス（コスト削減＆エコ）の側面だけでなく、会議のバリューアップを行うことができるのが、スマートデバイスと「Handbook」の組み合わせです。そして、「Handbook」そのものも進化します。一昨日発表した新しい「Handbook 3」では、PDFファイルに手書きメモも書き込めたり（写真）、機密情報の管理をより詳細にできるようになります。

　今年は、iPad 2を始め、様々な企業からタブレット型端末が登場する予定です。一部で「会議大国」と揶揄される日本でも、そのワークスタイルの変革に役立ちたいと考えています。